Un aperçu P&L (Profit & Loss) montre où vous gagnez et perdez de l'argent. De nombreux restaurateurs n'ont pas de vue actuelle sur leurs chiffres parce que leur comptable ne rapporte que des mois plus tard. Avec une simple routine quotidienne, vous construisez vous-même un P&L que votre comptable comprend et que vous pouvez mettre à jour quotidiennement.
Qu'est-ce qu'un aperçu P&L pour les restaurants ?
Un aperçu P&L vous montre revenus moins dépenses = profit. Pour les restaurants, les catégories les plus importantes sont :
- Chiffre d'affaires : Tout ce que vous vendez (nourriture, boissons, suppléments)
- Coût des marchandises vendues (COGS) : Votre achat d'ingrédients
- Coûts du personnel : Salaires, cotisations sociales, intérim
- Coûts opérationnels : Loyer, énergie, assurances
- Bénéfice net : Ce qui reste
💡 Exemple P&L restaurant (mois) :
- Chiffre d'affaires : €45.000
- COGS (food cost) : €13.500 (30%)
- Coûts du personnel : €15.750 (35%)
- Loyer : €4.500 (10%)
- Énergie & autres : €2.250 (5%)
Bénéfice net : €9.000 (20%)
Pourquoi la mise à jour quotidienne est importante
Votre comptable travaille avec les factures et reçus du mois précédent. Au moment où vous voyez son P&L, vous pouvez faire peu de changements. En mettant à jour quotidiennement, vous voyez directement :
- Si votre food cost s'échappe
- Si vous planifiez trop de personnel pour le chiffre d'affaires
- Quels jours sont rentables et lesquels ne le sont pas
- Si vous êtes sur la bonne voie pour atteindre votre objectif mensuel
La structure de base de votre P&L quotidien
Mettez à jour ces chiffres quotidiennement dans un simple aperçu :
💡 Modèle P&L quotidien :
REVENUS
- Chiffre d'affaires nourriture : €X
- Chiffre d'affaires boissons : €X
- Chiffre d'affaires total : €X
DÉPENSES
- Achat d'ingrédients : €X
- Coûts du personnel (jour) : €X
- Coûts fixes (jour) : €X
Profit quotidien : €X
Comment convertir les coûts fixes par jour ?
Votre loyer, assurances et énergie sont des coûts mensuels. Convertissez-les en coûts quotidiens en divisant par le nombre de jours d'ouverture :
Coûts fixes par jour = Coûts mensuels / Nombre de jours d'ouverture
💡 Exemple de calcul :
- Loyer par mois : €4.500
- Énergie par mois : €800
- Assurances par mois : €300
- Ouvert 26 jours par mois
Coûts fixes par jour : €5.600 / 26 = €215
Calculer les coûts du personnel par jour
Additionnez ce que vous dépensez quotidiennement en personnel. N'oubliez pas :
- Salaires bruts de tous les employés ce jour-là
- Cotisations sociales (environ 25% du salaire brut)
- Intérim (indépendants, agences d'intérim)
- Votre propre salaire (en tant que propriétaire)
⚠️ Attention :
De nombreux propriétaires oublient de compter leur propre salaire. Même si vous ne le prenez pas, votre temps a de la valeur. Comptez au minimum €150-200 par jour pour vous.
Des chiffres quotidiens à l'aperçu mensuel
À la fin du mois, vous additionnez tous les chiffres quotidiens. Cela vous donne un aperçu P&L complet que votre comptable reconnaît :
- Chiffre d'affaires : Somme de tous les chiffres d'affaires quotidiens
- COGS : Somme de tous les achats
- Coûts du personnel : Somme de tous les coûts quotidiens du personnel
- Autres coûts : Coûts fixes × nombre de jours
Suivi numérique vs. papier
Vous pouvez le faire dans :
- Excel : Fonctionne, mais vous devez créer vos propres formules
- Carnet de notes : Simple, mais pas de calculs automatiques
- Application comme KitchenNmbrs : Calcule automatiquement votre P&L quotidien en fonction du chiffre d'affaires et des achats
L'important est que vous le fassiez chaque jour. La cohérence est plus importante que la perfection.
Que faites-vous avec ces informations ?
