Una boda de 120 personas en un parque te cuesta de repente 950 € extra en carpa, sombrillas y generador. Alquiler de carpas, protección meteorológica y logística se disparan en eventos exteriores. Así calculas e integras estos costes en tu precio de catering de forma inteligente.
¿Cuáles son los costes típicos de exterior?
El catering al aire libre trae partidas que no tienes en eventos interiores:
- Alquiler de carpa: 3-8 € por persona según tamaño
- Parasoles/sombrillas: 15-25 € por unidad al día
- Generadores: 50-150 € al día para suministro eléctrico
- Transporte extra: Furgoneta más grande o más viajes
- Costes de montaje: Más personal y tiempo de instalación
- Riesgo meteorológico: El plan B cuesta dinero
💡 Ejemplo:
Boda para 80 personas en un parque:
- Carpa 8×12 m: 320 €
- 6 parasoles: 120 €
- Generador: 80 €
- Transporte extra: 75 €
- 2 horas extra de montaje: 120 €
Total extra: 715 € = 8,94 € por persona
¿Cómo calculas el coste por persona?
La fórmula para costes de exterior por persona es sencilla:
Coste exterior por persona = Total costes extra / Número de comensales
Pero fíjate bien: calcula siempre con el número garantizado de comensales, no el máximo. Si cuentas con 100 pero vienen 80, pagas igualmente por esa carpa grande.
⚠️ Ojo:
Integra siempre los costes de exterior en tu precio base. Nunca lo presentes como "extra": da sensación de caro al cliente.
Incluir el riesgo meteorológico en tu precio
El catering exterior siempre tiene riesgo de lluvia. Lluvia significa a menudo:
- Carpa más grande necesaria (doble coste)
- Traslado a ubicación interior
- Protección extra para equipos
- Más personal para montaje más rápido
Vamos al grano: añade siempre un 10-15 % de margen por riesgo meteorológico a tus costes de exterior. Eso será tu colchón para imprevistos.
💡 Ejemplo de cálculo:
BBQ para 60 personas:
- Costes base exterior: 420 €
- Riesgo meteorológico 15 %: 63 €
- Total: 483 €
- Por persona: 8,05 €
Intégralo en tu precio de menú, no como partida suelta.
Diferencias de precio por temporada
El alquiler de carpas se encarece bastante en temporada alta (abril-septiembre). Tras analizar datos reales de compra en distintos tipos de hostelería, estas diferencias son estándar:
- Temporada alta: Precios de alquiler un 20-30 % más altos
- Fines de semana: Recargo del 15-25 %
- Festivos: Recargo del 25-50 %
- Última hora: A menudo precio doble
Comprueba siempre disponibilidad y precios antes de hacer un presupuesto. Los proveedores de alquiler manejan diferentes tarifas por período.
Repercutir transporte y logística
El catering exterior requiere más transporte:
- Furgoneta más grande o más viajes
- Tiempo extra de carga y descarga
- Costes de combustible
- Eventualmente aparcamiento en la ubicación
Calcula los costes de transporte así:
Costes transporte = (Kilómetros × 0,35 €) + (Tiempo extra × Salario/hora del conductor)
💡 Ejemplo:
Ubicación a 25 km, 2 viajes necesarios:
- Kilómetros: 100 km × 0,35 € = 35 €
- Tiempo extra: 2 horas × 25 € = 50 €
- Aparcamiento: 10 €
Total transporte: 95 €
¿Cómo presentarlo al cliente?
Nunca presentes los costes de exterior como partidas sueltas. Intégralos en tu precio por menú. Los clientes se asustan con listas largas de extras.
- Bien: "Menú BBQ exterior: 32,50 € por persona (incluye carpa e instalaciones)"
- Mal: "Menú BBQ 24,50 € + carpa 320 € + parasoles 120 € + transporte 95 €"
Para tu cálculo interno sí lo desglosas, pero al cliente le presentas un solo precio. Eso resulta más transparente y menos caro.
¿Cómo calculas los costes de catering exterior? (paso a paso)
Inventaría todo lo que necesitas de más
Haz una lista de lo que necesitas extra: carpa, parasoles, generador, transporte adicional, más tiempo de montaje. Pide presupuestos a empresas de alquiler para la fecha exacta.
Calcula los costes extra totales
Suma todos los costes de exterior: alquiler + transporte + personal extra + colchón meteorológico (10-15 %). Calcula con el número garantizado de comensales, no el máximo.
Reparte entre comensales e integra en el precio del menú
Divide los costes totales de exterior entre el número de comensales. Suma esa cantidad a tu precio normal de menú por persona. Preséntalo como un solo precio todo incluido al cliente.
✨ Pro tip
En eventos exteriores, consulta siempre la previsión meteorológica 72 horas antes y reserva entre 200 y 400 € para upgrades de carpa de última hora. Las previsiones solo son fiables a 3 días vista.
¿Calcularlo tú mismo?
En la app de KitchenNmbrs lo haces en unos pocos clics. 7 días gratis, sin tarjeta de crédito.
¿Te resultó útil este artículo?
Preguntas frecuentes
¿Debo detallar los costes de exterior aparte en mi presupuesto?
¿Cuánto margen por riesgo meteorológico debo calcular?
¿Qué pasa si vienen menos comensales de lo previsto?
¿Cómo calculo los costes de transporte para catering exterior?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
Preguntas relacionadas
Explorar más temas
Calcula eventos y catering al céntimo
Menús de grupo, buffets y eventos son complejos. KitchenNmbrs calcula el food cost total por persona, por plato, por evento. Comienza gratis.
Iniciar prueba gratuita →