Lieferantenverwaltung kostet Zeit, und Zeit ist Geld. Viele Gastronomiebetreiber verbringen Stunden pro Woche damit, Angebote zu vergleichen, Bestellungen aufzugeben und Lieferungen zu kontrollieren. Diese Zeit hat einen Kostenfaktor, den du in deine Betriebskosten einrechnen musst, um zu sehen, ob deine Lieferantenstrategie rentabel ist.
Was fällt unter Lieferantenverwaltung?
Lieferantenverwaltung ist mehr als nur bestellen. Sie umfasst alle Zeit, die du aufwendest für:
- Angebote anfordern und vergleichen
- Bestellungen aufgeben (Telefon, E-Mail, App)
- Lieferungen kontrollieren und abwickeln
- Rechnungen prüfen und Verwaltung
- Neue Lieferanten suchen und bewerten
- Reklamationen und Retouren bearbeiten
Berechne deinen Stundenlohn als Unternehmer
Um die Kosten der Lieferantenverwaltung zu berechnen, musst du zunächst wissen, was deine Zeit wert ist. Das ist oft schwierig, weil du als Unternehmer nicht stündlich bezahlt wirst.
💡 Beispielberechnung Stundenlohn:
Du möchtest €4.000 netto pro Monat verdienen und arbeitest 50 Stunden pro Woche.
- Gewünschtes Bruttoeinkommen: €6.000/Monat (inklusive Steuern)
- Pro Jahr: €72.000
- Arbeitsstunden pro Jahr: 50 × 52 = 2.600 Stunden
Stundenlohn: €72.000 ÷ 2.600 = €27,70/Stunde
Messe deine Zeit pro Lieferant
Halte eine Woche lang fest, wie viel Zeit du für jeden Lieferanten aufwendest. Das gibt dir ein realistisches Bild deiner tatsächlichen Zeitinvestition.
💡 Beispiel Zeitmessung:
Restaurant mit 3 Lieferanten, gemessen über 1 Woche:
- Gemüsehändler: 45 Minuten (bestellen, kontrollieren, bezahlen)
- Fleisch/Fisch: 30 Minuten (Bestellung, Qualitätskontrolle)
- Getränkelieferant: 20 Minuten (automatische Lieferung)
Gesamt pro Woche: 95 Minuten = 1,6 Stunden
Berechne die Kosten pro Jahr
Multipliziere deine gemessene Zeit mit deinem Stundenlohn und der Anzahl der Wochen pro Jahr. Vergiss nicht, Urlaubswochen einzurechnen – auch dann muss bestellt werden.
💡 Jahrkostenberechnung:
Mit dem Beispiel von oben:
- Zeit pro Woche: 1,6 Stunden
- Stundenlohn: €27,70
- Arbeitswochen pro Jahr: 50 (2 Wochen Urlaub)
Jahrkost: 1,6 × €27,70 × 50 = €2.216
Umrechnung in Prozentsatz des Umsatzes
Um die Lieferantenverwaltung mit anderen Kostenposten zu vergleichen, berechnest du sie als Prozentsatz deines Umsatzes. Das hilft dir zu sehen, ob du deine Zeit effizient einsetzt.
⚠️ Achtung:
Zähle nur die Zeit, die du für die Lieferantenverwaltung aufwendest, nicht für Kochen oder andere Aufgaben. Sonst bekommst du ein verzerrtes Bild der tatsächlichen Kosten.
Formel: Lieferantenkosten % = (Jahrkost Lieferantenverwaltung ÷ Jahresumsatz) × 100
💡 Prozentberechnung:
Restaurant mit €400.000 Jahresumsatz:
- Lieferantenkosten: €2.216
- Jahresumsatz: €400.000
Prozentsatz: (€2.216 ÷ €400.000) × 100 = 0,55%
Benchmarking und Optimierung
Übliche Lieferantenkosten liegen zwischen 0,3% und 1,2% des Umsatzes. Wenn du über 1% kommst, gibt es wahrscheinlich Raum für Optimierung:
- Weniger Lieferanten (mehr Volumen pro Lieferant)
- Digitale Bestellsysteme statt telefonisch
- Feste Lieferpläne vereinbaren
- Automatische Bestellungen für Standardprodukte
Mit einem System wie KitchenNmbrs kannst du Lieferanteninformationen zentral verwalten und schneller Vergleiche anstellen, was Zeit beim Management deines Einkaufsprozesses spart.
Wie berechnest du Lieferantenverwaltungskosten? (Schritt für Schritt)
Bestimme deinen Stundenlohn als Unternehmer
Berechne, was du pro Jahr verdienen möchtest, und teile dies durch deine Arbeitsstunden. Beispiel: €72.000 gewünschtes Einkommen ÷ 2.600 Arbeitsstunden = €27,70 pro Stunde.
Messe deine Zeit während einer Woche
Halte fest, wie viel Zeit du für Bestellungen, Lieferungskontrolle und Verwaltung pro Lieferant aufwendest. Addiere alles für einen Wochendurchschnitt.
Berechne die Jahrkost
Multipliziere deine Wochenzeit mit deinem Stundenlohn und 50 Arbeitswochen. Teile durch deinen Jahresumsatz und multipliziere mit 100 für den Prozentsatz.
✨ Pro tip
Nutze einen Timer auf deinem Telefon eine Woche lang bei jeder lieferantenbezogenen Aufgabe. Du wirst überrascht sein, wie viel Zeit das tatsächlich kostet – normalerweise 30-50% mehr als du schätzt.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Muss ich die Zeit meines Chefs auch einrechnen?
Nur wenn dein Chef die Lieferantenverwaltung macht. Rechne dann seinen Stundenlohn statt deinem ein. Die meisten Chefs kontrollieren nur Lieferungen, das ist Produktionsarbeit.
Wie oft muss ich diese Berechnung machen?
Überprüfe dies 2x pro Jahr. Dein Lieferantenmix und deine Arbeitsweise ändern sich, also auch deine Zeitinvestition. Bei großen Änderungen (neuer Lieferant, anderes Bestellsystem) sofort neu berechnen.
Was ist, wenn ich über 1,5% meines Umsatzes komme?
Dann wendest du zu viel Zeit für die Lieferantenverwaltung auf. Überprüfe, ob du Lieferanten zusammenfassen kannst, digitale Bestellsysteme nutzen kannst oder feste Lieferpläne vereinbaren kannst.
Zählt die Zeit für die Suche nach neuen Lieferanten auch dazu?
Ja, aber rechne dies pro Jahr um. Wenn du 8 Stunden für die Suche nach einem neuen Lieferanten aufwendest, rechne 8 Stunden ÷ 52 Wochen = 0,15 Stunden pro Woche ein.
Wie berechne ich das bei saisonalen Einkäufen?
Messe während verschiedener Jahreszeiten und nimm den Durchschnitt. In der Hochsaison wendest du mehr Zeit für Einkäufe auf, in der Nebensaison weniger. Der Jahresdurchschnitt gibt das beste Bild.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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