Ein Monatsbericht ohne die richtigen KPIs ist wie Autofahren ohne Armaturenbrett. Du weißt, dass du dich bewegst, aber nicht wie schnell, in welche Richtung oder ob dir noch Kraftstoff ausgeht. Viele Restaurantbesitzer sammeln zwar Zahlen, aber verpassen die 5 wesentlichen KPIs, die wirklich zeigen, wie es ihrem Geschäft geht.
Die 5 wesentlichen KPIs für deinen Monatsbericht
Diese fünf Zahlen geben dir ein vollständiges Bild deiner finanziellen Gesundheit. Ohne diese KPIs navigierst du blind durch dein Geschäft.
1. Gesamtumsatz (exkl. MwSt.)
Deine Bruttoeinnahmen sind die Grundlage von allem. Aber Achtung: Rechne immer ohne MwSt. Die MwSt. gehört dir nicht, du gibst sie an das Finanzamt weiter.
💡 Beispiel:
Umsatz auf Kassenbon: €65.000 (inkl. 19% MwSt.)
Tatsächlicher Umsatz: €65.000 / 1,19 = €54.622
2. Lebensmittelkostenquote
Der Prozentsatz deines Umsatzes, der für Zutaten aufgewendet wird. Dies ist dein wichtigstes Steuerungsinstrument für Rentabilität.
Formel: (Gesamte Lebensmitteleinkaufskosten / Umsatz exkl. MwSt.) × 100
💡 Beispiel:
Monat März:
- Umsatz: €54.622 (exkl. MwSt.)
- Lebensmitteleinkauf: €16.387
Lebensmittelkosten: (€16.387 / €54.622) × 100 = 30,0%
⚠️ Achtung:
Eine Lebensmittelkostenquote über 35% bedeutet normalerweise, dass du mit deinen Gerichten zu wenig verdienst. Überprüfe dann deine Rezepte und Preise.
3. Arbeitskosten-Prozentsatz
Deine Personalkosten als Prozentsatz deines Umsatzes. Einschließlich Löhne, Sozialabgaben und dein eigenes Gehalt als Unternehmer.
Formel: (Gesamte Arbeitskosten / Umsatz exkl. MwSt.) × 100
💡 Beispiel:
- Küchenlöhne: €8.500
- Bedienungslöhne: €6.200
- Sozialabgaben: €2.940
- Eigenes Gehalt: €4.000
Gesamte Arbeitskosten: €21.640 = 39,6% des Umsatzes
4. Netto-Gewinnmarge
Das, was nach allen Kosten übrig bleibt. Dies ist die Zahl, die bestimmt, ob dein Geschäft gesund ist und wachsen kann.
Formel: ((Umsatz - Alle Kosten) / Umsatz) × 100
💡 Beispiel:
- Umsatz: €54.622
- Lebensmittelkosten: €16.387 (30,0%)
- Arbeitskosten: €21.640 (39,6%)
- Sonstige Kosten: €13.271 (24,3%)
Netto-Gewinn: €3.324 = 6,1% Marge
5. Durchschnittliche Bonwert
Wie viel ein durchschnittlicher Gast ausgibt. Diese Zahl hilft dir zu verstehen, ob du mehr Gäste brauchst oder mehr Umsatz pro Gast.
Formel: Umsatz / Anzahl der Transaktionen
💡 Beispiel:
März: €65.000 Umsatz bei 1.625 Transaktionen
Durchschnittlicher Bon: €65.000 / 1.625 = €40,00
Wie du diese KPIs vergleichst
Eine Monatszahl sagt wenig aus. Vergleiche immer mit:
- Vorheriger Monat: Siehst du Trends?
- Gleicher Monat im Vorjahr: Wächst du Jahr für Jahr?
- Jahresdurchschnitt: Gibt es Saisonschwankungen?
- Budget/Zielstellung: Erreichst du deine Ziele?
⚠️ Achtung:
Vergleiche immer denselben Zeitraum. Dezember mit Januar zu vergleichen gibt ein verzerrtes Bild aufgrund von Saisonschwankungen.
