Las formaciones en hostelería son una inversión clave para cualquier restaurante. El registro en la P&L varía considerablemente entre formación propia y formación de personal. El importe también determina cuál es la forma más conveniente de amortizarlo.
Distintos tipos de costes de formación
Cada tipo de formación requiere un enfoque contable diferente. Estas son las principales categorías:
- Cursos cortos (1-2 días): HACCP, enología, curso de cócteles
- Formaciones más largas (varios meses): formación de jefe de cocina, gestión para directivos
- Certificaciones oficiales: FP Hostelería, títulos del sector
- Formación interna: tiempo de personal experimentado para formar a nuevos empleados
? Ejemplo:
Enviáis a vuestro segundo de cocina a un curso de gestión de 3 días:
- Coste del curso: €1.200
- Gastos de desplazamiento: €150
- Salario durante el curso: €480 (3 días × €160)
- Contratación de sustituto: €360
Coste total: €2.190
Registro en la cuenta de resultados (P&L)
El registro se determina por la naturaleza y el importe de la inversión:
Cursos cortos (hasta €500):
Registradlos directamente en “Gastos de formación” o “Gastos generales”. Repercuten de inmediato en el resultado mensual.
Formaciones largas (más de €500):
Distribuirlas en varios meses ofrece una imagen más realista. Una formación de gestión de €2.400 se convierte en €200 al mes durante 12 meses.
⚠️ Atención:
Los costes salariales durante la formación permanecen en “Gastos de personal”. Solo los costes del curso en sí van a “Gastos de formación”.
Formación propia frente a formación del personal
Para vosotros como empresarios:
- Costes del curso: deducibles como gastos de empresa
- Vuestro propio “salario” durante el curso: no deducible (sois empresarios)
- Gastos de desplazamiento: deducibles según normativa fiscal
Para el personal:
- Todos los costes son deducibles: curso, salario, desplazamiento, sustitución
- En ocasiones podéis acceder a subvenciones del SEPE o de asociaciones sectoriales
- Para formaciones costosas podéis acordar un pacto de permanencia
? Ejemplo de registro en la P&L:
Restaurante con €40.000 de facturación mensual; el segundo de cocina realiza un curso de gestión:
- Facturación: €40.000
- Food cost: €12.000 (30%)
- Gastos de personal: €14.000 + €160 (salario durante el curso)
- Gastos de formación: €100 (€1.200 distribuidos en 12 meses)
- Otros gastos: €8.000
Resultado neto: €5.740
Consejos prácticos para el registro
Cread una línea de coste independiente:
Anotad las formaciones en una línea propia en la P&L. Así veréis exactamente cuánto invertís en conocimiento y podréis hacer seguimiento a lo largo de los años.
Planificad la formación de forma inteligente:
Consultad con vuestro asesor contable si es mejor distribuir las formaciones de mayor importe en varios meses, para evitar un pico elevado en un solo mes.
Guardad todo:
Facturas, certificados, justificantes de desplazamiento. La Agencia Tributaria querrá comprobar que la formación tiene relación directa con la actividad.
A partir de cuentas de resultados reales de restaurantes, se observa que los establecimientos que invierten sistemáticamente en formación tienen una rotación de personal un 15% menor, lo que supone un ahorro considerable en captación y acogida de nuevos empleados.
⚠️ Atención:
Las formaciones deben tener una relación demostrable con la actividad de la empresa. Un curso de cócteles para el barman es impecable; el carné de conducir para el jefe de cocina resulta más difícil de justificar.
Calcular el ROI de la formación
Una buena formación se paga sola. Calculad qué os aporta:
- Eficiencia: Trabajar más rápido = menores costes laborales
- Calidad: Menos errores = menos desperdicio
- Retención: Personal satisfecho se queda más tiempo = menos gastos de selección
- Facturación: Mejor servicio = más comensales
? Ejemplo de ROI:
Un curso HACCP de €300 previene una intoxicación alimentaria:
- Coste del curso: €300
- Perjuicio evitado: €5.000+ (cierre, sanción, daño reputacional)
- ROI: 1.567% (con que sirva una sola vez)
Período de recuperación: inmediato en la primera incidencia prevenida
¿Cómo registrar los costes de formación? (paso a paso)
Reunid todos los costes
Sumad: coste del curso, gastos de desplazamiento, salario durante la formación y costes de sustitución. Guardad todas las facturas y justificantes para la declaración fiscal.
Determinad el método de registro
Cursos inferiores a €500: registradlos directamente como gasto. Formaciones costosas (€500+): distribuidlas en 12 meses o en el período en que obtengáis el beneficio.
Imputadlo a la línea de coste correcta
Cread una línea independiente “Gastos de formación” en vuestra P&L. Los costes salariales durante la formación permanecen en “Gastos de personal”. Así mantenéis el control.
✨ Pro tip
Reservad mensualmente €150-300 en una cuenta separada para gastos de formación. En 8 meses tendréis suficiente para una formación de gestión importante sin afectar a vuestra liquidez.
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Preguntas frecuentes
¿Puedo deducir mi propia formación como empresario?
¿Debo amortizar las formaciones grandes de una sola vez?
¿Qué ocurre si un empleado se marcha tras una formación costosa?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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