Ein monatlicher KPI-Bericht gibt dir die Kontrolle über dein Restaurant, ohne dass du Buchhaltungserfahrung brauchst. Viele Restaurantbesitzer ertrinken in Zahlen oder wissen nicht, welche Zahlen wichtig sind. In diesem Artikel lernst du Schritt für Schritt, wie du ein einfaches Dashboard mit den 5 wichtigsten Zahlen erstellst, die du jeden Monat überprüfen musst.
Die 5 wesentlichen KPIs für deinen Monatsbericht
Du musst kein Buchhalter sein, um dein Restaurant finanziell zu steuern. Diese 5 Zahlen sagen dir alles, was du wissen musst:
- Umsatz pro Tag - wie viel Verkauf machst du durchschnittlich?
- Lebensmittelkostenquote - wie viel geht für Zutaten aus?
- Anzahl der Couverts - wie viele Gäste pro Tag?
- Durchschnittlicher Rechnungswert - wie viel gibt jeder Gast aus?
- Rohertrag - wie viel bleibt nach Zutaten übrig?
💡 Beispiel KPI-Übersicht März:
Restaurant Die Geschmacksmeister, 31 Tage:
- Gesamtumsatz: €45.000
- Zutatenkosten: €14.400
- Anzahl Couverts: 1.240
- Arbeitstage: 26
Umsatz pro Tag: €1.731 | Lebensmittelkosten: 32% | Couverts/Tag: 48 | Rechnungswert: €36,29
Wie berechnest du diese Zahlen ohne komplizierte Buchhaltung?
Du brauchst keine teure Software. Die meisten Zahlen holst du aus deinem Kassensystem oder täglichen Notizen:
Umsatz pro Arbeitstag:
Gesamtumsatz des Monats ÷ Anzahl der Arbeitstage = durchschnittlicher Tagesumsatz
Lebensmittelkostenquote:
(Gesamtzutatenkosten ÷ Gesamtumsatz ohne MwSt.) × 100
⚠️ Achtung:
Berechne deine Lebensmittelkosten immer mit dem Umsatz OHNE MwSt. Bei €45.000 inkl. 19% MwSt. sind das €37.815 ohne MwSt. Sonst sieht deine Lebensmittelkostenquote künstlich niedriger aus.
Durchschnittlicher Rechnungswert:
Gesamtumsatz ÷ Anzahl Couverts = was jeder Gast durchschnittlich ausgibt
Rohertrag in Euro:
Gesamtumsatz - Zutatenkosten = was für Personal, Miete und Gewinn übrig bleibt
Trends erkennen: Vergleiche mit dem Vormonat
Ein Monat sagt wenig aus. Die Kraft liegt im Vergleich:
- Ist dein durchschnittlicher Rechnungswert gestiegen oder gefallen?
- Bekommst du mehr oder weniger Gäste pro Tag?
- Sind deine Lebensmittelkosten stabil oder steigen sie?
💡 Beispiel Trendanalyse:
Vergleich Februar vs. März:
- Couverts: 42/Tag → 48/Tag (+14%)
- Rechnungswert: €38,50 → €36,29 (-6%)
- Lebensmittelkosten: 29% → 32% (+3 Prozentpunkte)
Fazit: Mehr Gäste, aber sie geben weniger aus und die Lebensmittelkosten steigen. Überprüfe Lieferantenpreise und Portionsgröße.
Signale, auf die du achten musst
Diese Zahlen zeigen dir, wo du Aufmerksamkeit brauchst:
Lebensmittelkosten steigen: Lieferanten erhöhten Preise, oder Portionen werden größer, oder es gibt mehr Verschwendung.
Rechnungswert sinkt: Gäste bestellen weniger, oder du hast zu viele günstige Gerichte auf der Karte.
Weniger Couverts: Saison, Konkurrenz, oder dein Service/deine Qualität braucht Aufmerksamkeit.
Rohertrag pro Tag sinkt: Du verdienst weniger pro Tag. Überprüfe, ob das an weniger Gästen liegt oder an höheren Zutatenkosten.
