Hacer catering sin saber tu punto de equilibrio es tirar dinero. Los eventos tienen estructuras de costes muy particulares: transporte, personal extra, material y horas de preparación que debes invertir antes de cobrar un solo euro. Saber exactamente con cuántos comensales cubres gastos te evita aceptar trabajos que te dejan en rojo.
¿Qué es el break-even en catering?
El break-even —o punto de equilibrio— es el momento en que tus ingresos totales igualan exactamente todos tus costes. El catering es fundamentalmente distinto a un restaurante porque trabajas con un número cerrado de comensales y cargas con costes propios de cada evento.
💡 Ejemplo:
Boda para 80 personas, precio 45 € por persona:
- Facturación total: 80 × 45 € = 3.600 €
- Costes totales: 2.880 €
- Beneficio: 720 €
Break-even: 2.880 € ÷ 45 € = 64 comensales
¿Qué costes incluyes en catering?
El catering arrastra partidas que no existen en restauración tradicional. Ojo, si no las metes todas en el cálculo, te estás engañando solo.
Costes variables (por persona)
- Materias primas: coste de alimentos estándar del 25-35% del precio por persona
- Envases y desechables: platos, cubiertos, servilletas (1-3 € por persona)
- Bebidas: si las suministras (3-8 € por persona)
Costes fijos (por evento)
- Transporte: combustible, posible alquiler de furgoneta (50-200 €)
- Personal extra: servicio en sala (150-300 € por persona)
- Material: chafing dishes, mesas, mantelería (100-500 €)
- Preparación: horas extra de cocina (2-4 horas × coste horario del chef)
⚠️ Atención:
Compra siempre con un 5-10% extra de comensales. En catering preparas con antelación y no puedes hacer un pedido urgente a mitad del servicio.
Fórmula del break-even para catering
La fórmula es sencilla, pero todos los costes tienen que estar bien registrados:
Número de comensales en break-even = Costes fijos totales ÷ (Precio por persona - Costes variables por persona)
💡 Ejemplo de cálculo:
Almuerzo de empresa, precio 32 € por persona:
- Costes variables: 12 € (alimentos) + 2 € (envases) = 14 € por persona
- Costes fijos: 80 € (transporte) + 200 € (chef 4 horas) + 120 € (material) = 400 €
- Margen por persona: 32 € - 14 € = 18 €
Break-even: 400 € ÷ 18 € = 23 comensales
Consejos prácticos para el break-even en catering
Establece un mínimo de comensales
Muchos cáterers trabajan con un mínimo de asistentes —por ejemplo 20 o 30 personas—. Así garantizas que siempre estás por encima del break-even y que los costes fijos quedan cubiertos.
Diferentes rangos de precio
Ofrece varios menús a distintos precios. En mi experiencia, he visto una y otra vez que los menús más caros generan mejores márgenes porque los costes fijos se mantienen idénticos:
- Menú básico: 25 € por persona, margen 10 €
- Menú premium: 40 € por persona, margen 20 €
Con el menú premium alcanzas el break-even con la mitad de comensales.
💡 Ejemplo de diferencia de precio:
Costes fijos 600 €, dos opciones de menú:
- Básico (10 € de margen): break-even en 60 comensales
- Premium (20 € de margen): break-even en 30 comensales
El mismo trabajo. La mitad de comensales para entrar en beneficios.
El riesgo de los no-shows
Pues sí, en catering es habitual que una parte de los confirmados no aparezca. Tenlo en cuenta al planificar:
- Eventos corporativos: 5-10% de no-shows
- Bodas: 2-5% de no-shows
- Fiestas informales: 10-20% de no-shows
Deja claro en el contrato si el cliente paga por los asistentes confirmados o únicamente por los que se presenten.
Herramientas digitales para el cálculo del break-even
Hacer los cálculos a mano consume demasiado tiempo. Según KitchenNmbrs, usar software especializado permite simular distintos precios y números de comensales en segundos, lo que te da la agilidad necesaria para preparar presupuestos precisos sobre la marcha.
¿Calcularlo tú mismo?
En la app de KitchenNmbrs lo haces en unos pocos clics. 7 días gratis, sin tarjeta de crédito.
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Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si tengo menos comensales que mi break-even?
¿Debo incluir el IVA en el cálculo del break-even?
¿Cómo gestiono los cambios de último momento en el número de comensales?
¿Cómo calculo los desplazamientos y el tiempo de viaje?
¿Debo contemplar el riesgo de cancelación en mi break-even?
¿Qué margen neto es razonable en catering?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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