Rahmenverträge für Jahresverpflegung erfordern einen anderen Ansatz zur Margenberechnung als einmalige Events. Du hast es mit Festpreisen zu tun, während deine Einkaufskosten schwanken können, plus du musst mit Volumen rechnen, die über das ganze Jahr verteilt sind. In diesem Artikel lernst du Schritt für Schritt, wie du eine rentable Marge berechnest, die das ganze Jahr über Bestand hat.
Was macht Jahresverpflegung anders?
Bei einem Rahmenvertrag legst du für ein ganzes Jahr Festpreise fest. Das bedeutet, dass deine Marge unter Druck gerät, wenn deine Einkaufspreise steigen. Deshalb musst du anders rechnen als bei einmaligen Events.
- Deine Einkaufspreise können steigen, deine Verkaufspreise nicht
- Du musst mit durchschnittlichen Volumen pro Monat rechnen
- Saisonale Schwankungen bei Rohstoffpreisen
- Längere Planung bedeutet mehr Unsicherheit
Die Grundlage: Gesamtkostpreis pro Person
Bei Jahresverpflegung rechnest du nicht nur mit Lebensmittelkosten, sondern mit dem Gesamtkostpreis pro Person. Dieser besteht aus mehreren Komponenten, die du alle berücksichtigen musst.
💡 Beispiel Kostpreis pro Person:
Mittagessen für 50 Personen, 2x pro Woche:
- Zutaten: €8,50 pro Person
- Verpackung/Geschirr: €1,20 pro Person
- Transport: €2,00 pro Person (€100 / 50)
- Personal vor Ort: €3,50 pro Person
- Overhead: €1,80 pro Person
Gesamtkostpreis: €17,00 pro Person
Margenberechnung mit Sicherheitspuffer
Bei Jahresverpflegung musst du eine höhere Marge als bei einmaligen Events ansetzen. Du läufst nämlich Gefahr, dass Preise steigen, während dein Verkaufspreis feststeht.
Formel:
Verkaufspreis exkl. MwSt. = Kostpreis pro Person / (1 - Gewünschte Marge% - Sicherheitspuffer%)
💡 Beispiel Margenberechnung:
Kostpreis: €17,00 pro Person
Gewünschte Marge: 25%
Sicherheitspuffer: 5% (für Preiserhöhungen)
Berechnung: €17,00 / (1 - 0,25 - 0,05) = €17,00 / 0,70 = €24,29
Verkaufspreis exkl. MwSt.: €24,29 pro Person
Verkaufspreis inkl. 9% MwSt.: €26,48 pro Person
⚠️ Achtung:
Rechne immer mit einem Sicherheitspuffer von mindestens 5%. Einkaufspreise können in einem Jahr um 10-20% steigen, besonders bei Fleisch und Milchprodukten.
Volumenauswirkung auf deine Marge
Bei Jahresverpflegung hast du es mit Fixkosten zu tun, die du auf alle Lieferungen verteilst. Je höher das Volumen, desto niedriger wird dein Kostpreis pro Person.
- Transport: verteilt auf alle Personen pro Fahrt
- Personal: mindestens 1 Person, unabhängig von der Anzahl der Gäste
- Overhead: Bürokosten, Versicherung, Verwaltung
💡 Volumeneffekt-Beispiel:
Gleiches Mittagessen, unterschiedliche Volumen:
- 25 Personen: €19,50 Kostpreis pro Person
- 50 Personen: €17,00 Kostpreis pro Person
- 100 Personen: €15,25 Kostpreis pro Person
Fixkosten (Transport + Personal) werden auf mehr Personen verteilt.
Saisonale Schwankungen berücksichtigen
Rohstoffpreise variieren das ganze Jahr über. Gemüse ist in der Saison günstiger, Fleisch kann durch Nachfrage teurer werden. Rechne mit Durchschnittspreisen über das ganze Jahr.
- Überprüfe Preise vom Vorjahr pro Monat
- Nimm den Durchschnitt + 10% für Inflation
- Achte besonders auf Fleisch, Fisch und Milchprodukte
Eskalationsklausel in Betracht ziehen
Bei Verträgen länger als 6 Monate kannst du eine Eskalationsklausel aufnehmen. Damit kannst du Preise anpassen, wenn deine Einkaufspreise um mehr als X% steigen.
⚠️ Achtung:
Bespreche eine Eskalationsklausel im Voraus. Zum Beispiel: 'Bei Rohstoffpreiserhöhungen über 15% können Preise mit 30 Tagen Vorankündigung angepasst werden.'
Monatliche Kontrolle deiner Marge
Überprüfe jeden Monat, ob deine Marge noch stimmt. Rahmenverträge laufen oft ein Jahr, aber deine Kosten können sich schon nach wenigen Monaten ändern.
- Überprüfe deinen tatsächlichen Kostpreis vs. geplanten Kostpreis
- Überwache die Preisentwicklung deiner Hauptzutaten
- Passe für den nächsten Vertrag an
Wie berechnest du die Marge bei Jahresverpflegung? (Schritt für Schritt)
Berechne deinen Gesamtkostpreis pro Person
Addiere alle Kosten: Zutaten, Verpackung, Transport, Personal vor Ort und Overhead. Teile Fixkosten (Transport, Personal) durch die Anzahl der Personen pro Lieferung.
Bestimme deine gewünschte Marge plus Sicherheitspuffer
Nimm eine höhere Marge als bei einmaligen Events (25-35%) und füge einen Sicherheitspuffer von 5-10% für unvorhergesehene Preiserhöhungen während des Jahres hinzu.
Berechne deinen Verkaufspreis mit der Formel
Verwende: Verkaufspreis = Kostpreis / (1 - Marge% - Puffer%). Rechne das Ergebnis in den Preis inklusive 9% MwSt. für dein Angebot um.
Überprüfe monatlich deine tatsächliche Marge
Vergleiche deine tatsächlichen Kosten mit deinem Budget. Überwache die Preisentwicklung deiner Hauptzutaten und passe für deinen nächsten Rahmenvertrag an.
✨ Pro tip
Führe eine Tabellenkalkulation mit deinen tatsächlichen Kosten pro Monat vs. deinem Budget. So siehst du Trends und kannst beim nächsten Rahmenvertrag genauer kalkulieren.
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Häufig gestellte Fragen
Welche Marge sollte ich bei Jahresverpflegung ansetzen?
Für Jahresverpflegung empfehlen wir 25-35% Marge plus einen Sicherheitspuffer von 5-10%. Das ist höher als bei einmaligen Events, da du das Risiko von Preiserhöhungen hast.
Wie gehe ich mit Preiserhöhungen während des Vertrags um?
Nimm eine Eskalationsklausel in deinen Vertrag auf. Zum Beispiel, dass du Preise anpassen kannst, wenn Rohstoffpreise um mehr als 15% steigen, mit 30 Tagen Vorankündigung.
Muss ich MwSt. in meine Margenberechnung einbeziehen?
Nein, rechne immer exkl. MwSt. Berechne zuerst deinen Verkaufspreis exkl. MwSt., und addiere dann 9% MwSt. für deinen Endpreis.
Wie verteile ich Fixkosten über das Jahr?
Fixkosten wie Transport und Personal teilst du pro Lieferung durch die Anzahl der Personen. Overhead wie Bürokosten rechnest du als Prozentsatz deines Umsatzes.
Was ist, wenn das Unternehmen weniger Personen hat als erwartet?
Vereinbare Mindestmengen in deinem Vertrag. Bei weniger Personen steigt dein Kostpreis pro Person, da du Fixkosten auf weniger Menschen verteilen musst.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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