Eine wöchentliche KPI-Berichterstattung gibt deinem Partner oder Investor schnell Einblick, wie das Geschäft läuft. Viele Unternehmer versenden lange Excel-Tabellen oder nur Umsatzzahlen, aber das sagt wenig über die echte Gesundheit deines Restaurants aus. In diesem Artikel lernst du, welche 5-7 Kerndaten wirklich wichtig sind und wie du sie übersichtlich präsentierst.
Die 7 KPIs, die jeder Partner sehen will
Dein Partner oder Investor will wissen: Läuft das Geschäft gut und ist mein Geld sicher? Diese Zahlen geben darauf Antwort:
- Umsatz diese Woche vs. letzte Woche - Wachstum oder Rückgang?
- Durchschnittliche Rechnung - verdienen wir mehr pro Gast?
- Anzahl der Couverts - kommen mehr oder weniger Gäste?
- Food Cost Prozentsatz - haben wir die Kontrolle über die Zutatenkosten?
- Personalkosten Prozentsatz - sind wir effizient mit Personal?
- Gesamtmarge - wie viel bleibt nach Lebensmitteln und Personal übrig?
- Cash Flow - haben wir genug Geld, um Rechnungen zu bezahlen?
💡 Beispiel Wochenbericht:
Woche 12 vs. Woche 11:
- Umsatz: €8.400 vs. €7.800 (+7,7%)
- Couverts: 280 vs. 265 (+5,7%)
- Durchschnittliche Rechnung: €30,00 vs. €29,43 (+1,9%)
- Food Cost: 31% vs. 33% (Verbesserung)
- Personalkosten: 28% vs. 29% (Verbesserung)
Fazit: Mehr Gäste, höhere Rechnungen, bessere Margen
Wie berechnest du diese KPIs schnell?
Die meisten Kassensysteme geben dir Umsatz und Anzahl der Couverts automatisch. Für den Rest rechnest du:
Durchschnittliche Rechnung: Gesamtumsatz ÷ Anzahl der Couverts
Food Cost %: Zutatenkosten ÷ Umsatz × 100
Personalkosten %: Lohnkosten (inkl. Sozialabgaben) ÷ Umsatz × 100
⚠️ Achtung:
Rechne immer mit Umsatz ohne MwSt. für deine Prozentsätze. Sonst stimmen deine Verhältnisse nicht und deine Kosten sehen niedriger aus als sie sind.
Präsentation: kurz und prägnant
Dein Partner hat keine Zeit für lange Geschichten. Nutze dieses Format:
- 1 Seite - mehr liest niemand
- Tabelle mit Zahlen - aktuelle Woche vs. letzte Woche vs. gleiche Woche letztes Jahr
- 3 Bullet Points - was lief gut, was kann besser, was wirst du tun
- 1 kleines Diagramm - Umsatz der letzten 8 Wochen
💡 Zusammenfassungsvorlage:
Was lief gut:
- Umsatz stieg um 7,7% durch mehr Couverts
- Food Cost sank auf 31% durch bessere Einkäufe
Aufmerksamkeitspunkt:
- Personalkosten immer noch 28% - Ziel ist 25%
Aktion nächste Woche:
- Neuen Lieferanten für Gemüse testen (5% günstiger)
Zeitpunkt und Häufigkeit
Sende deinen Bericht jeden Montagmorgen über die vorangegangene Woche. So hat dein Partner das ganze Wochenende Zeit, die Zahlen zu überprüfen und kann eventuelle Fragen zu Beginn der Woche stellen.
Bei schlechten Wochen: Sende den Bericht einfach. Transparenz schafft Vertrauen. Erkläre, was passiert ist und was du tun wirst, um es zu verbessern.
Digitale Tools, die helfen
Viele Unternehmer erstellen ihre KPI-Berichterstattung in Excel, aber das kostet viel Zeit. Apps wie KitchenNmbrs berechnen automatisch deine Food Costs und andere KPIs, sodass du in 5 Minuten einen kompletten Bericht hast.
Das Wichtigste ist Konsistenz: jede Woche das gleiche Format, die gleichen KPIs, zum gleichen Zeitpunkt. Dann kann dein Partner Trends erkennen und weiß, dass du das Geschäft unter Kontrolle hast.
Wie richtest du eine KPI-Berichterstattung ein? (Schritt für Schritt)
Sammle deine Basisdaten
Hole aus deinem Kassensystem: Umsatz, Anzahl der Couverts und durchschnittliche Rechnung der letzten Woche. Notiere auch deine Zutatenkosten und Personalkosten aus derselben Woche.
Berechne deine KPI-Prozentsätze
Food Cost = Zutatenkosten ÷ Umsatz × 100. Personalkosten = Lohnkosten ÷ Umsatz × 100. Rechne immer mit Umsatz ohne MwSt. für korrekte Verhältnisse.
Vergleiche mit früheren Perioden
Stelle deine Zahlen neben der letzten Woche und der gleichen Woche letztes Jahr. Dies zeigt Trends und Saisonnmuster. Große Abweichungen? Notiere die Ursache dazu.
Erstelle deine Zusammenfassung
Schreibe 3 Bullet Points: was lief gut, was kann besser, was wirst du tun. Halte es kurz und konkret - dein Partner will Maßnahmen sehen, keine Ausreden.
Sende jeden Montag pünktlich
Konsistenz ist der Schlüssel. Sende deinen Bericht jeden Montagmorgen über die vorangegangene Woche. Auch bei schlechten Zahlen - Transparenz schafft Vertrauen.
✨ Pro tip
Füge immer ein Diagramm mit dem Umsatz der letzten 8 Wochen hinzu. Trends visuell zu sehen funktioniert besser als nur Zahlen, und dein Partner sieht auf einen Blick, ob ihr in die richtige Richtung geht.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Welche KPIs sind am wichtigsten für ein Restaurant?
Die Top 3 sind: Umsatzwachstum (Woche für Woche), Food Cost Prozentsatz und durchschnittliche Rechnung. Diese geben schnell Einblick in Umsatz, Kosten und Effizienz.
Wie oft sollte ich eine KPI-Berichterstattung senden?
Wöchentlich ist ideal für operative KPIs. Monatlich ist zu langsam zum Nachsteuern, täglich ist zu viel. Jeden Montagmorgen über die vorangegangene Woche funktioniert am besten.
Was ist, wenn meine Zahlen eine schlechte Woche zeigen?
Sende den Bericht einfach. Erkläre kurz, was passiert ist und was du tun wirst. Transparenz und Aktionspläne schaffen mehr Vertrauen als Zahlen zu verstecken.
Sollte ich Umsatz mit oder ohne MwSt. berichten?
Für Prozentsätze immer ohne MwSt. rechnen (Food Cost, Personalkosten). Für absolute Umsatzzahlen kannst du mit MwSt. arbeiten, aber sei konsistent.
Wie verhindere ich, dass mein Bericht zu lang wird?
Maximal 1 Seite. Nutze eine Tabelle für Zahlen, 3 Bullet Points für die Zusammenfassung und eventuell 1 Diagramm. Mehr liest dein Partner sowieso nicht.
Welche Tools helfen beim Erstellen von KPI-Berichten?
Dein Kassensystem gibt Umsatz und Couverts. Für Food Cost und andere KPIs helfen Apps wie KitchenNmbrs, um automatisch zu berechnen ohne manuelle Excel-Arbeit.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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