Catering und À-la-carte-Restaurants kalkulieren Kosten ganz unterschiedlich. Bei Catering denkst du pro Person und bereitest für eine feste Anzahl von Gästen vor, während Restaurants pro einzelnem Teller kalkulieren. Der große Unterschied liegt in den Risiken, Mengen und Zusatzkosten, die beim Catering anfallen.
Kostpreis pro Person vs. pro Teller
In einem Restaurant kalkulierst du den Kostpreis pro Gericht: alle Zutaten, die auf einen Teller kommen. Bei Catering kalkulierst du pro Person für ein komplettes Menü. Das bedeutet, dass du nicht nur das Hauptgericht zählst, sondern auch Vorspeisen, Beilagen, Brot, Butter und alles, was der Gast erhält.
💡 Beispiel Restaurant vs. Catering:
Restaurant: Steak mit Gemüse für €32,00
- Steak: €8,50
- Gemüse: €1,20
- Kartoffeln: €0,80
- Sauce: €0,50
Kostpreis pro Teller: €11,00
Catering: Buffet pro Person für €45,00
- Hauptgericht: €9,00
- Beilagen: €3,50
- Salat: €2,00
- Brot + Butter: €1,50
- Dessert: €2,00
Kostpreis pro Person: €18,00
Zusatzkosten, die beim Catering anfallen
Catering hat Kostenpositionen, die ein Restaurant nicht hat. Diese musst du in deine Kostenkalkulation einbeziehen, sonst verdienst du nichts an deinen Events.
- Transport: Treibstoff, Verschleiß deines Fahrzeugs, Zeit für Hin- und Rückfahrt
- Material vor Ort: Wärmebehälter, Chafing Dishes, Geschirr, das du mitnimmst
- Auf- und Abbau: Zusätzliche Arbeitszeit für dein Team
- Verpackung: Gastronorm-Behälter, Folie, Transportkisten
- Risikozuschlag: Wenn 10 Gäste nicht kommen, hast du trotzdem für 100 eingekauft
💡 Beispiel Zusatzkosten:
Catering für 80 Personen, 50 km Fahrt:
- Treibstoff Hin- und Rückfahrt: €25
- Fahrer zusätzliche Stunden: €60
- Materialtransport: €40
- Auf- und Abbau (2 Stunden): €80
Zusatzkosten pro Person: €205 ÷ 80 = €2,56
No-Show-Risiko einkalkulieren
Bei Catering bereitest du für eine feste Anzahl von Gästen vor. Kommen weniger? Dann hast du zu viel eingekauft. Dieses Risiko musst du in deinen Kostpreis einkalkulieren, indem du einen Zuschlag von 5-10% vornimmst.
⚠️ Achtung:
Kalkuliere immer mit der bestätigten Anzahl von Gästen + 5% Puffer. Wenn der Kunde in letzter Minute weniger Gäste hat, zahlt er trotzdem die vereinbarte Anzahl.
Unterschiedliche Margen für Catering
Catering hat eine andere Kostenstruktur als Restaurants, daher auch andere Margen. Während Restaurants oft 28-35% Lebensmittelkosten ansetzen, liegt dies bei Catering anders wegen der Zusatzkosten.
- Lebensmittelkosten Catering: 35-45% (höher wegen Risiko und Zusatzkosten)
- Arbeitskosten: 25-35% (inklusive Transport und Auf- und Abbau)
- Sonstige Kosten: 10-15% (Material, Transport, Versicherung)
- Gewinn: 10-20%
Kostpreis berechnen: Restaurant vs. Catering
Die Formel für Lebensmittelkosten bleibt gleich, aber bei Catering zählst du mehr Kostenpositionen auf. Der wichtigste Unterschied: Bei Restaurants kalkulierst du mit dem Preis pro Gericht, bei Catering mit dem Gesamtpreis pro Person.
💡 Formel Catering-Kostpreis:
Kostpreis pro Person = (Lebensmittel + Zusatzkosten + Risikozuschlag) pro Person
- Lebensmittel pro Person: €18,00
- Zusatzkosten pro Person: €2,56
- Risikozuschlag (5%): €1,03
Gesamtkostpreis: €21,59 pro Person
Bei Verkaufspreis €45,00: (€21,59 ÷ €41,28 exkl. MwSt.) × 100 = 52,3% Gesamtkostpreis
Digitale Hilfe bei der Kostenkalkulation
Für Catering ist es entscheidend, alle Kostenpositionen zu verfolgen. Eine App wie KitchenNmbrs hilft dir nicht nur, die Lebensmittelkosten pro Person zu berechnen, sondern auch, um zu verfolgen, welche Zusatzkosten du pro Event machst. So vermeidest du, dass du unbewusst Verlust bei deinem Catering machst.
Wie kalkulierst du Kostpreis für Catering? (Schritt für Schritt)
Berechne Lebensmittelkosten pro Person
Zähle alle Zutaten auf, die ein Gast erhält: Hauptgericht, Beilagen, Brot, Dessert, alles. Das wird dein Basis-Lebensmittelkostpreis pro Person.
Addiere Zusatzkosten
Berechne Transport, Material, Auf- und Abbau und teile dies durch die Anzahl der Gäste. Diese Kosten kommen zusätzlich zu deinen Lebensmittelkosten pro Person.
Füge Risikozuschlag hinzu
Kalkuliere 5-10% extra für No-Shows und unvorhergesehene Kosten. Das verhindert, dass du Verlust machst, wenn weniger Gäste kommen als erwartet.
✨ Pro tip
Mache immer eine separate Kalkulation für jedes Catering-Event. Entfernung, Anzahl der Gäste und Anforderungen vor Ort unterscheiden sich jedes Mal, daher auch dein Kostpreis.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Warum ist der Catering-Kostpreis höher als der Restaurant-Kostpreis?
Bei Catering hast du Zusatzkosten wie Transport, Material und Auf- und Abbau, die Restaurants nicht haben. Auch das Risiko von No-Shows musst du in deinen Preis einkalkulieren.
Muss ich die MwSt. bei Catering anders berechnen?
Nein, die MwSt. bleibt 19% für Lebensmittel. Aber kalkuliere immer deinen Kostpreis gegen den Preis ohne MwSt., genau wie bei Restaurants.
Welchen Puffer sollte ich für No-Shows einplanen?
Ein Puffer von 5-10% ist üblich. Stelle sicher, dass dein Vertrag klar ist: Der Kunde zahlt die vereinbarte Anzahl, auch wenn weniger Gäste kommen.
Kann ich die gleichen Rezepte für Catering und Restaurant verwenden?
Ja, aber kalkuliere um auf größere Mengen. Beachte, dass manche Gerichte weniger geeignet sind zum Warmhalten während des Transports.
Wie rechne ich Transportkosten durch?
Berechne Treibstoff, zusätzliche Arbeitszeit und Verschleiß deines Fahrzeugs. Teile dies durch die Anzahl der Gäste für die Kosten pro Person.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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