73% van alle cateringopdrachten heeft te maken met no-shows. Je prepped voor 100 gasten, er verschijnen er 85. Die 15 porties kosten je geld, maar hoe reken je dit risico in je prijs? Door een slimme buffer in te bouwen gebaseerd op je historische no-show cijfers.
Wat zijn no-show kosten?
No-show kosten ontstaan wanneer je voor meer gasten prepped dan er daadwerkelijk komen. Je hebt ingrediënten ingekocht, tijd besteed aan voorbereiding, en mogelijk personeel ingezet. Die kosten blijven bestaan, ook al eet niemand die extra porties.
Bereken je gemiddelde no-show percentage
Check je laatste 10-20 cateringopdrachten. Hoeveel procent van de aangemelde gasten kwam er niet? Dit wordt je basis voor de berekening. Iets wat de meeste keukenchefs te laat ontdekken: je no-show percentage verschilt enorm per seizoen en eventtype.
? Voorbeeld:
Laatste 10 events:
- Event 1: 100 aangemeld, 92 gekomen = 8% no-show
- Event 2: 80 aangemeld, 78 gekomen = 2.5% no-show
- Event 3: 150 aangemeld, 135 gekomen = 10% no-show
Gemiddeld no-show: 7%
Reken no-show kosten in je prijs
Je kostprijs per persoon wordt hoger door no-shows. Want 7% komt niet, dus moet je die kosten verdelen over de 93% die wel komt.
Formule:
Aangepaste kostprijs = Normale kostprijs / (1 - No-show %)
? Berekening:
Normale kostprijs per persoon: €12,00
No-show percentage: 7%
Aangepaste kostprijs: €12,00 / 0,93 = €12,90
Extra buffer: €0,90 per persoon
Verschillende buffers per eventtype
Niet alle events hebben hetzelfde no-show risico. Pas je buffer aan per type:
- Zakelijke events: Lager no-show (2-5%) - mensen zijn verplicht aanwezig
- Bruiloften: Gemiddeld no-show (5-8%) - familie komt meestal wel
- Vrijwillige events: Hoger no-show (8-15%) - mensen zeggen makkelijker af
- Gratis events: Zeer hoog no-show (15-25%) - geen financiële commitment
⚠️ Let op:
Reken alleen food-kosten mee in no-show berekening. Personeel en overhead kosten blijven hetzelfde, ongeacht het aantal gasten.
Contractuele afspraken maken
Verminder no-show risico door duidelijke afspraken:
- Definitieve aantallen: 48-72 uur voor het event
- Minimum garantie: Klant betaalt voor minimaal 90% van aangemeld aantal
- Laatste wijzigingen: Na definitieve telling alleen verhogen mogelijk, niet verlagen
? Praktijkvoorbeeld:
Bedrijfslunch voor 120 personen à €18,50 per persoon:
- Normale kostprijs: €11,00 per persoon
- No-show buffer (5%): €11,58 per persoon
- Marge: €18,50 - €11,58 = €6,92 per persoon
Als er 8 mensen niet komen, heb je nog steeds gezonde marge.
Monitor en bijstuur
Houd bij hoeveel no-shows je werkelijk hebt per event. Zit je structureel onder je ingeschatte percentage? Dan kun je je buffer verlagen. Zit je er consistent boven, verhoog dan je buffer met 1-2%.
Gerelateerde artikelen
- Hoe verwerk ik de kosten van een externe gastchef in mijn cateringprijs?
- Hoe verwerk ik opbouw- en afbouwkosten in mijn cateringprijs?
- Hoe verwerk ik de meerkosten van duurzame verpakking in mijn cateringprijs?
- Hoe houd ik rekening met annuleringsrisico in mijn cateringofferte?
- Hoe verwerk ik speciale dieetverzoeken in mijn catering-offerte?
- Hoe verwerk ik inflatie in een langlopend cateringcontract?
- Hoe bereken ik het risico van een last-minute annulering in mijn cateringprijs?
- Hoe verwerk ik een ontbijtinklusief arrangement in mijn F&B-kostprijs?
- Hoe verwerk ik derving van minibar-producten in mijn kostprijsberekening?
Hoe bereken je no-show buffer? (stap voor stap)
Analyseer je historische data
Check je laatste 10-20 cateringopdrachten. Bereken per event: (Aangemeld aantal - Werkelijk aantal) / Aangemeld aantal × 100. Tel alle percentages op en deel door aantal events voor je gemiddelde.
Bereken aangepaste kostprijs
Deel je normale kostprijs per persoon door (1 - No-show percentage). Bij 7% no-show: €12,00 / 0,93 = €12,90. Het verschil (€0,90) is je buffer per persoon.
Pas aan per eventtype
Gebruik verschillende buffers: zakelijke events 2-5%, bruiloften 5-8%, vrijwillige events 8-15%. Monitor werkelijke no-shows en bijstuur je percentages elk kwartaal.
✨ Pro tip
Track je no-show percentage per maand gedurende 6 maanden en pas je buffer elke 3 maanden aan. Zo blijf je scherp zonder geld te verliezen op onverwachte uitval.
Dit zelf berekenen?
In de KitchenNmbrs app doe je dit in een paar klikken. 7 dagen gratis, geen creditcard.
Was dit artikel nuttig?
Veelgestelde vragen
Moet ik no-show kosten apart vermelden op mijn offerte?
Wat als een klant vraagt waarom mijn prijs hoger is dan concurrent?
Hoe voorkom ik dat klanten last-minute veel gasten afzeggen?
Moet ik verschillende buffers hanteren voor lunch vs dinner?
Geraadpleegde bronnen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Officiële bron
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Officiële bron
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Officiële bron
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Officiële bron
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Officiële bron
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Officiële bron
NVWA (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit) — https://www.nvwa.nl
De HACCP-normen in deze applicatie zijn uitsluitend informatief. KitchenNmbrs garandeert niet dat de getoonde waarden actueel of volledig zijn. Raadpleeg altijd de NVWA of uw branche-hygiënecode voor de meest recente wetgeving.
Geschreven door
Jeffrey Smit
Oprichter & CEO van KitchenNmbrs
Jeffrey Smit bouwde KitchenNmbrs vanuit 8 jaar hands-on ervaring als keukenmanager bij 1NUL8 Group in Rotterdam. Zijn missie: elke restauranteigenaar grip geven op food cost.
Meer in deze categorie
Gerelateerde vragen
Ontdek meer onderwerpen
Calculeer events en catering tot op de cent
Groepsarrangementen, buffetten en events zijn complex. KitchenNmbrs berekent de totale food cost per persoon, per gang, per evenement. Start gratis.
Start gratis trial →