Un caterer cobraba 18 € por persona en un almuerzo de empresa y acabó perdiendo 200 € por no incluir los costes de personal. Pasa más de lo que crees: te centras en los ingredientes, y todo lo demás se te escapa. Te cuento cómo calcular el coste real por persona para que tus almuerzos corporativos sean rentables de verdad.
¿Qué incluye el coste en catering?
En catering hay muchos más costes que las materias primas. Tienes que contar con:
- Ingredientes - todos los productos del menú
- Personal - preparación, transporte, servicio en el lugar
- Transporte - combustible, desgaste del vehículo
- Material - vajilla, bandejas calientes, manteles
- Embalaje - recipientes, film, servilletas
⚠️ Ojo:
Calcula siempre con un 5-10% de no-shows. Preparas para 50 personas, pero aparecen 45. Esos costes existen igual.
Calcular el coste de los ingredientes
Empieza por el menú y calcula cuánto cuestan los ingredientes por persona. Suma todo:
- Plato principal (carne, pescado, opción vegetariana)
- Guarniciones (patatas, verduras, salsas)
- Pan, mantequilla, decoración
- Bebidas (café, té, agua, zumo)
💡 Ejemplo almuerzo de empresa:
Menú para 40 personas:
- Bocadillos (1,20 € por persona)
- Rellenos y ensalada (2,80 € por persona)
- Sopa (0,90 € por persona)
- Fruta y galleta (1,10 € por persona)
- Bebidas (0,80 € por persona)
Total ingredientes: 6,80 € por persona
Personal y costes laborales
Calcula cuántas horas dedicas a este catering:
- Preparación - compras, mise en place, embalaje
- Transporte - ida y vuelta
- En el lugar - montaje, servicio, recogida
- Gestión posterior - limpieza del material, administración
Trabaja con tu tarifa horaria incluyendo cargas sociales. Para autónomos: mínimo 25-35 € por hora.
💡 Ejemplo costes de personal:
Almuerzo para 40 personas:
- Preparación: 3 h × 30 € = 90 €
- Transporte: 1,5 h × 30 € = 45 €
- En el lugar: 2 h × 30 € = 60 €
- Gestión posterior: 1 h × 30 € = 30 €
Total personal: 225 € (= 5,63 € por persona)
Transporte y material
No te olvides de estos costes:
- Combustible - calcula 0,35 € por kilómetro
- Alquiler/desgaste de material - bandejas calientes, vajilla
- Material de embalaje - film, recipientes, servilletas
- Seguro y riesgos - daños en el lugar del evento
💡 Ejemplo otros costes:
Para 40 personas:
- Transporte: 30 km × 0,35 € = 10,50 €
- Embalaje: 25 €
- Desgaste de material: 15 €
Otros costes: 50,50 € (= 1,26 € por persona)
Cálculo del coste total
Suma todos los costes y divide entre el número de personas:
Coste por persona = (Ingredientes + Personal + Transporte + Material) / Número de personas
💡 Cálculo completo:
Almuerzo de empresa para 40 personas:
- Ingredientes: 6,80 € por persona
- Personal: 5,63 € por persona
- Transporte/material: 1,26 € por persona
Coste total: 13,69 € por persona
Del coste al precio de venta
Tu coste es 13,69 € por persona. Ahora toca aplicar el margen. El margen habitual en catering se mueve entre el 40 % y el 60 %.
Precio de venta = Coste / (1 - Margen deseado %)
Con un margen del 45 %: 13,69 € / 0,55 = 24,89 € por persona sin IVA.
Con IVA del 10 %: 24,89 € × 1,10 = 27,38 € por persona con IVA.
⚠️ Ojo:
Añade siempre un margen de seguridad para no-shows e imprevistos. Mejor pasarte un 10 % arriba que salir perdiendo.
Llevar los costes de catering de forma digital
Según KitchenNmbrs, tras analizar datos reales de compras en distintos tipos de negocio hostelero, los caterers tienen de media un 15 % más de costes de los que esperaban. Bueno, pues herramientas como KitchenNmbrs te ayudan a:
- Crear fichas técnicas para tus menús de catering habituales
- Calcular automáticamente el coste por persona
- Comparar distintos menús por rentabilidad
- Registrar los precios de compra por proveedor
Eso te ahorra tiempo al preparar presupuestos y evita que se te cuele algún coste.
¿Calcularlo tú mismo?
En la app de KitchenNmbrs lo haces en unos pocos clics. 7 días gratis, sin tarjeta de crédito.
¿Te resultó útil este artículo?
Preguntas frecuentes
¿Qué margen es normal en catering?
¿Cómo calculo los no-shows en catering?
¿Debo cobrar el tiempo de desplazamiento por separado en trayectos largos?
¿Qué hago si el cliente pide cambios de última hora en el menú?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
Preguntas relacionadas
Explorar más temas
Cálculo de food cost para cada tipo de cocina
Sushi, pizzería, steakhouse o vegano — cada tipo de cocina tiene sus retos. KitchenNmbrs se adapta a tu concepto. Pruébalo gratis 14 días.
Iniciar prueba gratuita →