Catering für Feiern hat eine andere Kostenstruktur als Restaurantessen. Du rechnest pro Person statt pro Gericht und musst zusätzliche Kosten wie Transport und Aufbau berücksichtigen. Für eine Geburtstagsfeier mit 40 Personen berechnest du die Marge, indem du alle Kosten (Lebensmittel, Personal, Transport) von deinem Verkaufspreis pro Person abziehst.
Was kostet Catering pro Person?
Bei Catering rechnest du anders als in deinem Restaurant. Du verkaufst nicht pro Gericht, sondern pro Person. Alle Kosten musst du auf die Anzahl der Gäste umrechnen.
💡 Beispiel Geburtstagsfeier:
40 Personen, 3-Gänge-Menü für €45 pro Person (exkl. MwSt.)
- Gesamtumsatz: 40 × €45 = €1.800
- Lebensmittelkosten: €18 pro Person = €720
- Personal: 2 Personen × 6 Stunden × €25 = €300
- Transport/Material: €150
Gesamtkosten: €1.170 | Marge: €630 (35%)
Lebensmittelkosten bei Catering berechnen
Wie in deinem Restaurant gilt: Lebensmittelkosten = Ingredienzikosten / Verkaufspreis pro Person × 100. Aber bei Catering kommen zusätzliche Elemente hinzu.
- Hauptgänge: rechne mit exakten Portionen pro Person
- Beilagen: oft großzügiger bemessen bei Buffets
- Desserts: zähle auch Kaffee/Tee mit, wenn das inbegriffen ist
- Verschwendung: bei Buffets bleibt immer etwas übrig
⚠️ Achtung:
Bei Buffets planst du immer 10-15% zusätzliche Lebensmittel ein. Gäste erwarten Auswahl und Fülle. Rechne das in deine Kostenkalkulation ein.
Zusätzliche Kosten, die du nicht vergessen darfst
Catering hat Kosten, die dein Restaurant nicht hat. Diese musst du alle in deinen Preis pro Person einkalkulieren.
- Transport: Benzin, Verschleiß von Auto/Bus
- Material: zusätzliche Teller, Gläser, Besteck (falls der Veranstaltungsort diese nicht hat)
- Aufbauzeit: dein Team ist länger beschäftigt als nur beim Servieren
- Reinigung: den Veranstaltungsort sauber hinterlassen kostet Zeit
- Risiko: manchmal sagen Gäste ab, aber du hast bereits eingekauft
💡 Kostenbeispiel Transport:
Veranstaltungsort 30 km entfernt, hin und zurück
- Kilometer: 60 km × €0,35 = €21
- Zusätzliche Fahrtzeit: 2 Stunden × €25 = €50
- Materialmiete: €80
Zusätzliche Kosten: €151 für 40 Personen = €3,78 pro Person
Margenberechnung Schritt für Schritt
Deine Marge ist das, was nach allen Kosten übrig bleibt. Bei Catering sind das mehr Kostenpositionen als in deinem Restaurant.
💡 Vollständige Berechnung:
Geburtstagsfeier 40 Personen, €52 pro Person inkl. MwSt.
- Verkaufspreis exkl. MwSt.: €52 / 1,09 = €47,71
- Lebensmittelkosten pro Person: €18,50
- Personal: €300 / 40 = €7,50 pro Person
- Transport/Material: €150 / 40 = €3,75 pro Person
- Gesamtkosten: €29,75 pro Person
Marge: €47,71 - €29,75 = €17,96 pro Person (37,6%)
Was ist eine gute Marge bei Catering?
Catering hat andere Margen als Restaurantessen. Du hast mehr Risiko und zusätzliche Kosten, daher darf deine Marge höher sein.
- Übliche Marge: 35-45% des Umsatzes
- Lebensmittelkosten: normalerweise 35-45% (höher als im Restaurant wegen Buffet-Überschuss)
- Gesamtkosten: inklusive Personal und Transport oft 55-65%
⚠️ Achtung:
Rechne immer mit dem Preis exkl. MwSt. Catering unterliegt 19% MwSt., genau wie Restaurantessen. Ein Preis von €50 inkl. MwSt. ist eigentlich €42,02 für deine Berechnungen.
Cateringkosten digital verwalten
Mit vielen verschiedenen Events wird es schwierig, den Überblick zu behalten, was jede Feier wirklich kostet. Besonders wenn du verschiedene Menüs anbietest.
Ein System wie KitchenNmbrs hilft dir, die exakten Kosten pro Event zu berechnen. Du siehst sofort, ob eine Feier rentabel war und kannst deine Preise für nächste Mal anpassen.
Wie berechnest du die Marge bei einer Geburtstagsfeier? (Schritt für Schritt)
Berechne deinen Verkaufspreis pro Person exkl. MwSt.
Teile deinen Menüpreis durch 1,09, um von inkl. MwSt. zu exkl. MwSt. zu kommen. Bei €50 inkl. MwSt. erhältst du €45,87 exkl. MwSt. pro Person.
Addiere alle Lebensmittelkosten pro Person
Berechne, was jedes Gericht pro Person kostet. Vergiss nicht Beilagen, Getränke und 10-15% zusätzlich für Buffet-Überschuss. Addiere alles für die gesamten Lebensmittelkosten pro Person.
Rechne Personal und Zusatzkosten pro Person um
Teile alle Zusatzkosten (Personal, Transport, Material) durch die Anzahl der Gäste. So erhältst du die Gesamtkosten pro Person.
Ziehe alle Kosten von deinem Verkaufspreis ab
Verkaufspreis exkl. MwSt. minus alle Kosten pro Person = deine Marge pro Person. Multipliziere mit der Anzahl der Gäste für deine Gesamtmarge beim Event.
✨ Pro tip
Überprüfe nach jedem Event, was wirklich an Lebensmitteln übrig war. So lernst du, immer besser einzuschätzen, wie viel du wirklich brauchst, und kannst deine Marge verbessern, ohne Gäste zu kurz zu kommen.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Muss ich MwSt. in meine Margenberechnung bei Catering einbeziehen?
Nein, rechne immer exkl. MwSt. Catering unterliegt 19% MwSt. Ein Preis von €50 inkl. MwSt. ist €42,02 exkl. MwSt. Mit diesem Betrag rechnest du weiter.
Wie viel zusätzliche Lebensmittel muss ich bei einem Buffet einplanen?
Plane 10-15% zusätzlich bei Buffets ein. Gäste erwarten Auswahl und dass genug vorhanden ist. Bei bedienten Diners kannst du genauer auf die exakte Anzahl der Personen rechnen.
Was ist eine realistische Marge für Catering-Events?
Eine gesunde Marge liegt zwischen 35-45% deines Umsatzes. Das ist höher als Restaurantessen, weil du mehr Risiko und zusätzliche Kosten hast (Transport, Aufbau, Material).
Wie rechne ich Transport und Fahrtzeit in meinen Preis ein?
Berechne Kilometer × €0,35 plus Fahrtzeit × Stundenlohn deines Personals. Teile dies durch die Anzahl der Gäste für die zusätzlichen Kosten pro Person.
Was ist, wenn weniger Gäste kommen als erwartet?
Frage immer 48 Stunden vorher nach einer endgültigen Anzahl. Rechne einen Stornierungsprozentsatz (z.B. 90% der vereinbarten Anzahl) in deine Vertragsbedingungen ein.
Sind meine Lebensmittelkosten bei Catering höher als im Restaurant?
Oft ja, wegen Buffet-Überschuss und großzügigeren Portionen. Lebensmittelkosten von 35-45% sind bei Catering normal, während Restaurants oft 28-35% erreichen.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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