Signale, auf die du achten solltest
Diese Kombinationen von KPIs erzählen eine Geschichte:
- Umsatz steigt, aber Gewinn sinkt: Deine Kosten steigen schneller als deine Einnahmen
- Lebensmittelkosten steigen plötzlich: Lieferant hat Preise erhöht oder es gibt mehr Verschwendung
- Arbeitskosten über 40%: Zu viel Personal für dein Umsatzniveau
- Bonwert sinkt: Gäste bestellen weniger oder du hast mehr Mittagsgäste
- Netto-Marge unter 5%: Dein Geschäft ist anfällig für Rückschläge
Tools für KPI-Tracking
Du kannst diese Zahlen manuell in Excel verfolgen, aber das kostet viel Zeit und ist fehleranfällig. Ein System wie KitchenNmbrs berechnet automatisch deine Lebensmittelkosten und andere KPIs, sodass dein Monatsbericht in 10 Minuten fertig ist.
Wie erstellst du einen zuverlässigen Monatsbericht? (Schritt für Schritt)
Sammle deine Umsatzzahlen
Hole deinen Gesamtumsatz aus deinem Kassensystem. Rechne dies in Umsatz ohne MwSt. um, indem du durch 1,19 teilst (bei 19% MwSt.). Dies ist dein tatsächlicher Umsatz.
Addiere alle Lebensmitteleinkaufskosten
Sammle alle Rechnungen von Lieferanten für Lebensmittel und Getränke. Addiere diese und teile durch deinen Umsatz ohne MwSt., um deinen Lebensmittelkostenprozentsatz zu erhalten.
Berechne deinen Arbeitskosten-Prozentsatz
Addiere Löhne, Sozialabgaben und dein eigenes Gehalt. Teile dies durch deinen Umsatz ohne MwSt. und multipliziere mit 100, um den Prozentsatz zu erhalten.
Bestimme deine Netto-Gewinnmarge
Subtrahiere alle Kosten von deinem Umsatz. Teile den verbleibenden Betrag durch deinen Umsatz und multipliziere mit 100. Dies ist dein Netto-Gewinnmarge-Prozentsatz.
Vergleiche mit vorherigen Perioden
Stelle deine Zahlen neben dem Vormonat und demselben Monat des Vorjahres auf. Suche nach Trends und erkläre große Abweichungen.
✨ Pro tip
Überprüfe diese 5 KPIs immer zusammen, nicht einzeln. Ein steigender Umsatz mit sinkender Gewinn erzählt eine andere Geschichte als nur auf den Umsatz zu schauen.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Wie oft sollte ich diese KPIs überprüfen?
Monatlich ist das Minimum für ein zuverlässiges Bild. Wöchentlich ist noch besser für schnelle Anpassungen. Täglich nur den Umsatz zu überprüfen ist ausreichend.
Was ist eine gesunde Netto-Gewinnmarge für Restaurants?
Zwischen 8-15% wird als gesund angesehen. Unter 5% ist riskant, über 15% ist ausgezeichnet. Es hängt von deinem Konzept und deinem Standort ab.
Sollte ich MwSt. in meine KPI-Berechnungen einbeziehen?
Nein, rechne immer ohne MwSt. MwSt. ist Geld, das du an das Finanzamt weitergibst, nicht dein eigener Umsatz. Mit MwSt. ergibt sich ein verzerrtes Bild.
Woher weiß ich, ob meine Lebensmittelkosten zu hoch sind?
Über 35% ist normalerweise zu hoch für Restaurants. Zwischen 28-33% ist üblich. Überprüfe dann deine Rezepte, Portionsgrößen und Einkaufspreise.
Was ist, wenn meine Arbeitskosten über 40% liegen?
Dann hast du wahrscheinlich zu viel Personal für dein Umsatzniveau. Schaue dir effizientere Schichtplanung an oder konzentriere dich auf Umsatzwachstum pro Mitarbeiter.
Kann ich diese KPIs automatisch berechnen lassen?
Ja, Systeme wie KitchenNmbrs berechnen automatisch deine Lebensmittelkosten und andere KPIs. Du musst nur deine Einkaufsrechnungen und Umsatzzahlen eingeben.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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