Eine monatliche Kontrolle verhindert, dass du am Ende des Jahres von Überraschungen heimgesucht wirst. Viele Restaurantbesitzer schauen nur auf den Umsatz, vergessen aber, Kosten und Margen zu überprüfen. In diesem Artikel lernst du, welche 5 Kennzahlen du jeden Monat überprüfen musst, um auf Kurs zu bleiben.
Die 5 wichtigsten Kennzahlen zur monatlichen Überprüfung
Eine monatliche Kontrolle muss nicht kompliziert sein. Konzentriere dich auf diese 5 Kernzahlen, die direkten Einfluss auf dein Ergebnis haben.
1. Gesamtumsatz vs. Budget
Vergleiche deinen tatsächlichen Umsatz mit dem, was du geplant hattest. Eine Abweichung von mehr als 10% erfordert Maßnahmen.
💡 Beispiel:
Restaurant De Smaak, Budget März:
- Geplant: €45.000
- Tatsächlich: €38.500
- Abweichung: -14,4%
Maßnahme erforderlich: Untersuche, warum der Umsatz hinter den Erwartungen zurückbleibt
2. Food Cost Prozentsatz
Deine Food Cost sollte stabil zwischen 28-35% bleiben. Steigt dies strukturell, dann entweicht dein Gewinn über die Zutaten.
Formel: (Gesamteinkauf Zutaten / Umsatz ohne VAT) × 100
⚠️ Achtung:
Rechne immer mit Umsatz ohne VAT. Sonst sieht deine Food Cost niedriger aus, als sie tatsächlich ist.
3. Personalkosten Prozentsatz
Personalkosten (einschließlich Arbeitgeberabgaben) sollten nicht über 30-35% deines Umsatzes liegen.
- Addiere alle Löhne und Gehälter
- Rechne Arbeitgeberabgaben hinzu (etwa 25% des Bruttolohns)
- Teile durch Umsatz ohne VAT
4. Anzahl der Couverts vs. Erwartung
Weniger Gäste bedeuten niedrigere Umsätze, aber auch eine andere Kostenstruktur. Überprüfe, ob du deinen Personaleinsatz entsprechend angepasst hast.
💡 Beispiel:
Bistro Het Plein, Vergleich März:
- Erwartet: 1.200 Couverts
- Tatsächlich: 950 Couverts
- Durchschnittliche Rechnung: €40,53 (war €37,50)
Weniger Gäste, aber höhere durchschnittliche Rechnung. Berechne den Nettoeffekt auf den Umsatz.
5. Fixkosten vs. Budget
Miete, Energie, Versicherungen und andere Fixkosten können unerwartet steigen. Überprüfe, ob alles noch mit deinem Budget übereinstimmt.
- Energiekosten (können stark schwanken)
- Miete und Nebenkosten
- Versicherungen und Abonnements
- Abschreibungen Geräte
Wie oft und wann überprüfen?
Plane deine monatliche Kontrolle immer zur gleichen Zeit, vorzugsweise in der ersten Woche des neuen Monats. Dann hast du alle Daten des Vormonats vollständig.
💡 Beispiel Planung:
Jeden ersten Dienstag des Monats:
- 9:00-10:00: Daten sammeln
- 10:00-10:30: Berechnungen durchführen
- 10:30-11:00: Mit Budget vergleichen
- 11:00-11:30: Maßnahmen bestimmen
Signale, dass du korrigieren musst
Diese Signale zeigen an, dass du Maßnahmen ergreifen musst, um wieder auf Kurs zu kommen.
- Food Cost über 35%: Überprüfe Lieferantenpreise und Portionsgrößen
- Personalkosten über 35%: Bewerte Schichtplanung und Produktivität
- Umsatz mehr als 15% unter Budget: Marketing oder Menü anpassen
- Fixkosten steigen unerwartet: Suche Alternativen oder verhandle neu
⚠️ Achtung:
Ein schlechter Monat kann Zufall sein. Erst wenn zwei Monate hintereinander die gleiche Abweichung auftritt, musst du eingreifen.