Digital vs. manuell führen
Viele Restaurantbesitzer sammeln diese Zahlen in Excel oder auf Papier. Das funktioniert, kostet aber Zeit und du machst schneller Fehler bei Berechnungen.
Ein System wie KitchenNmbrs berechnet automatisch deine Lebensmittelkosten pro Gericht und gibt dir einen Überblick über deine wichtigsten KPIs, ohne dass du selbst rechnen musst. Besonders praktisch, wenn du mehrere Lieferanten hast und regelmäßig Preisänderungen.
⚠️ Achtung:
Ein Bericht ist nur sinnvoll, wenn du danach handelst. Plane jeden Monat 30 Minuten ein, um deine Zahlen durchzugehen und zu entscheiden, was du anpassen wirst.
Wie stellst du einen monatlichen KPI-Bericht zusammen? (Schritt für Schritt)
Sammle deine Basisdaten
Hole aus deinem Kassensystem: Gesamtumsatz des Monats, Anzahl der Transaktionen/Couverts, Anzahl der Arbeitstage. Sammle alle Rechnungen von Lieferanten für Zutaten (Fleisch, Fisch, Gemüse, Milchprodukte, etc.).
Berechne deine 5 Kern-KPIs
Umsatz pro Tag = Gesamtumsatz ÷ Arbeitstage. Lebensmittelkosten = (Zutatenkosten ÷ Umsatz ohne MwSt.) × 100. Rechnungswert = Umsatz ÷ Anzahl Couverts. Trage alles in eine einfache Übersicht ein.
Vergleiche mit dem Vormonat und handle
Stelle die Zahlen neben denen des Vormonats. Welche Trends siehst du? Lebensmittelkosten steigen = überprüfe Lieferantenpreise. Rechnungswert sinkt = analysiere dein Menü. Plane konkrete Maßnahmen für den kommenden Monat.
✨ Pro tip
Überprüfe jeden Monat deine 3 meistverkauften Gerichte separat auf Lebensmittelkosten. Wenn die stimmen, hast du 80% deiner Rentabilität unter Kontrolle.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Wie oft sollte ich meine KPIs überprüfen?
Mindestens jeden Monat, aber die wichtigsten (Umsatz, Couverts) kannst du wöchentlich überprüfen. Täglich auf Umsatz und Gästezahl zu schauen hilft dir, schnell zu reagieren, wenn es nicht läuft.
Was ist eine gute Lebensmittelkostenquote für mein Restaurant?
Für die meisten Restaurants liegt eine gesunde Lebensmittelkostenquote zwischen 28% und 35%. Fine Dining kann etwas höher sein (bis 38%), Fast-Casual oft niedriger (25-30%). Das Wichtigste ist, dass sie stabil bleibt.
Sollte ich MwSt. in meine Berechnungen einbeziehen?
Für Lebensmittelkosten immer OHNE MwSt. rechnen. Dein Rechnungsumsatz ist inklusive 19% MwSt., aber für Kostenkalkulation zählst du nur den Nettobetrag. Sonst sieht deine Lebensmittelkostenquote künstlich niedrig aus.
Woher weiß ich, ob mein durchschnittlicher Rechnungswert gut ist?
Das hängt von deinem Konzept ab. Eine Bistro hat oft €25-40 pro Person, Fine Dining €50-80+. Wichtiger ist der Trend: Steigt oder sinkt dein Rechnungswert, und warum?
Was ist, wenn meine Lebensmittelkosten plötzlich viel höher werden?
Überprüfe zuerst deine Lieferantenrechnungen - sind die Preise gestiegen? Schau dann auf Portionsgröße und Verschwendung. Oft ist es eine Kombination von Faktoren, die du Schritt für Schritt angehen musst.
Kann ich das auch für mehrere Standorte machen?
Ja, aber erstelle für jeden Standort einen separaten Bericht. Jeder Standort hat andere Zahlen und Herausforderungen. Du kannst aber die Durchschnitte vergleichen, um zu sehen, welcher Standort am besten läuft.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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