Si vous mettez à jour votre P&L quotidiennement, vous voyez des modèles :
- Mauvais jours : Planifier moins de personnel
- Food cost élevé : Ajuster les portions ou les achats
- Chiffre d'affaires faible : Prendre des mesures (marketing, modifier le menu)
- Bons jours : Répéter ce qui a fonctionné
💡 Exemple pratique :
Le restaurant voit que les jeudis sont toujours déficitaires :
- Chiffre d'affaires : €800
- Personnel : €400
- Achats : €280
- Coûts fixes : €215
Perte : €95
Solution : Planifier une personne de moins le jeudi (-€100) = le jour devient rentable.
Comment mettre en place une routine P&L quotidienne ?
Calculez vos coûts fixes par jour
Additionnez tous les coûts fixes mensuels (loyer, énergie, assurances, amortissements). Divisez par le nombre de jours d'ouverture par mois. C'est votre 'seuil de rentabilité' quotidien pour les coûts fixes.
Enregistrez quotidiennement le chiffre d'affaires et les dépenses
Notez chaque soir : chiffre d'affaires total de votre système de caisse, achats de la journée et coûts du personnel (salaire brut + 25% cotisations sociales). Faites-le régulièrement, même les jours calmes.
Calculez votre profit quotidien et vos pourcentages
Soustrayez tous les coûts de votre chiffre d'affaires pour votre profit quotidien. Calculez également votre pourcentage de food cost (achats / chiffre d'affaires × 100) et votre pourcentage de personnel. Vous voyez ainsi directement quels postes de coûts s'échappent.
✨ Pro tip
Vérifiez vos chiffres hebdomadaires chaque dimanche : si votre food cost dépasse 35% ou vos coûts de personnel 40%, ajustez immédiatement. Attendre une semaine vous coûte des centaines d'euros.
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Questions fréquentes
Dois-je inclure la TVA dans mon calcul P&L ?
Travaillez toujours hors TVA pour votre P&L. Vous calculez votre chiffre d'affaires et vos achats hors TVA, sinon vos pourcentages ne seront pas corrects. La TVA est l'argent que vous transmettez à l'administration fiscale, pas votre propre chiffre d'affaires.
À quelle fréquence dois-je mettre à jour mon P&L ?
Quotidiennement les données de base (chiffre d'affaires, achats, personnel), hebdomadairement les totaux et mensuellement un aperçu complet. Ainsi, vous gardez le contrôle de vos chiffres sans que cela prenne trop de temps.
Que faire si mes chiffres quotidiens ne correspondent pas à mon comptable ?
Les petites différences sont normales en raison du calendrier des factures et reçus. Assurez-vous de comparer la même période et travaillez hors TVA. Les grandes différences indiquent des coûts manqués ou un chiffre d'affaires mal enregistré.
Quel logiciel mon comptable a-t-il besoin ?
Votre comptable travaille généralement avec des catégories standard. Assurez-vous de garder votre chiffre d'affaires, COGS, coûts du personnel et autres coûts séparés. La plupart des logiciels comptables peuvent importer votre structure P&L.
Quelle est une marge bénéficiaire saine pour un restaurant ?
Une marge bénéficiaire nette de 15-25% est considérée comme saine. Moins de 10% est préoccupant, plus de 25% est excellent. Cela dépend de votre concept, localisation et niveau de prix.
Comment éviter que mon pourcentage de food cost ne soit trop élevé ?
Vérifiez hebdomadairement vos achats par rapport au chiffre d'affaires. Un food cost supérieur à 35% est généralement trop élevé. Vérifiez si vos portions ne sont pas trop grandes ou si vos fournisseurs ont augmenté leurs prix sans que votre menu suive.
📚 Sources consultées
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Source officielle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Source officielle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Source officielle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Source officielle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Source officielle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Source officielle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Source officielle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Source officielle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Source officielle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Source officielle
Ministère de l'Agriculture et de la Souveraineté alimentaire — https://agriculture.gouv.fr
Les normes HACCP affichées dans cette application sont fournies à titre informatif uniquement. KitchenNmbrs ne garantit pas que les valeurs affichées sont à jour ou complètes. Consultez toujours le Ministère de l'Agriculture ou votre autorité locale pour la réglementation en vigueur.
Rédigé par
Jeffrey Smit
Fondateur & CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit a créé KitchenNmbrs à partir de 8 ans d'expérience pratique en tant que responsable cuisine chez 1NUL8 Group à Rotterdam. Sa mission : donner à chaque restaurateur le contrôle de ses coûts alimentaires.
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