Eine P&L-Übersicht (Profit & Loss) zeigt dir, wo du Geld verdienst und verlierst. Viele Restaurantbesitzer haben keinen aktuellen Überblick über ihre Zahlen, weil ihr Buchhalter erst Monate später berichtet. Mit einer einfachen täglichen Routine baust du dir selbst eine P&L auf, die dein Buchhalter versteht und die du täglich aktualisieren kannst.
Was ist eine P&L-Übersicht für Restaurants?
Eine P&L-Übersicht zeigt dir Einnahmen minus Ausgaben = Gewinn. Für Restaurants sind die wichtigsten Kategorien:
- Umsatz: Alles, was du verkaufst (Essen, Getränke, Extras)
- Cost of Goods Sold (COGS): Dein Einkauf von Zutaten
- Personalkosten: Löhne, Sozialabgaben, Leiharbeit
- Betriebskosten: Miete, Energie, Versicherungen
- Nettogewinn: Was übrig bleibt
💡 Beispiel P&L Restaurant (Monat):
- Umsatz: €45.000
- COGS (Lebensmittelkosten): €13.500 (30%)
- Personalkosten: €15.750 (35%)
- Miete: €4.500 (10%)
- Energie & Sonstiges: €2.250 (5%)
Nettogewinn: €9.000 (20%)
Warum tägliches Aktualisieren wichtig ist
Dein Buchhalter arbeitet mit Rechnungen und Belegen vom Vormonat. Bis du seine P&L siehst, kannst du wenig mehr ändern. Durch tägliches Aktualisieren siehst du sofort:
- Ob deine Lebensmittelkosten aus dem Ruder laufen
- Ob du zu viel Personal für den Umsatz einplanst
- Welche Tage gewinnbringend sind und welche nicht
- Ob du auf Kurs für dein Monatsziel liegst
Die Grundstruktur deiner täglichen P&L
Aktualisiere diese Zahlen täglich in einer einfachen Übersicht:
💡 Tägliche P&L-Vorlage:
EINNAHMEN
- Umsatz Essen: €X
- Umsatz Getränke: €X
- Gesamtumsatz: €X
AUSGABEN
- Einkauf Zutaten: €X
- Personalkosten (Tag): €X
- Fixkosten (Tag): €X
Tagesgewinn: €X
Wie rechnest du Fixkosten pro Tag um?
Deine Miete, Versicherungen und Energie sind Monatskosten. Rechne sie in Tageskosten um, indem du sie durch die Anzahl der Öffnungstage teilst:
Fixkosten pro Tag = Monatskosten / Anzahl Öffnungstage
💡 Beispielberechnung:
- Miete pro Monat: €4.500
- Energie pro Monat: €800
- Versicherungen pro Monat: €300
- Offen 26 Tage pro Monat
Fixkosten pro Tag: €5.600 / 26 = €215
Personalkosten pro Tag berechnen
Addiere, was du täglich für Personal ausgibst. Vergiss nicht:
- Bruttolöhne aller Mitarbeiter an diesem Tag
- Sozialabgaben (etwa 25% des Bruttolohns)
- Leiharbeit (Freelancer, Zeitarbeitsfirmen)
- Dein eigenes Gehalt (als Besitzer)
⚠️ Achtung:
Viele Besitzer vergessen, ihr eigenes Gehalt einzurechnen. Auch wenn du es nicht entnimmst, deine Zeit hat einen Wert. Rechne mindestens €150-200 pro Tag für dich selbst ein.
Von Tageszahlen zu Monatsübersicht
Am Ende des Monats addierst du alle Tageszahlen. Das ergibt dir eine vollständige P&L-Übersicht, die dein Buchhalter erkennt:
- Umsatz: Summe aller Tagesumsätze
- COGS: Summe aller Einkäufe
- Personalkosten: Summe aller Tageskosten für Personal
- Sonstige Kosten: Fixkosten × Anzahl Tage
Digital vs. Papier aktualisieren
Du kannst dies aktualisieren in:
- Excel: Funktioniert, aber du musst selbst Formeln erstellen
- Notizbuch: Einfach, aber keine automatischen Berechnungen
- App wie KitchenNmbrs: Berechnet automatisch deine tägliche P&L basierend auf Umsatz und Einkäufen
Das Wichtigste ist, dass du es jeden Tag machst. Konsistenz ist wichtiger als Perfektion.
