Catering voor feesten heeft een andere kostenstructuur dan restaurant eten. Je rekent per persoon in plaats van per gerecht, en moet rekening houden met extra kosten zoals vervoer en opbouw. Voor een verjaarsdagsfeest van 40 personen bereken je de marge door alle kosten (food, personeel, transport) af te trekken van je verkoopprijs per persoon.
Wat kost catering per persoon?
Bij catering reken je anders dan in je restaurant. Je verkoopt niet per gerecht, maar per persoon. Alle kosten moet je omslaan over het aantal gasten.
? Voorbeeld verjaarsdagsfeest:
40 personen, 3-gangen menu voor €45 per persoon (excl. BTW)
- Totale omzet: 40 × €45 = €1.800
- Food kosten: €18 per persoon = €720
- Personeel: 2 mensen × 6 uur × €25 = €300
- Transport/materiaal: €150
Totale kosten: €1.170 | Marge: €630 (35%)
Foodcost bij catering berekenen
Net als in je restaurant geldt: foodcost = ingrediëntkosten / verkoopprijs per persoon × 100. Maar bij catering komen er extra elementen bij.
- Hoofdgerechten: reken met exacte porties per persoon
- Bijgerechten: vaak ruimer bemeten bij buffetten
- Desserts: tel ook koffie/thee mee als dat erbij zit
- Verspilling: bij buffetten blijft er altijd iets over
⚠️ Let op:
Bij buffetten plan je altijd 10-15% extra food in. Gasten verwachten keuze en overvloed. Reken dit mee in je kostprijs.
Extra kosten die je niet mag vergeten
Catering heeft kosten die je restaurant niet heeft. Deze moet je allemaal doorberekenen in je prijs per persoon.
- Transport: brandstof, slijtage auto/bus
- Materiaal: extra borden, glazen, bestek (als locatie dit niet heeft)
- Opbouw tijd: je team is langer bezig dan alleen het serveren
- Schoonmaak: locatie netjes achterlaten kost tijd
- Risico: soms vallen gasten af, maar je hebt al ingekocht
? Kostenvoorbeeld transport:
Locatie op 30 km afstand, heen en terug
- Kilometers: 60 km × €0,35 = €21
- Extra reistijd: 2 uur × €25 = €50
- Materiaal huur: €80
Extra kosten: €151 voor 40 personen = €3,78 per persoon
Marge berekening stap voor stap
Je marge is wat er overblijft na alle kosten. Bij catering zijn dat meer kostenposten dan in je restaurant.
? Volledige berekening:
Verjaarsdagsfeest 40 personen, €52 per persoon incl. BTW
- Verkoopprijs excl. BTW: €52 / 1,09 = €47,71
- Food kosten per persoon: €18,50
- Personeel: €300 / 40 = €7,50 per persoon
- Transport/materiaal: €150 / 40 = €3,75 per persoon
- Totale kosten: €29,75 per persoon
Marge: €47,71 - €29,75 = €17,96 per persoon (37,6%)
Wat is een goede marge bij catering?
Catering heeft andere marges dan restaurant eten. Je hebt meer risico en extra kosten, dus je marge mag hoger zijn.
- Gangbare marge: 35-45% van de omzet
- Food kosten: meestal 35-45% (hoger dan restaurant door buffet-overschot)
- Totale kosten: inclusief personeel en transport vaak 55-65%
⚠️ Let op:
Reken altijd met de prijs excl. BTW. Catering valt onder 9% BTW, net als restaurant eten. Een prijs van €50 incl. BTW is eigenlijk €45,87 voor je berekeningen.
Digitaal bijhouden van cateringkosten
Met veel verschillende events wordt het lastig om bij te houden wat elk feest werkelijk kost. Vooral als je verschillende menu's aanbiedt.
Een systeem zoals KitchenNmbrs helpt om per event de exacte kosten te berekenen. Je ziet direct of een feest winstgevend was en kunt je prijzen aanpassen voor volgende keren.
Hoe bereken je de marge op een verjaarsdagsfeest? (stap voor stap)
Bereken je verkoopprijs per persoon excl. BTW
Deel je menuprijs door 1,09 om van incl. BTW naar excl. BTW te komen. Bij €50 incl. BTW krijg je €45,87 excl. BTW per persoon.
Tel alle food kosten op per persoon
Reken uit wat elk gerecht kost per persoon. Vergeet bijgerechten, dranken en 10-15% extra voor buffet-overschot niet. Tel alles op voor de totale food kosten per persoon.
Reken personeel en extra kosten om per persoon
Deel alle extra kosten (personeel, transport, materiaal) door het aantal gasten. Zo krijg je de totale kosten per persoon.
Trek alle kosten af van je verkoopprijs
Verkoopprijs excl. BTW minus alle kosten per persoon = je marge per persoon. Vermenigvuldig met aantal gasten voor je totale marge op het event.
✨ Pro tip
Check na elk event wat er werkelijk over was aan food. Zo leer je steeds beter inschatten hoeveel je echt nodig hebt, en kun je je marge verbeteren zonder gasten tekort te doen.
Dit zelf berekenen?
In de KitchenNmbrs app doe je dit in een paar klikken. 7 dagen gratis, geen creditcard.
Was dit artikel nuttig?
Veelgestelde vragen
Moet ik BTW meenemen in mijn marge berekening bij catering?
Nee, reken altijd excl. BTW. Catering valt onder 9% BTW. Een prijs van €50 incl. BTW is €45,87 excl. BTW. Met dat bedrag reken je verder.
Hoeveel extra food moet ik inplannen bij een buffet?
Plan 10-15% extra in bij buffetten. Gasten verwachten keuze en dat er genoeg is. Bij bediende diners kun je preciezer rekenen op het exacte aantal personen.
Wat is een realistische marge voor catering events?
Een gezonde marge ligt tussen 35-45% van je omzet. Dat is hoger dan restaurant eten omdat je meer risico en extra kosten hebt (transport, opbouw, materiaal).
Hoe reken ik transport en reistijd door in mijn prijs?
Bereken kilometers × €0,35 plus reistijd × uurloon van je personeel. Deel dit door het aantal gasten voor de extra kosten per persoon.
Wat als er minder gasten komen dan verwacht?
Vraag altijd een definitief aantal 48 uur van tevoren. Reken een annuleringspercentage (bijv. 90% van het afgesproken aantal) door in je contractvoorwaarden.
Zijn mijn food kosten bij catering hoger dan in het restaurant?
Vaak wel, door buffet-overschot en ruimere porties. Food kosten van 35-45% zijn normaal bij catering, terwijl restaurants vaak 28-35% halen.
📚 Geraadpleegde bronnen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Officiële bron
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Officiële bron
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Officiële bron
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Officiële bron
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Officiële bron
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Officiële bron
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Officiële bron
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Officiële bron
NVWA (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit) — https://www.nvwa.nl
De HACCP-normen in deze applicatie zijn uitsluitend informatief. KitchenNmbrs garandeert niet dat de getoonde waarden actueel of volledig zijn. Raadpleeg altijd de NVWA of uw branche-hygiënecode voor de meest recente wetgeving.
Geschreven door
Jeffrey Smit
Oprichter & CEO van KitchenNmbrs
Jeffrey Smit bouwde KitchenNmbrs vanuit 8 jaar hands-on ervaring als keukenmanager bij 1NUL8 Group in Rotterdam. Zijn missie: elke restauranteigenaar grip geven op food cost.
Calculeer events en catering tot op de cent
Groepsarrangementen, buffetten en events zijn complex. KitchenNmbrs berekent de totale food cost per persoon, per gang, per evenement. Start gratis.
Start gratis trial →