De meeste cateraars denken dat ze winst maken, maar verliezen stiekem geld op elke klus. Reiskosten en installatietijd vormen namelijk 15-25% van je werkelijke kosten. Deze verborgen kostenposten correct doorrekenen bepaalt of je catering bedrijf winstgevend blijft.
Waarom reiskosten en installatietijd cruciaal zijn
Catering betekent mobiel werken. Jij rijdt naar de klant, laadt spullen uit, bouwt op en ruimt weer op. Deze tijd en kosten zijn net zo echt als je ingrediënten - maar veel minder zichtbaar.
⚠️ Let op:
Veel cateraars focussen alleen op foodcost en vergeten reistijd. Het resultaat? Je verdient minder dan minimumloon per gewerkt uur.
Reiskosten berekenen
Reiskosten bestaan uit drie componenten: brandstof, voertuigslijtage en de tijd onderweg. Reken met deze bedragen:
- Brandstofkosten: €0,25 per kilometer
- Slijtage voertuig: €0,15 per kilometer
- Reistijd: Je uurtarief × reistijd
💡 Voorbeeld reiskosten:
Klus op 30 km afstand (60 km heen en terug):
- Brandstof: 60 km × €0,25 = €15,00
- Slijtage: 60 km × €0,15 = €9,00
- Reistijd: 1,5 uur × €25/uur = €37,50
Totale reiskosten: €61,50
Installatietijd doorrekenen
Installatietijd omvat uitladen, opbouwen, presenteren en opruimen. Deze uren kun je niet aan andere opdrachten besteden, dus reken ze door.
Standaard installatietijden per cateringtype:
- Buffet (50 personen): 1-2 uur opbouw, 1 uur afbouw
- Bediende lunch: 2-3 uur totaal
- Walking dinner: 3-4 uur totaal
- Bruiloft/groot event: 4-6 uur totaal
Dit is iets wat de meeste keukenchefs te laat ontdekken: installatietijd kan meer kosten dan je ingrediënten. Vooral bij kleinere events wordt dit onderschat.
💡 Voorbeeld installatietijd:
Buffet voor 40 personen:
- Uitladen en opbouw: 1,5 uur
- Presentatie bijhouden: 0,5 uur
- Opruimen en inladen: 1 uur
Totaal: 3 uur × €25/uur = €75,00
Formule voor totale doorberekening
Gebruik deze formule voor correcte kostendoorberekening:
Totale extra kosten = Reiskosten + (Installatietijd × Uurtarief)
Tel deze kosten op bij foodcost en gewenste marge voor je eindtarief.
💡 Compleet voorbeeld:
Buffet voor 40 personen, 30 km afstand:
- Foodcost: €12,50 per persoon × 40 = €500,00
- Reiskosten: €61,50
- Installatietijd: €75,00
- Gewenste marge (30%): €190,95
Totaaltarief: €827,45 (€20,69 per persoon)
Hoe communiceer je dit naar klanten
Transparantie werkt het beste. Klanten begrijpen dat je tijd en reiskosten maakt. Vermeld het helder in je offerte:
- "Reiskosten (30 km): €61,50"
- "Opbouw en service: €75,00"
- "Catering per persoon: €17,50"
Zo voorkom je discussies achteraf en toon je professionaliteit.
⚠️ Let op:
Reken reiskosten altijd door, ook bij "kleine" klussen. Een klus van €200 met €60 reiskosten heeft plots een heel andere marge.
Minimumbedrag hanteren
Overweeg een minimumbedrag om kleine, onrendabele klussen te weigeren. Gangbaar is €300-500 minimum, afhankelijk van je kosten en doelgroep.
Met tools zoals KitchenNmbrs kun je al deze kosten per klus vastleggen en analyseren welke afstanden en eventtypes het meest rendabel zijn.
Hoe bereken je reiskosten en installatietijd? (stap voor stap)
Bereken de totale reisafstand
Meet de afstand naar je klant en terug. Reken met €0,40 per kilometer voor brandstof en slijtage, plus je uurtarief voor de reistijd.
