El estudio de cocina de Marco recibió un encargo el mes pasado: taller de pasta más cena de tres platos para 25 personas. Dos servicios distintos, dos tipos de IVA y un precio total cerrado. Así calculas un margen bruto sano en este tipo de eventos combinados.
La estructura de costes de un evento combinado
Cuando ofreces actividad y catering, te enfrentas a partidas de coste diferentes, cada una con su propio cálculo de margen:
- Costes de la actividad: material, monitores, local
- Costes de catering: ingredientes, elaboración, vajilla
- Costes de personal: monitor de actividad + cocina/servicio
- Costes logísticos: transporte, montaje, desmontaje
⚠️ Cuidado:
Las actividades suelen llevar un 21 % de IVA, el catering un 10 %. Divide tu presupuesto en dos partes para calcular el IVA correctamente.
Cálculo de margen por componente
Trata la actividad y el catering como centros de beneficio separados, cada uno con su margen objetivo:
- Margen actividad: normalmente 40-60 % (más alto porque es exclusivo)
- Margen catering: normalmente 60-70 % (comparable a otros trabajos de catering)
- Logística: factura a precio de coste + 20-30 % de recargo
? Ejemplo de cálculo:
Evento de empresa para 20 personas: taller + almuerzo
- Coste actividad: 300 € (material + monitor 3 horas)
- Coste catering: 180 € (9 € por persona en coste de alimentos)
- Transporte/montaje: 120 €
- Costes totales: 600 €
Precio de venta objetivo: actividad 750 € + catering 600 € = 1.350 € total
Margen: (1.350 € - 600 €) / 1.350 € = 55,6 %
IVA bien calculado
El desglose de IVA es clave para tu cálculo de margen neto:
- Actividad: 21 % IVA → 750 € con IVA = 619,83 € sin IVA
- Catering: 10 % IVA → 600 € con IVA = 545,45 € sin IVA
- Total sin IVA: 1.165,28 €
Tu margen real queda en: (1.165,28 € - 600 €) / 1.165,28 € = 48,5 %
? Ejemplo práctico:
Teambuilding + barbacoa para 30 personas
- Teambuilding: 900 € con 21 % IVA = 743,80 € sin IVA
- Barbacoa catering: 1.200 € con 10 % IVA = 1.090,91 € sin IVA
- Costes totales: 850 €
Margen: (1.834,71 € - 850 €) / 1.834,71 € = 53,7 %
Factores de riesgo a tener en cuenta
Los eventos combinados tienen riesgos extra que afectan a tu margen:
- Tiempo atmosférico: las actividades al aire libre pueden cancelarse
- No-shows: preparas para 20 y vienen 17
- Timing: la actividad se alarga, el catering se enfría
- Ubicación: costes extra de electricidad, agua, residuos
Por eso, suma un colchón de riesgo del 5-10 % a tu coste total. Esto es algo que la mayoría de los cocineros tardan en aprender: hasta que les revienta un par de eventos donde todo salió mal.
⚠️ Importante:
Pacta siempre un mínimo de asistentes. Si no, tu margen puede desaparecer por culpa de demasiados no-shows.
Herramientas digitales para cálculos complejos
Con tantas variables, calcular a mano es propenso a errores. Un sistema te ayuda con:
- Cálculo de coste por persona para la parte de catering
- Gestión de recetas para los platos estándar del catering
- Control de margen por tipo de evento
La parte de actividades hay que llevarla aparte, pero según KitchenNmbrs, para el catering tienes un control preciso de tu coste de alimentos y rentabilidad.
¿Cómo calcular el margen de un evento combinado? (paso a paso)
Divide todos los costes por categorías
Separa costes de actividad (material, monitores), costes de catering (ingredientes, elaboración) y costes logísticos (transporte, montaje). Así ves de dónde viene tu beneficio.
Calcula el margen objetivo por componente
Las actividades pueden tener un 40-60 % de margen, el catering un 60-70 %. Suma todos los costes y determina tu precio de venta mínimo por componente.
Aplica el IVA correctamente en tu presupuesto
Divide tu presupuesto: actividades al 21 % de IVA, catering al 10 %. Calcula tu margen real sobre los importes sin IVA.
Añade un colchón de riesgo
Suma un 5-10 % extra a tu coste total para imprevistos como mal tiempo, no-shows o actividades que se alargan. Pacta un mínimo de asistentes.
✨ Pro tip
Calcula siempre un 'factor meteorológico' de 150-250 € para eventos al aire libre: para ubicación alternativa, transporte extra o actividad de interior con 48 horas de margen.
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Preguntas frecuentes
¿Qué IVA se aplica a actividades frente a catering?
¿Qué margen es realista para eventos combinados?
¿Cómo gestiono los no-shows en el catering?
¿Debo facturar el transporte y montaje por separado?
¿Puedo usar márgenes distintos según el tipo de actividad?
¿Cómo calculo el coste del personal que hace actividad y catering?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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