No-Show-Kosten sind eine Realität im Catering. Du bereitest für 100 Gäste vor, es kommen 85. Diese 15 Portionen kosten dich Geld, aber wie kalkulierst du dieses Risiko in deinen Preis ein? Durch einen Puffer, der auf deiner historischen No-Show-Quote basiert.
Was sind No-Show-Kosten?
No-Show-Kosten entstehen, wenn du für mehr Gäste vorbeitest als tatsächlich kommen. Du hast Zutaten eingekauft, Zeit für die Vorbereitung aufgewendet und möglicherweise Personal eingesetzt. Diese Kosten bleiben bestehen, auch wenn niemand diese zusätzlichen Portionen isst.
Berechne deinen durchschnittlichen No-Show-Prozentsatz
Überprüfe deine letzten 10-20 Cateringaufträge. Wie viel Prozent der angemeldeten Gäste sind nicht gekommen? Dies wird deine Grundlage für die Berechnung.
💡 Beispiel:
Letzte 10 Events:
- Event 1: 100 angemeldet, 92 gekommen = 8% No-Show
- Event 2: 80 angemeldet, 78 gekommen = 2,5% No-Show
- Event 3: 150 angemeldet, 135 gekommen = 10% No-Show
Durchschnittliche No-Show: 7%
Verrechne No-Show-Kosten in deinem Preis
Dein Kostpreis pro Person wird durch No-Shows höher. Wenn 7% nicht kommen, musst du diese Kosten auf die 93% verteilen, die tatsächlich kommen.
Formel:
Angepasster Kostpreis = Normaler Kostpreis / (1 - No-Show-%)
💡 Berechnung:
Normaler Kostpreis pro Person: €12,00
No-Show-Prozentsatz: 7%
Angepasster Kostpreis: €12,00 / 0,93 = €12,90
Zusätzlicher Puffer: €0,90 pro Person
Unterschiedliche Puffer je nach Eventtyp
Nicht alle Events haben das gleiche No-Show-Risiko. Passe deinen Puffer je nach Typ an:
- Geschäftliche Events: Niedriger No-Show (2-5%) - Menschen sind verpflichtet anwesend zu sein
- Hochzeiten: Durchschnittlicher No-Show (5-8%) - Familie kommt normalerweise
- Freiwillige Events: Höherer No-Show (8-15%) - Menschen sagen leichter ab
- Kostenlose Events: Sehr hoher No-Show (15-25%) - Keine finanzielle Verpflichtung
⚠️ Achtung:
Berücksichtige nur Lebensmittelkosten in der No-Show-Berechnung. Personal- und Gemeinkosten bleiben gleich, unabhängig von der Anzahl der Gäste.
Vertragliche Vereinbarungen treffen
Reduziere das No-Show-Risiko durch klare Absprachen:
- Endgültige Anzahl: 48-72 Stunden vor dem Event
- Mindestgarantie: Kunde zahlt für mindestens 90% der angemeldeten Anzahl
- Letzte Änderungen: Nach endgültiger Zählung nur Erhöhungen möglich, keine Reduktionen
💡 Praktisches Beispiel:
Geschäftliches Mittagessen für 120 Personen à €18,50 pro Person:
- Normaler Kostpreis: €11,00 pro Person
- No-Show-Puffer (5%): €11,58 pro Person
- Marge: €18,50 - €11,58 = €6,92 pro Person
Wenn 8 Personen nicht kommen, hast du immer noch eine gesunde Marge.
Überwache und passe an
Halte fest, wie viele No-Shows du pro Event tatsächlich hast. Wenn du strukturell unter deinem geschätzten Prozentsatz liegst, kannst du deinen Puffer senken. Liegst du konsistent darüber, erhöhe deinen Puffer.
Wie berechnest du No-Show-Puffer? (Schritt für Schritt)
Analysiere deine historischen Daten
Überprüfe deine letzten 10-20 Cateringaufträge. Berechne pro Event: (Angemeldete Anzahl - Tatsächliche Anzahl) / Angemeldete Anzahl × 100. Addiere alle Prozentsätze und teile durch die Anzahl der Events für deinen Durchschnitt.
Berechne angepassten Kostpreis
Teile deinen normalen Kostpreis pro Person durch (1 - No-Show-Prozentsatz). Bei 7% No-Show: €12,00 / 0,93 = €12,90. Der Unterschied (€0,90) ist dein Puffer pro Person.
Passe je nach Eventtyp an
Verwende unterschiedliche Puffer: Geschäftliche Events 2-5%, Hochzeiten 5-8%, freiwillige Events 8-15%. Überwache tatsächliche No-Shows und passe deine Prozentsätze vierteljährlich an.
✨ Pro tip
Beginne mit einem Puffer von 5% und passe ihn basierend auf deinen tatsächlichen Zahlen an. Besser zu konservativ anfangen als später Geld bei No-Shows verlieren.
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Häufig gestellte Fragen
Sollte ich No-Show-Kosten separat in meinem Angebot aufführen?
Nein, verarbeite den Puffer in deinem Preis pro Person. Kunden verstehen lieber einen klaren Preis als einen Preis mit verschiedenen Zuschlägen.
Was ist, wenn ein Kunde fragt, warum mein Preis höher ist als der Konkurrenz?
Erkläre, dass dein Preis realistisch ist und praktische Risiken berücksichtigt. Konkurrenten, die das nicht tun, kommen oft mit Nachgeschmack oder zusätzlichen Kosten.
Kann ich No-Show-Puffer auch für Restaurantreservierungen verwenden?
Ja, aber dann geht es um entgangene Umsätze, nicht um Lebensmittelkosten. Restaurant-No-Shows kosten dich hauptsächlich den potenziellen Gewinn dieses Tisches.
Wie verhindere ich, dass Kunden in letzter Minute viele Gäste absagen?
Treffe vertragliche Vereinbarungen über endgültige Anzahlen 48-72 Stunden vorher und eine Mindestgarantie von 90% der angemeldeten Anzahl.
Sollte ich unterschiedliche Puffer für Mittag vs. Abendessen verwenden?
Mittag hat oft höheres No-Show-Risiko, da Menschen flexibler mit ihrem Zeitplan sind. Abendveranstaltungen sind normalerweise besser geplant, also niedriger Risiko.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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