Schat de installatietijd in
Tel op: uitlaadtijd, opbouwtijd, eventuele servicetijd en opruimtijd. Vermenigvuldig met je uurtarief (bijvoorbeeld €25/uur).
Tel alles op bij je foodcost
Foodcost + reiskosten + installatiekosten + gewenste marge = je totaaltarief. Verdeel door aantal personen voor prijs per persoon.
✨ Pro tip
Bereken vooraf 8 standaardafstanden (10km, 20km, 30km etc.) en 4 eventtypes met vaste installatietijden. Dan offreer je binnen 3 minuten consistent zonder herberekenen.
Dit zelf berekenen?
In de KitchenNmbrs app doe je dit in een paar klikken. 7 dagen gratis, geen creditcard.
Was dit artikel nuttig?
Veelgestelde vragen
Moet ik reiskosten altijd doorberekenen?
Ja, anders verlies je geld op elke klus. Reiskosten zijn echte bedrijfskosten, net als ingrediënten. Alleen bij vaste klanten dichtbij kun je soms coulance tonen.
Wat als klanten de reiskosten te hoog vinden?
Leg uit dat je tijd en kosten maakt om naar hen toe te komen. Vergelijk met andere dienstverleners die ook reiskosten rekenen. Transparantie voorkomt discussies.
Hoe bereken ik mijn uurtarief voor installatietijd?
Neem je gewenste uurloon (bijvoorbeeld €20) en tel daar overhead bij op (verzekeringen, afschrijvingen). Gangbaar voor catering is €25-35 per uur.
Kan ik installatietijd en reiskosten combineren in één bedrag?
Ja, dat mag. Sommige cateraars rekenen een vast "service-tarief" van bijvoorbeeld €75-150 per klus, afhankelijk van afstand en complexiteit.
Vanaf welke afstand moet ik extra reiskosten rekenen?
Veel cateraars rekenen binnen 10-15 km geen extra reiskosten. Daarbuiten wel, omdat de tijd en kosten significant worden voor je winstgevendheid.
Hoe reken ik installatietijd bij events met meerdere diensten?
Bij bruiloften of bedrijfsevents met lunch én diner reken je elke service apart. Dus 2 uur lunch-installatie plus 3 uur diner-installatie = 5 uur totaal doorrekenen.
⚠️ EU Verordening 1169/2011 — Allergeninformatie — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
De allergeninformatie op deze pagina is gebaseerd op EU Verordening 1169/2011. Recepten en ingrediënten kunnen per leverancier verschillen. Verifieer altijd de actuele allergeninformatie bij uw leverancier en communiceer dit correct aan uw gasten. KitchenNmbrs is niet aansprakelijk voor allergische reacties.
In Nederland handhaaft de NVWA de allergenenwetgeving.
📚 Geraadpleegde bronnen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Officiële bron
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Officiële bron
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Officiële bron
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Officiële bron
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Officiële bron
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Officiële bron
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Officiële bron
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Officiële bron
NVWA (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit) — https://www.nvwa.nl
De HACCP-normen in deze applicatie zijn uitsluitend informatief. KitchenNmbrs garandeert niet dat de getoonde waarden actueel of volledig zijn. Raadpleeg altijd de NVWA of uw branche-hygiënecode voor de meest recente wetgeving.
Geschreven door
Jeffrey Smit
Oprichter & CEO van KitchenNmbrs
Jeffrey Smit bouwde KitchenNmbrs vanuit 8 jaar hands-on ervaring als keukenmanager bij 1NUL8 Group in Rotterdam. Zijn missie: elke restauranteigenaar grip geven op food cost.
Food cost tools gemaakt voor food trucks
Kleine menukaart, grote impact op je marge. KitchenNmbrs is licht, snel en mobiel — perfect voor food truck ondernemers die elke cent moeten tellen. Probeer het 7 dagen gratis.
Start gratis trial →