Gute Entscheidungen in der Gastronomie entstehen oft aus Erfahrung und Instinkt. Aber viele Unternehmer vergessen zu notieren, was gut funktioniert hat, weshalb sie die gleichen Fehler immer wieder machen. Ein Entscheidungsprotokoll hilft dir, erfolgreiche Entscheidungen festzuhalten, damit du sie wiederholen und verbessern kannst.
Warum ein Entscheidungsprotokoll führen?
Im Trubel des Alltags triffst du hunderte kleine Entscheidungen. Welchen Lieferanten wählst du? Wie viel Personal setzt du ein? Welche Gerichte setzt du auf die Karte? Die meisten Unternehmer erinnern sich nur an das, was schiefging, nicht an das, was gut funktioniert hat.
⚠️ Achtung:
Ohne System wiederholst du die gleichen Fehler, während du erfolgreiche Entscheidungen vergisst. Das kostet dich Zeit, Geld und Stress.
Was notierst du in deinem Entscheidungsprotokoll?
Konzentriere dich auf Entscheidungen, die direkte Auswirkungen auf dein Ergebnis haben:
- Menüänderungen: Welche Gerichte hast du hinzugefügt oder entfernt? Wie wirkte sich das auf den Umsatz aus?
- Lieferantenwahl: Warum hast du dich für Lieferant X entschieden? Wie waren die Ergebnisse?
- Personalplanung: Wie viele Personen hast du an arbeitsreichen Tagen eingeplant? War es ausreichend?
- Einkaufsentscheidungen: Wie viel hast du für spezielle Tage eingekauft? Blieb viel übrig?
- Preisanpassungen: Welche Preise hast du erhöht? Wie reagierten die Gäste?
? Beispiel:
Entscheidung: Neuer Lieferant für Fleisch gewählt
- Datum: 15. März 2024
- Grund: 8% günstiger als zuvor
- Ergebnis nach 1 Monat: Qualität gut, Lieferung pünktlich
- Einsparung: €320 pro Monat
Maßnahme: Bei diesem Lieferanten bleiben
Wie organisierst du dein Protokoll?
Halte es einfach und übersichtlich. Zu komplex und du wirst es nicht durchhalten:
- Datum: Wann hast du die Entscheidung getroffen?
- Situation: Was war das Problem oder die Gelegenheit?
- Entscheidung: Was genau hast du getan?
- Erwartung: Was wolltest du erreichen?
- Ergebnis: Was ist tatsächlich passiert?
- Lernpunkt: Was hast du daraus gelernt?
? Beispiel:
Situation: Arbeitsreicher Samstagabend, zu wenig Personal
- Entscheidung: Zusätzlichen Koch ab 17:00 Uhr eingeplant
- Erwartung: Schnellerer Service, weniger Stress
- Ergebnis: Wartezeit von 45 auf 25 Minuten reduziert
- Kosten: €80 zusätzliche Lohnkosten
- Ertrag: 12 zusätzliche Tische = €480 mehr Umsatz
Lernpunkt: Zusätzlicher Koch am Samstag lohnt sich immer
Digital oder auf Papier?
Beides kann funktionieren, aber digital hat Vorteile:
- Leicht zu durchsuchen: Finde schnell heraus, was du in ähnlichen Situationen getan hast
- Immer zur Hand: Auf deinem Telefon hast du es überall
- Nichts verlieren: Papiernotizen verschwinden leicht
- Verknüpfung möglich: Verbinde es mit deinen Umsatzzahlen oder Bestandsverwaltung
Apps wie KitchenNmbrs haben oft eine Notizfunktion, in der du solche Entscheidungen festhalten kannst, verknüpft mit deinen täglichen Zahlen.
Wann schaust du dein Protokoll durch?
Ein Protokoll ist nur nützlich, wenn du es auch nutzt:
- Wöchentlich: Überprüfe die Entscheidungen der letzten Woche
- Vor großen Entscheidungen: Suche, was du früher in ähnlichen Situationen getan hast
- Monatlich: Welche Muster erkennst du? Welche Entscheidungen waren erfolgreich?
- Vor der Saison: Wie hast du dich letztes Jahr auf arbeitsreiche Zeiten vorbereitet?
? Beispiel:
Rückblick auf Valentinstag letztes Jahr:
- Entscheidung: Spezielles 3-Gänge-Menü für €45
- Ergebnis: 85% der Gäste wählten dieses
- Umsatz: 40% höher als normaler Freitag
- Problem: Zu wenig Desserts eingekauft
Dieses Jahr: Gleiches Menü, aber 50% mehr Desserts bestellen
Häufige Fehler
Achte auf diese Fallstricke beim Führen deines Entscheidungsprotokolls:
- Zu detailliert: Halte es kurz und prägnant, sonst wirst du es nicht durchhalten
- Nur schlechte Entscheidungen: Notiere gerade das, was gut ging
- Keine Zahlen: Ohne Zahlen kannst du nicht beurteilen, ob etwas erfolgreich war
- Zu wenig Kontext: Notiere, warum du die Entscheidung getroffen hast
- Nicht durchschauen: Ein Protokoll, das du nicht nutzt, ist nutzlos
Wie startest du ein Entscheidungsprotokoll? (Schritt für Schritt)
Wähle dein System
Entscheide, ob du digital (App, Notiz-App) oder auf Papier arbeiten möchtest. Digital ist praktischer zum Durchsuchen, Papier für schnelle Notizen. Wähle, was zu deinem Arbeitsstil passt.
Erstelle deine Vorlage
Lege ein festes Format fest: Datum, Situation, Entscheidung, Erwartung, Ergebnis, Lernpunkt. Halte es einfach, maximal 6 Felder. Zu komplex und du wirst es nicht durchhalten.
Notiere deine erste Entscheidung
Beginne heute mit einer Entscheidung, die du getroffen hast. Fülle alle Felder aus, auch wenn du das Ergebnis noch nicht kennst. In einer Woche oder einem Monat ergänzt du das Ergebnis.
Mache es zur Routine
Plane jede Woche 15 Minuten ein, um neue Entscheidungen hinzuzufügen und Ergebnisse alter Entscheidungen zu aktualisieren. Verbinde es mit einem festen Zeitpunkt, wie Montagmorgen.
Nutze dein Protokoll aktiv
Für jede große Entscheidung: Suche zuerst in deinem Protokoll, ob du etwas Ähnliches bereits getan hast. Wie war damals das Ergebnis? Was kannst du dieses Mal anders oder besser machen?
✨ Pro tip
Beginne klein mit nur 3 wichtigen Entscheidungen pro Monat. Wenn dies zur Routine wird, kannst du mehr notieren. Besser ein einfaches Protokoll, das du nutzt, als ein umfassendes System, das Staub ansetzt.
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Häufig gestellte Fragen
Wie viel Zeit kostet es, ein Entscheidungsprotokoll zu führen?
Welche Entscheidungen sollte ich notieren und welche nicht?
Wie lange sollte ich warten, bevor ich ein Ergebnis beurteilen kann?
Was ist, wenn eine Entscheidung teilweise gut und teilweise schlecht ausgeht?
Sollte ich auch Entscheidungen notieren, die mein Personal trifft?
Kann ich mein Entscheidungsprotokoll mit anderen Systemen verknüpfen?
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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