Was machst du mit diesen Informationen?
Wenn du täglich deine P&L aktualisierst, siehst du Muster:
- Schlechte Tage: Weniger Personal einplanen
- Hohe Lebensmittelkosten: Portionen oder Einkauf anpassen
- Niedriger Umsatz: Maßnahmen ergreifen (Marketing, Menü anpassen)
- Gute Tage: Wiederholen, was funktioniert hat
💡 Praktisches Beispiel:
Restaurant sieht, dass Donnerstage immer verlustbringend sind:
- Umsatz: €800
- Personal: €400
- Einkauf: €280
- Fixkosten: €215
Verlust: €95
Lösung: Donnerstag eine Person weniger einplanen (-€100) = Tag wird gewinnbringend.
Wie stellst du eine tägliche P&L-Routine auf?
Berechne deine Fixkosten pro Tag
Addiere alle monatlichen Fixkosten (Miete, Energie, Versicherungen, Abschreibungen). Teile dies durch die Anzahl der Tage, an denen du pro Monat offen bist. Das ist deine tägliche 'Break-Even' für Fixkosten.
Registriere täglich Umsatz und Ausgaben
Notiere jeden Abend: Gesamtumsatz aus deinem Kassensystem, Einkäufe des Tages und Personalkosten (Bruttolohn + 25% Sozialabgaben). Mache dies konsequent, auch an ruhigen Tagen.
Berechne deinen Tagesgewinn und Prozentsätze
Ziehe alle Kosten von deinem Umsatz ab für deinen Tagesgewinn. Berechne auch deinen Lebensmittelkostenprozentsatz (Einkauf / Umsatz × 100) und Personalprozentsatz. So siehst du sofort, welche Kostenstellen aus dem Ruder laufen.
✨ Pro tip
Überprüfe jeden Sonntag deine Wochenzahlen: Wenn deine Lebensmittelkosten über 35% liegen oder deine Personalkosten über 40%, passe dann sofort an. Eine Woche warten kostet dich Hunderte von Euro.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Muss ich MwSt. in meine P&L-Berechnung einbeziehen?
Arbeite immer ohne MwSt. für deine P&L. Dein Umsatz und deine Einkäufe rechnest du ohne MwSt., sonst stimmen deine Prozentsätze nicht. MwSt. ist Geld, das du an die Steuerbehörde weitergibst, nicht dein eigener Umsatz.
Wie oft muss ich meine P&L aktualisieren?
Täglich die Basisdaten (Umsatz, Einkauf, Personal), wöchentlich die Gesamtzahlen überprüfen und monatlich eine vollständige Übersicht erstellen. So behältst du den Überblick über deine Zahlen, ohne dass es zu viel Zeit kostet.
Was ist, wenn meine Tageszahlen nicht mit meinem Buchhalter übereinstimmen?
Kleine Unterschiede sind normal aufgrund des Zeitpunkts von Rechnungen und Belegen. Stelle sicher, dass du denselben Zeitraum vergleichst und ohne MwSt. arbeitest. Große Unterschiede deuten auf fehlende Kosten oder falsch erfasste Umsätze hin.
Welche Software braucht mein Buchhalter?
Dein Buchhalter arbeitet normalerweise mit Standardkategorien. Stelle sicher, dass du Umsatz, COGS, Personalkosten und sonstige Kosten separat hältst. Die meisten Buchhaltungsprogramme können deine P&L-Struktur importieren.
Was ist eine gesunde Gewinnmarge für ein Restaurant?
Eine Nettogewinnmarge von 15-25% wird als gesund angesehen. Weniger als 10% ist besorgniserregend, mehr als 25% ist ausgezeichnet. Dies hängt von deinem Konzept, deiner Lage und deinem Preisniveau ab.
Wie verhindere ich, dass mein Lebensmittelkostenprozentsatz zu hoch wird?
Überprüfe wöchentlich deine Einkäufe vs. Umsatz. Ein Lebensmittelkostenprozentsatz über 35% ist normalerweise zu hoch. Überprüfe, ob deine Portionen nicht zu groß sind oder ob Lieferanten ihre Preise erhöht haben, ohne dass deine Speisekarte mitgezogen hat.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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