Calculer les coûts F&B pour les arrangements de groupe est crucial pour la restauration rentable. De nombreux restaurateurs estiment les coûts et perdent de l'argent sur les arrangements de groupe sans le savoir. Dans cet article, tu apprendras étape par étape comment calculer exactement ce qu'un arrangement de groupe coûte et quel prix tu dois demander.
Pourquoi les coûts F&B pour les groupes sont différents
Un arrangement de groupe a des structures de coûts différentes du service de restaurant normal. Tu prépares pour un nombre fixe de personnes, tu as souvent un service buffet et tu dois tenir compte des no-shows et des suppléments.
💡 Exemple :
Une équipe sportive réserve pour 25 personnes, mais il n'en vient que 23. Tu as quand même acheté et préparé pour 25 personnes.
Résultat : coût unitaire plus élevé que prévu.
La formule de base pour les coûts F&B
Pour les arrangements de groupe, tu calcules par personne, pas par assiette. La formule est :
Coûts F&B par personne = (Coûts totaux des ingrédients + Buffer de gaspillage) / Nombre de personnes
- Coûts totaux des ingrédients : tous les ingrédients pour l'arrangement complet
- Buffer de gaspillage : 5-10% supplémentaire pour les no-shows et les différences de portions
- Nombre de personnes : le nombre réservé (pas le nombre qui vient)
Assembler les ingrédients et calculer les coûts
Commence par le menu complet et calcule tous les coûts :
💡 Exemple équipe sportive (25 personnes) :
Menu : buffet BBQ avec salade
- Viande (200g par personne) : €8,50 par personne
- Mélange de salade : €2,20 par personne
- Pain et sauces : €1,80 par personne
- Boissons (3 par personne) : €4,50 par personne
Sous-total : €17,00 par personne
Buffer de gaspillage (8%) : €1,36 par personne
Coûts F&B totaux : €18,36 par personne
Coûts supplémentaires souvent oubliés
En plus des ingrédients, il y a des coûts supplémentaires qui doivent être pris en compte :
- Vaisselle et couverts : Si tu utilises du jetable, compte €0,50-1,00 par personne
- Emballage : Pour les éléments à emporter, compte €0,30-0,80 par personne
- Transport : Carburant et temps de livraison sur place
- Temps de mise en place : Personnel supplémentaire pour préparer le buffet
⚠️ Attention :
Calcule toujours avec le nombre de personnes réservées, pas avec le nombre qui vient réellement. Tes coûts sont basés sur tes achats et ta préparation.
Des coûts F&B au prix de vente
Tes coûts F&B ne sont pas encore ton prix de vente. Tu dois aussi inclure le personnel, les frais généraux et le profit :
Prix de vente par personne = Coûts F&B / (Pourcentage F&B souhaité / 100)
💡 Exemple de calcul :
Coûts F&B : €18,36 par personne
Pourcentage F&B souhaité : 35%
Calcul : €18,36 / 0,35 = €52,46 HT
Prix de vente : €57,18 TTC (9% TVA) par personne
Pourcentages F&B courants pour les arrangements de groupe
Pour la restauration et les arrangements de groupe, les pourcentages sont différents du service de restaurant normal :
- Équipes sportives/associations : 30-40% coûts F&B
- Événements d'entreprise : 25-35% coûts F&B
- Mariages/fêtes : 35-45% coûts F&B
- Arrangements buffet : 30-40% coûts F&B
Des pourcentages plus élevés sont normaux car tu as besoin de moins de personnel pour le service, mais tu risques le gaspillage et les no-shows.
Saison et fournisseurs
Tiens compte des fluctuations saisonnières dans tes prix de revient :
- La viande BBQ est plus chère en été
- Les légumes frais varient beaucoup en prix selon la saison
- Mets à jour tes prix au minimum par trimestre
- Conclue des accords avec les fournisseurs sur des prix fixes pour les plus grandes commandes
⚠️ Attention :
Donne toujours un devis avec une date de validité. Les prix des ingrédients peuvent changer rapidement, surtout pour les arrangements de groupe réservés des mois à l'avance.
