Les repas du personnel semblent inoffensifs - un sandwich ici, un café là. Beaucoup de restaurateurs pensent que c'est négligeable avec quelques euros par jour. Mais ces 'petits montants' s'accumulent jusqu'à des centaines d'euros par mois, souvent sans que tu t'en rendes compte.
Pourquoi les repas du personnel sont si trompeurs
Le problème avec les repas du personnel, c'est qu'ils sont invisibles. Tu ne vois pas de reçu, pas de facture. Ça disparaît simplement de ton stock. Et parce que ça semble être de petits montants, personne ne le suit.
💡 Exemple : Une journée de travail type
Tu as 4 collaborateurs. Chaque jour de travail, ils prennent :
- Café/thé : 4 × €0,30 = €1,20
- Sandwich déjeuner : 4 × €2,50 = €10,00
- Boisson gazeuse : 4 × €0,80 = €3,20
- Snacks (chips, biscuits) : 4 × €0,50 = €2,00
Total par jour : €16,40
Ça semble rien de spécial. Mais calcule-le sur un mois :
- Par semaine : €16,40 × 6 jours = €98,40
- Par mois : €98,40 × 4,3 semaines = €423,12
- Par an : €423,12 × 12 = €5.077,44
Plus de €5.000 par an. Et ce sans compter les repas que ton chef se prépare le soir pour lui-même.
Les coûts cachés que tu manques
La plupart des restaurateurs ne pensent qu'au prix d'achat des ingrédients. Mais il y a bien plus :
⚠️ Attention :
Tu calcules avec les prix d'achat, mais tu perds le chiffre d'affaires. Un sandwich te coûte €2,50 à préparer, mais tu aurais pu le vendre €8,50.
- Chiffre d'affaires manqué : Tu aurais pu le vendre
- Impact TVA : Tu paies la TVA sur l'achat, mais tu ne récupères pas la TVA
- Coûts de main-d'œuvre : Temps pour le préparer
- Coûts de stock : Produits que tu dois commander en plus
Pourquoi ça revient structurellement
Les repas du personnel deviennent une habitude. Si tu le permets une fois, les collaborateurs s'y attendent toujours. Et ça s'aggrave :
💡 Exemple : L'escalade
Mois 1 : Seulement café et thé
Mois 3 : Aussi des sandwiches à la pause
Mois 6 : Boissons gazeuses en plus
Mois 12 : Le chef se prépare son repas le soir
De €50/mois à €500/mois
Le problème, c'est que personne ne dit « non » à un sandwich de €2,50. Mais 200 sandwiches par an, c'est €500. Plus le chiffre d'affaires manqué de €1.700.
L'impact réel sur tes chiffres
Les repas du personnel augmentent ton pourcentage de food cost sans que tu le voies. Tu penses que ton food cost est 32%, mais en réalité c'est 35% parce que tu ne comptes pas les repas du personnel.
- Food cost caché : 2-5% supplémentaires à cause des repas du personnel
- Manques de stock : Soudainement, les ingrédients manquent
- Mauvaises commandes : Tu commandes trop parce que ta consommation est plus élevée
- Pertes inexpliquées : Les chiffres ne correspondent pas à ta sensation
⚠️ Attention :
Avec un chiffre d'affaires de €300.000 par an, 3% de food cost supplémentaire à cause des repas du personnel peut te coûter €9.000. C'est le bénéfice de 2-3 mois.
Comment reprendre le contrôle des repas du personnel
Il ne s'agit pas d'interdire, mais de rendre visible. Si tu sais ce que ça coûte, tu peux faire des choix conscients.
- Enregistre tout : Chaque café, chaque sandwich
- Fixe un budget : Par exemple €50 par collaborateur par mois
- Fais des accords : Qu'est-ce qui est autorisé, qu'est-ce qui ne l'est pas ?
- Contrôle mensuellement : Quel est le coût réel ?
Un système comme KitchenNmbrs aide à suivre les repas du personnel comme un poste de coût séparé, pour que tu voies quel est l'impact réel sur ton food cost.
Comment calcules-tu les coûts réels des repas du personnel ?
Additionne tous les repas du personnel d'une semaine
Note chaque café, sandwich, boisson gazeuse et repas que les collaborateurs consomment. Calcule avec le prix d'achat des ingrédients. N'oublie pas les petites choses comme le lait, le sucre et le beurre.
Calcule le chiffre d'affaires manqué par produit
Un sandwich te coûte €2,50 à préparer, mais ton prix de vente est €8,50. Le chiffre d'affaires manqué est €6,00 par sandwich. Additionne cela pour tous les produits que tu aurais pu vendre.
Calcule sur l'année et divise par ton chiffre d'affaires
Multiplie le montant hebdomadaire par 52. Divise-le par ton chiffre d'affaires annuel pour voir quel pourcentage de ton chiffre d'affaires va aux repas du personnel. Plus de 2%, c'est beaucoup.
✨ Pro tip
Pendant une semaine, vérifie chaque jour ce que ton équipe mange et boit. Calcule-le sur une année. Tu seras choqué par le montant, mais au moins tu pourras faire quelque chose.
Calculer vous-même ?
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Questions fréquentes
Dois-je interdire complètement les repas du personnel ?
Non, mais rends-le visible. Fixe un budget par collaborateur par mois et suis ce que ça coûte. Ensuite, tu peux faire des choix conscients.
Combien les repas du personnel peuvent-ils coûter de mon chiffre d'affaires ?
En règle générale : pas plus de 1-2% de ton chiffre d'affaires. Avec un chiffre d'affaires de €300.000, c'est maximum €3.000-€6.000 par an en repas du personnel.
Comment j'empêche les repas du personnel de déraper ?
Fais des accords clairs à l'avance. Par exemple : café et thé gratuits, déjeuner au prix coûtant, pas d'alcool. Et enregistre tout ce qui est consommé.
Les repas du personnel comptent-ils dans mon calcul de food cost ?
Oui, ils augmentent ton food cost sans générer de chiffre d'affaires. Suis-les comme un poste de coût séparé pour voir quel est l'impact réel.
Et si mon chef se prépare un repas le soir pour lui-même ?
Ce sont souvent les repas du personnel les plus chers. Un repas de chef peut coûter €15-25 en ingrédients. Accorde-toi à l'avance sur ce qui est autorisé et ce qui ne l'est pas.
📚 Sources consultées
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Source officielle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Source officielle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Source officielle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Source officielle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Source officielle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Source officielle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Source officielle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Source officielle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Source officielle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Source officielle
Ministère de l'Agriculture et de la Souveraineté alimentaire — https://agriculture.gouv.fr
Les normes HACCP affichées dans cette application sont fournies à titre informatif uniquement. KitchenNmbrs ne garantit pas que les valeurs affichées sont à jour ou complètes. Consultez toujours le Ministère de l'Agriculture ou votre autorité locale pour la réglementation en vigueur.
Rédigé par
Jeffrey Smit
Fondateur & CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit a créé KitchenNmbrs à partir de 8 ans d'expérience pratique en tant que responsable cuisine chez 1NUL8 Group à Rotterdam. Sa mission : donner à chaque restaurateur le contrôle de ses coûts alimentaires.
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