Catering für Studentenvereine und Sportclubs erfordert scharfsinnige Margen, da diese Gruppen preisbewusst sind. Viele Caterer berechnen zu wenig für Personal und unvorhergesehene Kosten, was am Ende zu Verlusten führt. In diesem Artikel lernst du Schritt für Schritt, wie du ein profitables Angebot erstellst, das alle versteckten Kosten berücksichtigt.
Warum Catering anders berechnen als Restaurant
Bei Catering arbeitest du mit festen Personenzahlen und einem vorher festgelegten Menü. Du kannst während des Service nicht nachsteuern wie in deinem Restaurant. Deshalb muss deine Marge höher sein, um Risiken abzufedern.
⚠️ Achtung:
Studenten- und Sportclubs haben oft ein begrenztes Budget, erwarten aber dennoch vollständigen Service. Rechne deshalb immer einen Puffer für zusätzliche Personen ein, die unerwartet auftauchen.
Die Grundlage: Kosten pro Person berechnen
Bei Catering rechnest du immer pro Person, nicht pro Gericht. Das macht Angebote und Einkäufe viel übersichtlicher.
? Beispiel: Grillparty für 80 Studenten
Menü: Hamburger, Salat, Pommes, Soße
- Fleisch und Brötchen: €4,20 pro Person
- Beilagen (Salat, Pommes): €2,10 pro Person
- Soßen und Garnitur: €0,70 pro Person
- Geschirr und Besteck (Miete): €1,50 pro Person
Gesamte Foodcost: €8,50 pro Person
Personal und Service einbeziehen
Bei Catering zahlst du Personal für den ganzen Tag, nicht pro Stunde. Rechne deshalb realistisch, wie viele Personen du brauchst und was ihr Tageslohn ist.
- Köche vor Ort: €150-200 pro Tag pro Person
- Bedienung: €120-150 pro Tag pro Person
- Auf- und Abbau: €100-120 pro Tag pro Person
- Transport und Benzin: €0,50-1,00 pro Person
? Beispiel: Personalkosten für 80 Personen
- 2 Köche: €350
- 3 Bedienung: €390
- 1 Auf- und Abbau: €110
- Transport: €60
Gesamt: €910 / 80 Personen = €11,38 pro Person
Puffer für Unvorhergesehenes
Studentenvereine und Sportclubs sind berüchtigt für Last-Minute-Änderungen. Rechne immer 10-15% zusätzliche Personen in deinen Einkauf ein.
⚠️ Achtung:
"Wir haben 80 Personen angemeldet" bedeutet oft 85-90 Personen, die tatsächlich kommen. Plane deinen Einkauf danach, aber berechne die tatsächliche Anzahl.
Gesamtmarge berechnen
Für Catering an Vereinen verwendest du eine andere Margenstruktur als in deinem Restaurant. Hier sind die üblichen Prozentsätze:
- Foodcost: 35-40% (höher als Restaurant wegen Transport und Risiko)
- Personalkosten: 30-35%
- Overhead und Gewinn: 25-35%
? Beispiel: Vollständige Berechnung
Für 80 Personen Grillparty:
- Foodcost: €8,50 pro Person
- Personal: €11,38 pro Person
- Subtotal Kosten: €19,88 pro Person
Bei 25% Marge: €19,88 / 0,75 = €26,51 pro Person exkl. MwSt.
Inklusive 19% MwSt.: €31,55 pro Person
Angebot erstellen
Erstelle dein Angebot transparent, aber nicht zu detailliert. Studenten- und Sportclubs wollen wissen, wofür sie bezahlen, aber zu viel Detail lädt zum Verhandeln ein.
- Menübeschreibung mit genauen Mengen
- Personenzahl (Minimum und Maximum)
- Preis pro Person all-in
- Was inbegriffen ist: Personal, Geschirr, Auf- und Abbau
- Was nicht inbegriffen ist: Getränke, Extras
Zahlung und Bedingungen
Vereine zahlen oft spät. Berücksichtige dies in deinem Cashflow und deinen Bedingungen.
⚠️ Achtung:
Fordere bei Vereinen immer 50% Anzahlung. Ihr Vorstand wechselt regelmäßig und Verantwortlichkeiten sind manchmal unklar.
Wie berechnest du die Marge für Vereinscatering? (Schritt für Schritt)
Berechne Foodcost pro Person
Addiere alle Zutaten und teile durch die Personenzahl. Rechne 10-15% extra für unvorhergesehene Gäste ein. Vergiss nicht, Geschirr, Besteck und Verpackung einzubeziehen.
Berechne Personalkosten pro Person
Addiere Tageslöhne aller Mitarbeiter (Köche, Bedienung, Transport) und teile durch die Personenzahl. Rechne realistisch: Eine Grillparty für 80 Personen benötigt mindestens 4-5 Personen für einen ganzen Tag.
Bestimme deinen Verkaufspreis
Addiere Foodcost und Personalkosten. Teile dies durch deinen gewünschten Kostenprozentsatz (normalerweise 75% für Vereine). Multipliziere mit 1,19 für den Preis inklusive MwSt.
✨ Pro tip
Mache Fotos von deinen Catering-Events und nutze diese für Marketing an andere Vereine. Studenten und Sportclubs schauen viel auf das, was andere Clubs machen, und folgen sich gegenseitig gerne.
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Häufig gestellte Fragen
Welche Marge ist realistisch für Vereinscatering?
Muss ich MwSt. auf Cateringservices berechnen?
Wie gehe ich mit Last-Minute-Änderungen bei Personenzahlen um?
Was ist, wenn der Verein ein kleineres Budget hat als meine Berechnung?
Wie berechne ich Transport- und Benzinkosten?
Sollte ich eine andere Foodcost als in meinem Restaurant verwenden?
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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