Digitale Hilfsmittel zur Kontrolle
Manuelle Kontrolle kostet Zeit und ist fehleranfällig. Viele Restaurantbesitzer nutzen digitale Tools, um ihre Zahlen zu verfolgen.
Eine App wie KitchenNmbrs berechnet automatisch deine Food Cost pro Gericht und verfolgt, wie du im Vergleich zu deinen Zielen abschneidest. Das spart Zeit und gibt schneller Einblick in Abweichungen.
Von der Kontrolle zur Aktion
Kontrolle allein reicht nicht aus. Mache aus jeder monatlichen Kontrolle einen Aktionsplan für den kommenden Monat.
- Welche 2-3 Punkte erfordern sofortige Aufmerksamkeit?
- Was wirst du im kommenden Monat anders machen?
- Wer ist für welche Maßnahme verantwortlich?
- Wann überprüfst du, ob die Maßnahme Wirkung zeigt?
Wie führst du eine monatliche Kontrolle durch? (Schritt für Schritt)
Sammle alle Finanzdaten
Hole deine Umsatzzahlen aus deinem Kassensystem, Rechnungen von Lieferanten aus deiner Verwaltung und Personalkosten aus deiner Lohnverwaltung. Stelle sicher, dass deine Daten für den gesamten Monat vollständig sind.
Berechne die Kernprozentzahlen
Berechne deine Food Cost (Einkauf / Umsatz ohne VAT × 100) und den Personalkosten-Prozentsatz. Vergleiche diese mit deinen Zielzahlen aus dem Budget.
Vergleiche mit Budget und Vormonaten
Lege deine tatsächlichen Zahlen neben dein Budget und die Zahlen des gleichen Monats im Vorjahr. Abweichungen von mehr als 10% verdienen besondere Aufmerksamkeit.
Analysiere die Ursachen der Abweichungen
Finde heraus, warum die Zahlen abweichen. Ist es Saison, eine einmalige Ausgabe oder ein strukturelles Problem? Diese Analyse bestimmt deine nächsten Schritte.
Erstelle einen Aktionsplan für den nächsten Monat
Bestimme 2-3 konkrete Maßnahmen, um Abweichungen zu korrigieren. Notiere, wer was tut und wann du die Auswirkungen überprüfst.
✨ Pro tip
Plane deine monatliche Kontrolle immer zur gleichen Zeit und am gleichen Tag. Mache es zur festen Routine, dann vergisst du es nie und bekommst immer mehr Gefühl für deine Zahlen.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Wie oft sollte ich meine Zahlen überprüfen?
Monatlich ist der Standard für eine vollständige Kontrolle. Wöchentlich deinen Umsatz zu überprüfen ist auch sinnvoll, um Trends früh zu erkennen.
Was ist, wenn meine Food Cost plötzlich viel höher ist?
Überprüfe zuerst, ob Lieferanten ihre Preise erhöht haben. Schau dann auf Portionsgrößen und Verschwendung. Oft liegt es an einem dieser drei Faktoren.
Sollte ich Saisonschwankungen in mein Budget einbeziehen?
Ja, auf jeden Fall. Vergleiche immer mit dem gleichen Monat des Vorjahres, nicht nur mit deinem Jahresdurchschnitt. Restaurants haben oft deutliche Saisoncmuster.
Welche Software hilft bei der monatlichen Kontrolle?
Eine Kombination aus deinem Kassensystem für Umsätze und einer App wie KitchenNmbrs für Kosten funktioniert gut. Excel kann auch funktionieren, kostet aber mehr Zeit.
Was tue ich, wenn mehrere Zahlen gleichzeitig abweichen?
Konzentriere dich zuerst auf die größte Abweichung in Euro, nicht in Prozenten. Behebe das größte Leck zuerst, bevor du dich kleineren Problemen zuwendest.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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