Die Gewinnschwelle für Catering zu berechnen ist entscheidend, um zu wissen, wie viele Gäste du mindestens brauchst, um die Kosten zu decken. Bei Events hast du andere Kosten als in deinem Restaurant: Transport, zusätzliches Personal, Material und oft einen festen Betrag für die Vorbereitung. In diesem Artikel lernst du Schritt für Schritt, wie du genau berechnest, wann dein Catering-Event rentabel wird.
Was ist die Gewinnschwelle beim Catering?
Die Gewinnschwelle ist der Punkt, an dem deine Gesamteinnahmen gleich deinen Gesamtkosten sind. Beim Catering unterscheidet sich dies von deinem Restaurant, weil du oft mit einer festen Anzahl von Gästen arbeitest und zusätzliche Kosten für Ort, Transport und Aufbau hast.
💡 Beispiel:
Hochzeit für 80 Personen, Preis €45 pro Person:
- Gesamtumsatz: 80 × €45 = €3.600
- Gesamtkosten: €2.880
- Gewinn: €720
Gewinnschwelle: €2.880 ÷ €45 = 64 Gäste
Welche Kosten zählst du beim Catering mit?
Catering hat andere Kostenstellen als dein normaler Restaurantbetrieb. Es ist wichtig, alles einzubeziehen, sonst rechnest du dich arm.
Variable Kosten (pro Person)
- Zutaten: übliche Lebensmittelkosten 25-35% des Preises pro Person
- Verpackung: Teller, Besteck, Servietten (€1-3 pro Person)
- Getränke: falls du diese lieferst (€3-8 pro Person)
Fixkosten (pro Event)
- Transport: Benzin, eventuell Busmiete (€50-200)
- Zusätzliches Personal: Bedienung vor Ort (€150-300 pro Person)
- Material: Chafing Dishes, Tische, Leinen (€100-500)
- Vorbereitung: zusätzliche Küchenzeit (2-4 Stunden × Stundenlohn Chef)
⚠️ Achtung:
Rechne immer mit 5-10% zusätzlichen Gästen für deine Einkäufe. Beim Catering bereitest du im Voraus vor und kannst nicht schnell nachbestellen.
Gewinnschwellenformel für Catering
Die Formel ist einfach, aber du musst alle Kosten gut erfassen:
Gewinnschwelle Anzahl Gäste = Gesamtfixkosten ÷ (Preis pro Person - Variable Kosten pro Person)
💡 Beispielberechnung:
Geschäftslunch, Preis €32 pro Person:
- Variable Kosten: €12 (Essen) + €2 (Verpackung) = €14 pro Person
- Fixkosten: €80 (Transport) + €200 (Chef 4 Stunden) + €120 (Material) = €400
- Marge pro Person: €32 - €14 = €18
Gewinnschwelle: €400 ÷ €18 = 23 Gäste
Praktische Tipps für die Catering-Gewinnschwelle
Mindestanzahl von Gästen festlegen
Viele Caterer arbeiten mit einer Mindestanzahl von Gästen (zum Beispiel 20 oder 30). Dies stellt sicher, dass du immer über deiner Gewinnschwelle liegst und die Fixkosten gedeckt sind.
Verschiedene Preisklassen
Biete mehrere Menüs mit unterschiedlichen Preisen an. Ein teureres Menü hat oft eine bessere Marge, weil die Fixkosten gleich bleiben:
- Basis-Menü: €25 pro Person, Marge €10
- Premium-Menü: €40 pro Person, Marge €20
Beim Premium-Menü erreichst du deine Gewinnschwelle bei der Hälfte der Gastzahl.
💡 Beispiel Preisunterschied:
Fixkosten €600, zwei Menü-Optionen:
- Basis (€10 Marge): Gewinnschwelle 60 Gäste
- Premium (€20 Marge): Gewinnschwelle 30 Gäste
Gleiche Arbeit, halb so viele Gäste nötig für Gewinn.
No-Show-Risiko einkalkulieren
Beim Catering hast du oft mit Gästen zu tun, die nicht erscheinen. Berücksichtige dies in deiner Planung:
- Geschäftliche Events: 5-10% No-Show
- Hochzeiten: 2-5% No-Show
- Informelle Feiern: 10-20% No-Show
Treffe klare Absprachen über die Bezahlung: wird für die Anzahl der angemeldeten Gäste bezahlt oder nur für diejenigen, die erscheinen?
Digitale Hilfe bei der Gewinnschwellenberechnung
Die manuelle Berechnung der Gewinnschwelle bei verschiedenen Szenarien kostet Zeit. Eine App wie KitchenNmbrs hilft dir, schnell verschiedene Preise und Gastzahlen durchzurechnen, damit du vor Ort ein scharfes Angebot machen kannst.
Wie berechnest du die Gewinnschwelle für ein Catering-Event? (Schritt für Schritt)
Erfasse alle Fixkosten
Addiere auf, was du unabhängig von der Gastzahl ausgibst: Transport, zusätzliches Personal, Material, Vorbereitungszeit. Das sind deine Fixkosten pro Event.
Berechne variable Kosten pro Person
Addiere Zutaten, Verpackung und eventuell Getränke auf. Das sind deine Kosten, die mit der Gastzahl skalieren.
Bestimme deine Marge pro Person
Ziehe die variablen Kosten pro Person von deinem Verkaufspreis ab. Das ist, wie viel jeder Gast zur Deckung deiner Fixkosten beiträgt.
Berechne deine Gewinnschwelle
Teile deine gesamten Fixkosten durch deine Marge pro Person. Das Ergebnis ist die Mindestanzahl von Gästen, die du brauchst, um die Kosten zu decken.
✨ Pro tip
Erstelle ein Standard-Kostenblatt für Catering mit allen Fixposten. Dann musst du nur noch die Gastzahl und Menüwahl eingeben, um schnell deine Gewinnschwelle zu kennen.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
War dieser Artikel hilfreich?
Häufig gestellte Fragen
Was ist, wenn ich weniger Gäste bekomme als meine Gewinnschwelle?
Dann machst du Verlust beim Event. Arbeite daher mit Mindestgastzahlen oder erhöhe deinen Preis pro Person, um auch bei weniger Gästen rentabel zu sein.
Muss ich die Mehrwertsteuer in meine Gewinnschwellenberechnung einbeziehen?
Rechne immer ohne Mehrwertsteuer. Dein Cateringpreis im Angebot ist inklusive 19% Mehrwertsteuer, aber für deine Gewinnschwelle rechnest du mit dem Preis ohne Mehrwertsteuer.
Wie gehe ich mit Last-Minute-Änderungen der Gastzahl um?
Treffe klare Absprachen darüber, wann die endgültige Anzahl feststeht. Berechne einen Aufschlag für Änderungen innerhalb von 48 Stunden vor dem Event.
Was ist eine realistische Gewinnmarge beim Catering?
Catering kann höhere Margen haben als Restaurantbetrieb, weil du weniger Overhead hast. Strebe nach 15-25% Nettogewinn nach allen Kosten.
Wie berechne ich Fahrtzeit und -kosten?
Berechne €0,30-0,40 pro Kilometer und zähle Fahrtzeit als Arbeitskosten mit. Bei Events weiter als 50 km berechnest du oft einen Transportzuschlag.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
Berechnen Sie Ihren Break-even-Punkt in Sekunden
Food Cost ist nur ein Teil der Geschichte. KitchenNmbrs hilft Ihnen auch, Arbeitskosten und sonstige Kosten zu strukturieren für eine vollständige Break-even-Übersicht. Kostenlos starten.
Kostenlose Testversion starten →