Registrar bien los costes de limpieza y mantenimiento puede subir tu beneficio mensual entre 300 y 600 € cerrando fugas que ni ves. La mayoría de restauradores lo mete todo bajo 'otros gastos' y así pierden el control total sobre su estructura de costes. Con una categorización sistemática, por fin sabes adónde va cada euro.
Cómo categorizar los costes de limpieza en tu P&L
Los costes de limpieza se distribuyen entre varias categorías de la P&L. Solo así puedes ver realmente adónde fluye tu dinero.
💡 Ejemplo de distribución de costes de limpieza:
Restaurante con 40.000 € de facturación mensual:
- Empresa de limpieza: 1.200 €/mes → Costes operativos
- Productos de limpieza: 180 €/mes → Coste de alimentos (APPCC)
- Mantenimiento campana extractora: 150 €/mes → Costes de local
- Reparaciones de equipos: 220 €/mes → Costes operativos
Total: 1.750 €/mes = 4,4% de la facturación
Cómo registrar el mantenimiento correctamente
El mantenimiento tiene distintas formas, y cada una merece su propio lugar en la P&L. Ojo, también su propio momento de imputación.
- Mantenimiento preventivo: Gastos planificados como revisiones anuales y mantenimiento de la campana extractora
- Mantenimiento correctivo: Reparaciones imprevistas en hornos, cámaras frigoríficas o instalaciones
- Mantenimiento menor: Reparaciones del día a día por debajo de 100 € como bombillas o pequeños desperfectos
- Mantenimiento mayor: Inversiones por encima de 500 € para equipamiento nuevo o reformas
⚠️ Atención:
El mantenimiento mayor (más de 500 €) se amortiza entre 2 y 5 años. No lo cargues directamente en los costes mensuales: trátalo como inversión en tu balance.
Benchmark: ¿qué es normal?
Limpieza más mantenimiento juntos suelen representar entre el 3% y el 6% de tu facturación. ¿Estás por encima del 6%? Pues tienes muy probablemente una fuga en tu estructura de costes — un error que le cuesta al restaurante medio entre 200 y 400 € al mes por falta de claridad contable.
💡 Benchmark por tipo de negocio:
- Fine dining: 4-6% (mucha lencería, limpieza intensiva)
- Casual dining: 3-5% (limpieza estándar)
- Fast casual: 2-4% (menos intensidad)
- Dark kitchen: 2-3% (sin sala para clientes)
Rutina de control mensual
Cada mes revisas de forma sistemática tus costes de limpieza y mantenimiento. Fija un presupuesto máximo por categoría.
- Suma todos los costes de limpieza: empresa, productos y tiempo de tu propio personal
- Divide entre la facturación mensual para obtener el porcentaje
- Compara con el mes anterior y con el mismo periodo del año pasado
- Analiza si los gastos importantes estaban planificados o fueron imprevistos
💡 Ejemplo de cálculo:
Facturación mensual: 35.000 €
- Empresa de limpieza: 980 €
- Productos de limpieza: 145 €
- Reparación lavavajillas: 280 €
- Mantenimiento campana extractora: 120 €
Total: 1.525 € = 4,4% de la facturación
Eso está dentro del rango saludable del 3-5%
Dónde suelen estar los errores
La mayoría de restaurantes pierde el control porque lo apunta todo bajo 'otros gastos'. Así desaparece cualquier visibilidad sobre tu estructura de costes real. Según KitchenNmbrs, esta práctica es una de las causas más frecuentes de pérdidas silenciosas en hostelería.
- Sin distinción: Agruparlo todo en una sola partida impide ver el coste por tipo
- Costes de personal ocultos: El tiempo que tu equipo dedica a limpiar no se computa
- Sin presupuesto: No tener un límite mensual equivale a gasto descontrolado
- Imputación incorrecta: Cargar el mantenimiento mayor directamente en vez de amortizarlo
Administración digital
Herramientas como KitchenNmbrs te permiten registrar los costes por categoría. Así revisas tus porcentajes cada mes de forma automática y te mantienes dentro del presupuesto.
¿Calcularlo tú mismo?
En la app de KitchenNmbrs lo haces en unos pocos clics. 7 días gratis, sin tarjeta de crédito.
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Preguntas frecuentes
¿Cuánto debería costar la limpieza y el mantenimiento?
¿Dónde registro los productos de limpieza?
¿Tengo que incluir el tiempo de mi personal en limpieza?
¿Cuándo pasa un gasto de mantenimiento a ser una inversión?
¿Cómo evito reparaciones imprevistas que me descuadran el mes?
¿Qué contratos de mantenimiento son obligatorios?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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