Suivi numérique des arrangements
Pour les arrangements de groupe réguliers, il vaut la peine d'avoir un système :
- Conserve les compositions de menu réussies comme modèles
- Enregistre les pourcentages F&B réellement atteints
- Note les pourcentages de no-show par type de client
- Mets à jour les prix saisonniers dans ton système
Une application comme KitchenNmbrs peut t'aider à enregistrer les arrangements comme des recettes séparées avec calcul automatique du coût par personne, pour que tu puisses faire des devis rapidement.
Comment calculer les coûts F&B pour les arrangements de groupe ? (étape par étape)
Assemble le menu complet
Fais une liste de tous les ingrédients dont tu as besoin par personne. Inclus aussi les boissons, le pain, les sauces et les garnitures. N'oublie pas la vaisselle jetable si tu l'utilises.
Calcule les coûts totaux des ingrédients
Multiplie chaque ingrédient par le nombre de personnes et additionne tout. Ajoute 5-10% de buffer de gaspillage pour les no-shows et les différences de portions.
Divise par le nombre de personnes réservées
Divise les coûts totaux (y compris le buffer) par le nombre de personnes réservées. Ce sont tes coûts F&B par personne.
Calcule ton prix de vente
Divise tes coûts F&B par ton pourcentage F&B souhaité (généralement 30-40% pour les groupes). Multiplie par 1,09 pour le prix TTC avec 9% TVA.
✨ Pro tip
Crée un modèle standard pour les arrangements très demandés (comme le BBQ pour équipe sportive) avec tous les ingrédients et les quantités. Tu pourras alors faire des devis rapidement sans avoir à recalculer à chaque fois.
Calculer vous-même ?
Dans l'application KitchenNmbrs, c'est en quelques clics. 7 jours gratuits, sans carte de crédit.
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Questions fréquentes
Quel pourcentage F&B dois-je appliquer pour les équipes sportives ?
Pour les équipes sportives, tu peux généralement appliquer 30-40% de coûts F&B. Elles sont souvent conscientes des prix, mais tu as besoin de moins de personnel pour le service avec les arrangements buffet.
Dois-je calculer avec le nombre qui vient ou le nombre qui réserve ?
Calcule toujours avec le nombre réservé. Tes coûts sont basés sur tes achats et ta préparation, pas sur le nombre qui vient réellement manger.
Comment gérer les no-shows pour les arrangements de groupe ?
Intègre 5-10% de buffer de gaspillage dans ton prix de revient. En cas de no-shows répétés, tu peux demander un paiement d'avance ou convenir d'un nombre minimum de personnes.
Quelle TVA dois-je appliquer sur les arrangements de groupe ?
Tu appliques 9% de TVA sur les aliments, même pour les arrangements de groupe. Pour les boissons alcoolisées, c'est 21% de TVA.
Quand dois-je mettre à jour mes prix pour les arrangements ?
Mets à jour tes prix au minimum par trimestre, surtout pour la viande et les légumes de saison. Donne toujours les devis avec une date de validité maximale de 3 mois.
📚 Sources consultées
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Source officielle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Source officielle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Source officielle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Source officielle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Source officielle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Source officielle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Source officielle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Source officielle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Source officielle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Source officielle
Ministère de l'Agriculture et de la Souveraineté alimentaire — https://agriculture.gouv.fr
Les normes HACCP affichées dans cette application sont fournies à titre informatif uniquement. KitchenNmbrs ne garantit pas que les valeurs affichées sont à jour ou complètes. Consultez toujours le Ministère de l'Agriculture ou votre autorité locale pour la réglementation en vigueur.
Rédigé par
Jeffrey Smit
Fondateur & CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit a créé KitchenNmbrs à partir de 8 ans d'expérience pratique en tant que responsable cuisine chez 1NUL8 Group à Rotterdam. Sa mission : donner à chaque restaurateur le contrôle de ses coûts alimentaires.
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