Vérifier les factures semble ennuyeux, mais cela peut vous faire économiser des milliers d'euros par an. Les fournisseurs font des erreurs, facturent des prix incorrects ou des produits que vous n'avez pas reçus. En vérifiant régulièrement, vous évitez que ces erreurs ne rongent votre profit.
Pourquoi la vérification des factures rapporte de l'argent
Beaucoup de restaurateurs paient les factures sans les vérifier correctement. C'est compréhensible - vous n'avez pas le temps. Mais les fournisseurs font plus d'erreurs que vous ne le pensez :
- Mauvais prix (anciens tarifs, remises non appliquées)
- Double facturation du même produit
- Facturation de produits non livrés
- Erreurs de calcul sur les montants totaux
- Mauvais taux de TVA
? Exemple :
Restaurant avec 8 000 € d'achats par mois :
- Pourcentage d'erreurs des fournisseurs : 3 %
- Erreurs par mois : 8 000 € × 0,03 = 240 €
- Économies par an : 240 € × 12 = 2 880 €
Temps investi : 30 minutes par semaine = 111 € de l'heure !
Calculez vos économies potentielles
Pour savoir combien vous pouvez économiser, vous avez besoin de ces chiffres :
- Valeur d'achat mensuelle : Additionnez toutes les factures des fournisseurs
- Pourcentage d'erreurs estimé : Commencez par 2-4 % (réaliste pour la plupart des fournisseurs)
- Temps de vérification : Environ 5-10 minutes par facture
Formule pour les économies annuelles :
Économies annuelles = Achats mensuels × Pourcentage d'erreurs × 12
? Exemple de calcul :
Bistro avec 5 000 € d'achats par mois :
- Pourcentage d'erreurs estimé : 3 %
- Erreurs par mois : 5 000 € × 0,03 = 150 €
- Économies annuelles : 150 € × 12 = 1 800 €
- Temps : 20 factures × 7 minutes = 140 minutes/mois
ROI : 1 800 € d'économies pour 28 heures de travail = 64 € de l'heure
Qu'exactement vérifiez-vous
Concentrez-vous sur les choses qui rapportent le plus :
1. Prix par produit
- Comparez avec votre dernière commande ou liste de prix
- Vérifiez que les remises convenues sont appliquées
- Attention aux variations saisonnières (légumes, poisson)
2. Quantités et unités
- Le nombre de cartons, kilos, pièces est-il correct ?
- L'unité est-elle correcte ? (à l'unité vs par carton)
- Tous les produits ont-ils été réellement livrés ?
3. Montants totaux et TVA
- Vérifiez les sous-totaux (surtout sur les factures manuscrites)
- Vérifiez les taux de TVA : 5,5 % pour l'alimentation, 20 % pour le nettoyage
- Vérifiez le total final
⚠️ Attention :
Certains fournisseurs appliquent automatiquement 20 % de TVA sur tout. L'alimentation devrait être à 5,5 %. Cette différence peut vous faire économiser des centaines d'euros par an.
ROI de la vérification des factures
Le retour sur investissement de la vérification des factures est généralement excellent :
? Exemple de ROI :
Restaurant avec 12 000 € d'achats par mois :
- Investissement en temps : 3 heures par mois
- Erreurs trouvées : 2,5 % = 300 €/mois
- Économies annuelles : 3 600 €
- Salaire horaire pour la vérification : 100 €/heure
Même avec 1 % d'erreurs, vous gagnez encore 30 €/heure
De plus :
- Les fournisseurs deviennent plus précis : S'ils savent que vous vérifiez, ils font moins d'erreurs
- Meilleures négociations de prix : Vous connaissez vos vrais prix d'achat et pouvez mieux négocier
- Maîtrise du food cost : Les factures correctes donnent des chiffres fiables
Vérification numérique vs manuelle
Vous pouvez vérifier les factures de deux manières :
Manuelle (Excel ou papier) :
- Avantage : pas de coûts supplémentaires
- Inconvénient : chronophage, sujet aux erreurs
- Adapté à : petits établissements avec peu de fournisseurs
Numérique (via une application comme KitchenNmbrs) :
- Avantage : plus rapide, moins d'erreurs, calculs automatiques
- Inconvénient : coûts mensuels
- Adapté à : établissements qui veulent gagner du temps
Un système comme KitchenNmbrs vous aide en gardant trace de vos prix d'achat, ce qui vous permet de comparer plus rapidement les factures avec vos dernières commandes.
Comment calculer les économies grâce à la vérification des factures ?
Rassemblez vos données d'achat
Additionnez toutes les factures des fournisseurs des 3 derniers mois. Divisez par 3 pour obtenir vos achats mensuels moyens. C'est votre point de départ pour le calcul.
Estimez le pourcentage d'erreurs
Commencez par 2-4 % comme pourcentage d'erreurs réaliste. Vérifiez 1 mois de toutes les factures pour découvrir votre vrai pourcentage d'erreurs. Beaucoup de restaurants trouvent 2-5 % d'erreurs.
Calculez les économies potentielles
Multipliez vos achats mensuels par le pourcentage d'erreurs et par 12 pour les économies annuelles. Par exemple : 6 000 € × 0,03 × 12 = 2 160 € par an.
Calculez le ROI
Estimez combien de temps la vérification des factures coûte (5-10 min par facture). Divisez vos économies annuelles par le nombre d'heures. Cela vous donne votre salaire horaire pour la vérification.
✨ Pro tip
Commencez par vérifier vos 3 plus grands fournisseurs pendant 1 mois. Additionnez toutes les erreurs - cela vous donne le vrai pourcentage d'erreurs pour vos calculs.
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Questions fréquentes
Quel pourcentage d'erreurs les fournisseurs font-ils en moyenne ?
Vaut-il la peine de vérifier les petites factures ?
Que faire si je trouve une erreur sur une facture ?
Puis-je automatiser la vérification des factures ?
Combien de temps la vérification des factures prend-elle par semaine ?
Sources consultées
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Source officielle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Source officielle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Source officielle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Source officielle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Source officielle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Source officielle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Source officielle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Source officielle
Ministère de l'Agriculture et de la Souveraineté alimentaire — https://agriculture.gouv.fr
Les normes HACCP affichées dans cette application sont fournies à titre informatif uniquement. KitchenNmbrs ne garantit pas que les valeurs affichées sont à jour ou complètes. Consultez toujours le Ministère de l'Agriculture ou votre autorité locale pour la réglementation en vigueur.
Rédigé par
Jeffrey Smit
Fondateur & CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit a créé KitchenNmbrs à partir de 8 ans d'expérience pratique en tant que responsable cuisine chez 1NUL8 Group à Rotterdam. Sa mission : donner à chaque restaurateur le contrôle de ses coûts alimentaires.
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