Les frais de déplacement et le temps d'installation peuvent représenter 15-25% de ton tarif de restauration. Beaucoup d'entrepreneurs oublient de facturer ces coûts et perdent de l'argent sur chaque prestation. Dans cet article, tu apprendras étape par étape comment facturer correctement ces coûts cachés.
Pourquoi les frais de déplacement et le temps d'installation sont cruciaux
En restauration, tu ne travailles pas seulement dans ta propre cuisine. Tu dois te rendre chez le client, décharger le matériel, installer tout, et après la prestation, tout ranger. Ce temps et ces coûts sont tout aussi réels que tes ingrédients.
⚠️ Attention :
Beaucoup de restaurateurs ne facturent que le coût alimentaire et oublient le temps de déplacement. Du coup, une prestation semble rentable, mais tu gagnes moins que le salaire minimum par heure.
Calculer les frais de déplacement
Les frais de déplacement comprennent le carburant, l'usure de ton véhicule et le temps que tu passes sur la route. Calcule avec les composantes suivantes :
- Frais de carburant : €0,25 par kilomètre
- Usure du véhicule : €0,15 par kilomètre
- Temps de déplacement : Ton tarif horaire × temps de déplacement
? Exemple de frais de déplacement :
Prestation à 30 km de distance (60 km aller-retour) :
- Carburant : 60 km × €0,25 = €15,00
- Usure : 60 km × €0,15 = €9,00
- Temps de déplacement : 1,5 heure × €25/heure = €37,50
Frais de déplacement totaux : €61,50
Facturer le temps d'installation
L'installation est le temps que tu consacres au déchargement, à la mise en place, à la présentation et au rangement après la prestation. Ce temps ne peut pas être utilisé pour d'autres prestations, tu dois donc le facturer.
Temps d'installation courants par type de restauration :
- Buffet (50 personnes) : 1-2 heures de mise en place, 1 heure de rangement
- Déjeuner servi : 2-3 heures au total
- Walking dinner : 3-4 heures au total
- Mariage/grand événement : 4-6 heures au total
? Exemple de temps d'installation :
Buffet pour 40 personnes :
- Déchargement et mise en place : 1,5 heure
- Maintien de la présentation : 0,5 heure
- Rangement et chargement : 1 heure
Total : 3 heures × €25/heure = €75,00
Formule pour la facturation totale
Utilise cette formule pour facturer correctement tous les coûts :
Coûts supplémentaires totaux = Frais de déplacement + (Temps d'installation × Tarif horaire)
Tu ajoutes ces coûts à ton coût alimentaire et ta marge souhaitée pour obtenir ton tarif final.
? Exemple complet :
Buffet pour 40 personnes, à 30 km de distance :
- Coût alimentaire : €12,50 par personne × 40 = €500,00
- Frais de déplacement : €61,50
- Temps d'installation : €75,00
- Marge souhaitée (30%) : €190,95
Tarif total : €827,45 (€20,69 par personne)
Comment communiquer cela aux clients
Sois transparent sur ces coûts. Beaucoup de clients comprennent que tu dois facturer ton temps et tes frais de déplacement. Mentionne-le clairement dans ton devis :
- « Frais de déplacement (30 km) : €61,50 »
- « Mise en place et service : €75,00 »
- « Restauration par personne : €17,50 »
Cela évite les discussions après coup et montre ton professionnalisme.
⚠️ Attention :
Facture toujours les frais de déplacement, même pour les « petites » prestations. Une prestation de €200 avec €60 de frais de déplacement a soudainement une marge très différente.
Appliquer un montant minimum
Envisage un montant minimum pour la restauration afin d'éviter les petites prestations non rentables. Le courant est €300-500 minimum, selon tes coûts et ta clientèle cible.
Avec une application comme KitchenNmbrs, tu peux enregistrer tous ces coûts par prestation et voir quelles distances et types d'événements sont les plus rentables.
Comment calculer les frais de déplacement et le temps d'installation ? (étape par étape)
Calcule la distance totale de déplacement
Mesure la distance jusqu'à ton client et retour. Calcule avec €0,40 par kilomètre pour le carburant et l'usure, plus ton tarif horaire pour le temps de déplacement.
Estime le temps d'installation
Additionne : temps de déchargement, temps de mise en place, temps de service éventuel et temps de rangement. Multiplie par ton tarif horaire (par exemple €25/heure).
Ajoute tout à ton coût alimentaire
Coût alimentaire + frais de déplacement + coûts d'installation + marge souhaitée = ton tarif total. Divise par le nombre de personnes pour le prix par personne.
✨ Pro tip
Crée un tableau standard avec les frais de déplacement par distance et le temps d'installation par type d'événement. Tu pourras ainsi faire des devis rapidement et de manière cohérente sans devoir recalculer à chaque fois.
Calculer vous-même ?
Dans l'application KitchenNmbrs, c'est en quelques clics. 7 jours gratuits, sans carte de crédit.
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Questions fréquentes
Dois-je toujours facturer les frais de déplacement ?
Que faire si les clients trouvent les frais de déplacement trop élevés ?
Comment calculer mon tarif horaire pour le temps d'installation ?
Puis-je combiner le temps d'installation et les frais de déplacement en un seul montant ?
À partir de quelle distance dois-je facturer des frais de déplacement supplémentaires ?
Sources consultées
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Source officielle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Source officielle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Source officielle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Source officielle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Source officielle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Source officielle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Source officielle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Source officielle
Ministère de l'Agriculture et de la Souveraineté alimentaire — https://agriculture.gouv.fr
Les normes HACCP affichées dans cette application sont fournies à titre informatif uniquement. KitchenNmbrs ne garantit pas que les valeurs affichées sont à jour ou complètes. Consultez toujours le Ministère de l'Agriculture ou votre autorité locale pour la réglementation en vigueur.
Rédigé par
Jeffrey Smit
Fondateur & CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit a créé KitchenNmbrs à partir de 8 ans d'expérience pratique en tant que responsable cuisine chez 1NUL8 Group à Rotterdam. Sa mission : donner à chaque restaurateur le contrôle de ses coûts alimentaires.
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