Un margen rentable en el servicio de café empieza por calcular todos los costes ocultos. El catering empresarial se diferencia de la hostelería habitual por precios por persona más bajos pero costes logísticos más elevados. Aquí tienes el cálculo exacto para conseguir un margen saludable.
¿Qué hace diferente al servicio de café?
El servicio de café para empresas va mucho más allá de preparar cafés. Ofreces una experiencia completa con partidas de coste bien diferenciadas:
- Transporte de maquinaria y materiales
- Montaje y desmontaje en el lugar del evento
- Personal que se desplaza contigo
- Material de un solo uso (vasos desechables, azúcar, leche)
Calcula tu coste total por persona
Una tarificación rentable exige tener claras todas las partidas. O sea, no solo el café, sino el cuadro completo.
? Ejemplo: 50 personas, 2 horas de servicio de café
Costes directos por persona:
- Café (2 tazas): €0,80
- Leche, azúcar, palitos removedores: €0,15
- Vasos desechables: €0,20
- Galletas/repostería: €1,50
Costes directos: €2,65 por persona
Pero los costes no acaban ahí. Las partidas indirectas son, muchas veces, las que marcan el resultado final:
- Transporte: combustible, desgaste del vehículo
- Personal: tiempo de desplazamiento más tiempo de servicio
- Maquinaria: amortización de la cafetera, termos
Cómo repercutir los costes indirectos
Estos costes suelen pasar desapercibidos, pero te devoran el margen. En mi experiencia, uno de los puntos ciegos más frecuentes en la gestión de cocina es subestimar el tiempo de desplazamiento y los costes de transporte en catering.
? Ejemplo: costes indirectos para 50 personas
- Personal (4 horas × €18): €72
- Transporte (50 km × €0,35): €17,50
- Maquinaria (amortización): €25
Total: €114,50 ÷ 50 personas = €2,29 por persona
⚠️ Ojo:
Incluye siempre el tiempo de desplazamiento en el coste de personal. Tu empleado está fuera 4 horas para prestar 2 horas de servicio.
Coste total y margen deseado
Ahora toca hacer números:
- Costes directos: €2,65
- Costes indirectos: €2,29
- Coste total: €4,94 por persona
En catering, los profesionales trabajan con márgenes del 60-70%. Los costes no deben superar el 30-40% del precio de venta.
? Cálculo del precio de venta:
Coste: €4,94
Margen deseado: 65% (costes = 35%)
Precio mínimo de venta: €4,94 ÷ 0,35 = €14,11 por persona
Redondeado: €14,50 por persona sin IVA
IVA y precio final
Olvidarte del IVA equivale a regalar un 10% de margen:
- Precio sin IVA: €14,50
- IVA (10%): €1,45
- Precio final: €15,95 por persona
Factores variables que afectan tu margen
Cada servicio es distinto. Fíjate en estos factores, porque determinan el margen real:
- Distancia: más lejos equivale a mayor coste de transporte
- Duración: más horas de servicio significa más coste de personal
- Tamaño del grupo: más personas reduce el coste por cabeza
- Nivel de producto: repostería artesana frente a galletas industriales
⚠️ Ojo:
Con grupos pequeños, por debajo de 20 personas, el coste por persona se dispara. Establece un importe mínimo por servicio.
Herramientas digitales
Según KitchenNmbrs, controlar todos los costes de catering por servicio es mucho más ágil con un software específico. Ves tu margen por cliente en tiempo real y preparas presupuestos con precios correctos en mucho menos tiempo.
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Preguntas frecuentes
¿Qué margen es habitual en catering de servicio de café?
¿Tengo que incluir el tiempo de desplazamiento en los costes de personal?
¿Cómo calculo los costes de transporte para catering?
¿Qué IVA se aplica al servicio de café para empresas?
¿Cuándo debo aplicar un importe mínimo por servicio?
¿Cómo repercuto la amortización de la maquinaria de café?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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