La mayoría de los caterers creen que ganan dinero, pero en realidad pierden en cada servicio. Los gastos de desplazamiento e instalación suponen el 15-25% de tus costes reales. Calcular correctamente estas partidas ocultas determina si tu empresa de catering sigue siendo rentable.
Por qué los gastos de desplazamiento e instalación son cruciales
El catering es trabajo itinerante. Te desplazas al cliente, descargas el material, montas el servicio y lo recoges todo. Ese tiempo y esos costes son tan reales como los ingredientes, pero mucho menos visibles.
⚠️ Atención:
Muchos caterers se centran solo en el food cost y olvidan el tiempo de desplazamiento. ¿El resultado? Acabas ganando menos del salario mínimo por hora trabajada.
Calcular los gastos de desplazamiento
Los gastos de desplazamiento tienen tres componentes: combustible, desgaste del vehículo y el tiempo en ruta. Trabaja con estos importes:
- Combustible: €0,25 por kilómetro
- Desgaste del vehículo: €0,15 por kilómetro
- Tiempo de desplazamiento: Tu tarifa por hora × tiempo en ruta
? Ejemplo gastos de desplazamiento:
Servicio a 30 km (60 km ida y vuelta):
- Combustible: 60 km × €0,25 = €15,00
- Desgaste: 60 km × €0,15 = €9,00
- Tiempo de desplazamiento: 1,5 h × €25/h = €37,50
Total gastos de desplazamiento: €61,50
Calcular el tiempo de instalación
El tiempo de instalación incluye descarga, montaje, presentación y recogida. Esas horas no puedes dedicarlas a otros servicios, así que repercútelas en el precio.
Tiempos estándar de instalación por tipo de catering:
- Bufé (50 personas): 1-2 horas de montaje, 1 hora de desmontaje
- Almuerzo servido: 2-3 horas en total
- Cóctel: 3-4 horas en total
- Boda/gran evento: 4-6 horas en total
Es algo que la mayoría de los jefes de cocina descubren demasiado tarde: el tiempo de instalación puede costar más que los ingredientes. Especialmente en eventos pequeños, esto se subestima con frecuencia.
? Ejemplo tiempo de instalación:
Bufé para 40 personas:
- Descarga y montaje: 1,5 h
- Mantenimiento de la presentación: 0,5 h
- Recogida y carga: 1 h
Total: 3 h × €25/h = €75,00
Fórmula para el cálculo total
Usa esta fórmula para repercutir los costes correctamente:
Costes extra totales = Gastos de desplazamiento + (Tiempo de instalación × Tarifa por hora)
Suma estos costes al food cost y al margen deseado para obtener tu tarifa final.
? Ejemplo completo:
Bufé para 40 personas, a 30 km de distancia:
- Food cost: €12,50 por persona × 40 = €500,00
- Gastos de desplazamiento: €61,50
- Tiempo de instalación: €75,00
- Margen deseado (30%): €190,95
Tarifa total: €827,45 (€20,69 por persona)
Cómo comunicarlo a los clientes
La transparencia es siempre la mejor estrategia. Los clientes entienden que tienes tiempo y gastos de desplazamiento. Indícalo claramente en tu presupuesto:
- "Gastos de desplazamiento (30 km): €61,50"
- "Montaje y servicio: €75,00"
- "Catering por persona: €17,50"
Así evitas discusiones posteriores y demuestras profesionalidad.
⚠️ Atención:
Repercute los gastos de desplazamiento en todos los servicios, incluso en los "pequeños". Un servicio de €200 con €60 de desplazamiento tiene de repente un margen muy distinto.
Establecer un importe mínimo
Considera fijar un importe mínimo para poder rechazar servicios pequeños no rentables. Lo habitual es €300-500 de mínimo, según tus costes y tu público objetivo.
Con herramientas como KitchenNmbrs puedes registrar todos estos costes por servicio y analizar qué distancias y tipos de evento son más rentables.
¿Cómo calcular gastos de desplazamiento e instalación? (paso a paso)
Calcula la distancia total de desplazamiento
Mide la distancia hasta el cliente y de regreso. Trabaja con €0,40 por kilómetro para combustible y desgaste, más tu tarifa horaria por el tiempo de desplazamiento.
Estima el tiempo de instalación
Suma: tiempo de descarga, tiempo de montaje, eventual tiempo de servicio y tiempo de recogida. Multiplica por tu tarifa horaria (por ejemplo €25/h).
Súmalo todo al food cost
Food cost + gastos de desplazamiento + costes de instalación + margen deseado = tu tarifa total. Divide entre el número de personas para obtener el precio por persona.
✨ Pro tip
Calcula de antemano 8 distancias estándar (10 km, 20 km, 30 km, etc.) y 4 tipos de evento con tiempos de instalación fijos. Así presupuestas en menos de 3 minutos de forma consistente, sin tener que recalcular cada vez.
¿Calcularlo tú mismo?
En la app de KitchenNmbrs lo haces en unos pocos clics. 7 días gratis, sin tarjeta de crédito.
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Preguntas frecuentes
¿Tengo que repercutir los gastos de desplazamiento en todos los servicios?
¿Qué hago si el cliente considera que los gastos de desplazamiento son excesivos?
¿Cómo calculo mi tarifa horaria para el tiempo de instalación?
¿Puedo combinar el tiempo de instalación y los gastos de desplazamiento en un único importe?
¿A partir de qué distancia debo cobrar gastos de desplazamiento adicionales?
¿Cómo repercuto el tiempo de instalación en eventos con varios servicios?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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