Kaffeeservice in der Betriebsverpflegung hat andere Margen als normale Gastronomie. Du lieferst nicht nur Kaffee, sondern einen kompletten Service. Das bedeutet andere Kosten als in deinem Restaurant. In diesem Artikel lernst du Schritt für Schritt, wie du eine rentable Marge bei Kaffee-Arrangements berechnest.
Was macht Kaffeeservice anders?
Bei Kaffeeservice für Unternehmen lieferst du nicht nur Kaffee, sondern einen kompletten Service. Das bedeutet andere Kosten als in deinem Restaurant:
- Transport von Geräten und Materialien
- Auf- und Abbau vor Ort
- Personal, das mitfährt
- Zusätzliches Verpackungsmaterial (Wegwerfbecher, Zucker, Milch)
Berechne deine Gesamtkosten pro Person
Für eine gute Marge musst du alle Kosten einrechnen. Nicht nur den Kaffee selbst, sondern auch alles drumherum.
💡 Beispiel: 50 Personen, 2 Stunden Kaffeeservice
Direkte Kosten pro Person:
- Kaffee (2 Tassen): €0,80
- Milch, Zucker, Rührstäbchen: €0,15
- Wegwerfbecher: €0,20
- Kekse/Gebäck: €1,50
Direkte Kosten: €2,65 pro Person
Aber dazu kommen noch die indirekten Kosten:
- Transport: Benzin, Verschleiß des Transporters
- Personal: Fahrtzeit + Arbeitszeit vor Ort
- Geräte: Abschreibung Kaffeemaschine, Thermoskannen
Indirekte Kosten verrechnen
Diese Kosten sind schwieriger zu berechnen, aber genauso wichtig für deine Marge.
💡 Beispiel: indirekte Kosten für 50 Personen
- Personal (4 Stunden × €18): €72
- Transport (50km × €0,35): €17,50
- Geräte (Abschreibung): €25
Gesamt: €114,50 ÷ 50 Personen = €2,29 pro Person
⚠️ Achtung:
Rechne immer die Fahrtzeit in deine Personalkosten ein. Dein Mitarbeiter ist 4 Stunden weg für 2 Stunden Service.
Gesamtkostpreis und gewünschte Marge
Jetzt kannst du deinen Gesamtkostpreis berechnen und eine Marge festlegen:
- Direkte Kosten: €2,65
- Indirekte Kosten: €2,29
- Gesamtkostpreis: €4,94 pro Person
Für Catering ist eine Marge von 60-70% üblich. Das bedeutet, dass deine Kosten maximal 30-40% deines Verkaufspreises ausmachen dürfen.
💡 Berechnung Verkaufspreis:
Kostpreis: €4,94
Gewünschte Marge: 65% (Kosten = 35%)
Minimaler Verkaufspreis: €4,94 ÷ 0,35 = €14,11 pro Person
Gerundet: €14,50 pro Person exkl. MwSt.
MwSt. und Endpreis
Vergiss die MwSt. nicht in deinem Angebot. Für Kaffeeservice gilt 9% MwSt.:
- Preis exkl. MwSt.: €14,50
- MwSt. (9%): €1,31
- Endpreis: €15,81 pro Person
Variable Faktoren, die deine Marge beeinflussen
Einige Faktoren können deine Kosten und damit deine Marge verändern:
- Entfernung: weiter weg = höhere Transportkosten
- Dauer: längerer Service = mehr Personalkosten
- Größe: mehr Personen = niedrigere Kosten pro Person
- Luxus-Niveau: frisches Gebäck vs. Kekse aus der Fabrik
⚠️ Achtung:
Bei kleinen Gruppen (unter 20 Personen) werden deine Kosten pro Person viel höher. Rechne dann mit einem Mindestbetrag.
Digitale Hilfsmittel
Mit einer App wie KitchenNmbrs kannst du alle deine Cateringkosten pro Arrangement verfolgen. Du siehst sofort deine Marge pro Kunde und kannst schnell Angebote mit den richtigen Preisen erstellen.
Wie berechnest du die Marge bei Kaffeeservice? (Schritt für Schritt)
Berechne direkte Kosten pro Person
Addiere alle Zutaten und Materialien: Kaffee, Milch, Zucker, Becher, Gebäck. Das sind die Kosten, die direkt mit der Anzahl der Personen steigen.
Berechne indirekte Kosten und teile auf
Rechne Transport, Personal (einschließlich Fahrtzeit) und Geräte aus. Teile diese Summe durch die Anzahl der Personen, um die Kosten pro Person zu erhalten.
Bestimme Verkaufspreis mit gewünschter Marge
Addiere direkte und indirekte Kosten. Teile durch deinen gewünschten Kostenprozentsatz (z.B. 0,35 für 65% Marge), um deinen minimalen Verkaufspreis zu berechnen.
✨ Pro tip
Erstelle ein Standard-Berechnungsblatt für verschiedene Gruppengrößen. So kannst du schnell Angebote erstellen und vergisst keine Kosten.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Welche Marge ist normal für Kaffeeservice-Catering?
Eine Marge von 60-70% ist üblich für Catering. Das bedeutet, dass deine Kosten maximal 30-40% deines Verkaufspreises ausmachen dürfen.
Muss ich Fahrtzeit in meine Personalkosten einrechnen?
Ja, unbedingt. Wenn dein Mitarbeiter 4 Stunden weg ist für 2 Stunden Service, rechnest du 4 Stunden Lohn. Sonst machst du bei jedem Arrangement Verlust.
Wie berechne ich Transportkosten für Catering?
Rechne mit €0,35 pro Kilometer (Hin- und Rückfahrt). Das deckt Benzin, Versicherung und Verschleiß deines Transporters.
Welche MwSt. gilt für Kaffeeservice bei Unternehmen?
Für Kaffeeservice gilt 9% MwSt., genauso wie für Essen in Restaurants. Das ist niedriger als die 21% für alkoholische Getränke.
Wann sollte ich einen Mindestbetrag anrechnen?
Bei Gruppen unter 20 Personen werden deine Kosten pro Person zu hoch. Rechne dann mit einem Mindestbetrag von beispielsweise €300 pro Arrangement.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
Food-Cost-Kontrolle für Großküchen
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