Lo reconozco: durante años fui postergando las evaluaciones de proveedores porque creía que salían demasiado caras. Pero cuando por fin hice los números y vi cuánto estaba pagando de más cada mes, se me cayó el alma a los pies. Una evaluación bien hecha puede ahorrarte cientos de euros mensuales.
¿Por qué calcular los costes de una evaluación de proveedores?
Una evaluación a fondo parece cara, pero un proveedor equivocado te cuesta mucho más. Fíjate: un proveedor un 15% más caro que la alternativa, con una compra mensual de 3.000 €, te supone 450 € al mes. O sea, 5.400 € al año tirados a la basura.
Calcular los costes de la evaluación antes de empezar te permite:
- Fijar un presupuesto realista
- Decidir cuántos proveedores vas a comparar
- Estimar el retorno de la inversión
- Organizar mejor tu tiempo
Los 4 componentes de coste en una evaluación de proveedores
Una evaluación completa tiene 4 partidas que no puedes ignorar:
💡 Ejemplo de desglose de costes:
Evaluación de 3 nuevos proveedores de verdura:
- Pedidos de prueba: 180 € (3 × 60 €)
- Inversión en tiempo: 200 € (8 horas a 25 €)
- Logística adicional: 45 €
- Administración: 25 €
Total: 450 €
Los pedidos de prueba: la partida más grande
Los pedidos de prueba representan entre el 60% y el 80% del coste total. El cálculo es sencillo:
Coste pedidos de prueba = Número de proveedores × Pedido medio × Porcentaje de merma
⚠️ Ojo:
Trabaja con un porcentaje de merma del 30-50%. No podrás aprovechar todos los productos de prueba porque la calidad, el sabor o el formato difieren de lo que usas habitualmente.
Por cada proveedor, lo ideal es pedir:
- 3-5 productos principales que usas con frecuencia
- 1-2 productos nuevos para testear el surtido
- Cantidades mínimas (normalmente un envase por producto)
Valorar tu tiempo con una tarifa horaria
Tu tiempo tiene un coste, aunque no te pagues a ti mismo por horas. Trabaja con 20-30 € por hora para el tiempo dedicado a la evaluación:
💡 Tiempo invertido por proveedor:
- Primer contacto y oferta: 30 minutos
- Realizar el pedido: 15 minutos
- Revisar la entrega: 20 minutos
- Probar los productos en cocina: 45 minutos
- Evaluación y decisión: 30 minutos
Total: 2,5 horas por proveedor
Con 3 proveedores y 25 €/hora: 7,5 horas × 25 € = 188 €. Mira, no es poco.
Logística adicional y costes administrativos
No te olvides de estos costes «ocultos»:
- Entregas extra: Más proveedores significa más recepciones que supervisar
- Almacenamiento: Los productos de prueba ocupan espacio en cámara
- Administración: Códigos de proveedor nuevos, contratos, NIF
- Formación del equipo: El chef y el personal de cocina necesitan conocer los nuevos productos
Añade un 10-15% sobre el total de la evaluación para cubrir estas partidas.
Cálculo del ROI: ¿cuándo merece la pena evaluar?
La evaluación compensa cuando el ahorro mensual supera los costes de evaluación divididos entre 12:
Ahorro mínimo mensual = Costes de evaluación ÷ 12
💡 Ejemplo de ROI:
Costes de evaluación: 450 €
Ahorro mínimo mensual: 450 € ÷ 12 = 38 €
Si el nuevo proveedor es 50 € al mes más barato, recuperas la inversión en 9 meses. Cada año siguiente ahorras 600 € netos.
Cómo reducir los costes de evaluación
Bueno, hay formas inteligentes de apretar sin perder rigor:
- Empieza con 2 proveedores: No te lances a comparar 5 a la vez
- Céntrate en las materias primas de mayor volumen: Evalúa primero tus partidas de compra más grandes
- Aprovecha los productos de prueba al máximo: Planifica menús o platos del día en torno a ellos
- Agrupa evaluaciones: Compara verdura y fruta del mismo proveedor en una sola ronda
Según KitchenNmbrs, herramientas específicas para hostelería te ayudan a registrar con exactitud el ahorro conseguido tras cada evaluación.
⚠️ Eso sí:
No recortes en el control de calidad. Un mal proveedor acaba costándote mucho más que una evaluación rigurosa.
¿Calcularlo tú mismo?
En la app de KitchenNmbrs lo haces en unos pocos clics. 7 días gratis, sin tarjeta de crédito.
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Preguntas frecuentes
¿Cuántos proveedores debo evaluar a la vez?
¿Puedo simplemente tirar los productos de prueba que no sirvan?
¿Con qué frecuencia debo evaluar a mis proveedores?
¿Y si la evaluación no arroja ninguna mejora?
¿Puedo pedir muestras gratuitas a los proveedores?
¿Son deducibles los costes de evaluación?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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