Te weinig personeel bij een gezeten diner zorgt voor gestresste gasten en slechte reviews. Te veel personeel vreet daarentegen je winstmarge volledig op. Voor gezeten diners bestaat een bewezen formule per 10 gasten die dit voorkomt.
Basis personeelsplanning voor gezeten diners
Gezeten diners vragen een andere aanpak dan buffetten of borrels. Gasten verwachten persoonlijke bediening aan tafel, elke gang moet perfect getimed worden geserveerd.
💡 Voorbeeld:
Gezeten diner voor 80 gasten, 3-gangen menu:
- Bediening: 8 personen (1 per 10 gasten)
- Keuken: 4 personen (1 per 20 gasten)
- Supervisor/gastvrouw: 1 persoon
Totaal: 13 personen voor 80 gasten
Formule per 10 gasten
Voor gezeten diners hanteren ervaren cateraars deze verhoudingen:
- Bediening: 1 persoon per 10-12 gasten
- Keuken: 1 persoon per 20-25 gasten
- Supervisor: 1 persoon per 50+ gasten
- Bar (indien apart): 1 persoon per 30-40 gasten
Dit betekent dat je per 10 gasten rekent op 1 bediening + 0,4-0,5 keukenmedewerker.
Factoren die je planning beïnvloeden
De basisformule pas je aan op basis van deze variabelen:
- Menu complexiteit: 5-gangen menu vraagt meer keuken dan 3-gangen
- Serviceniveau: fine dining vraagt meer bediening dan casual
- Locatie: externe locatie vraagt extra opbouw/afbouw tijd
- Duur event: langere events vragen extra personeel voor wisselingen
⚠️ Let op:
Reken altijd 1-2 extra personen in voor ziekte of no-show. Bij externe locaties heb je vaak 30-60 minuten extra nodig voor opbouw en afbouw.
Kostenberekening personeel
Personeelskosten voor catering liggen hoger dan in je restaurant door:
- Reistijd: betaal je vaak mee (heen en terug)
- Opbouw/afbouw: extra uren bovenop het event
- Overuren: events lopen vaak uit
- Weekend/avond toeslagen: veel events buiten reguliere uren
💡 Voorbeeld kosten:
Event van 19:00-23:00 (4 uur), 60 gasten:
- 6 bediening × €18/uur × 6 uur = €648
- 3 keuken × €20/uur × 7 uur = €420
- 1 supervisor × €25/uur × 8 uur = €200
Totaal: €1.268 personeel voor 60 gasten = €21,13 per persoon
Planning in de praktijk
Maak een draaiboek met tijdschema per functie:
- 17:00: Keuken start prep en opbouw
- 18:00: Bediening arriveert, tafels dekken
- 19:00: Gasten arriveren, supervisor ontvangt
- 23:00: Event eindigt, afbouw start
- 24:00: Locatie opgeruimd, personeel naar huis
Na dit te hebben bijgehouden bij tientallen horecazaken blijkt dat een systematische aanpak van personeelsplanning het verschil maakt tussen winst en verlies. Een food cost calculator helpt je deze personeelskosten direct mee te nemen in je kostprijs per persoon.
Hoe bereken je personeelsplanning per 10 gasten?
Tel het totaal aantal gasten
Deel het aantal gasten door 10 om je basis eenheden te krijgen. Bij 85 gasten heb je 8,5 eenheden van 10 gasten. Rond altijd naar boven af voor veilige planning.
Bereken bediening per eenheid
Voor gezeten diners: 1 bediening per 10-12 gasten. Bij 85 gasten = minimaal 7 bediening. Tel er 1 extra bij voor flexibiliteit, dus 8 bediening totaal.
Bereken keuken en overig personeel
Keuken: 1 per 20-25 gasten (85 gasten = 4 keuken). Supervisor: 1 per 50+ gasten. Bar: 1 per 30-40 gasten indien nodig. Totaal voor 85 gasten: 13-14 personen.
✨ Pro tip
Plan altijd 15 minuten extra tussen gangen bij groepen boven de 60 gasten. Gebruik een stopwatch tijdens je eerste 3 events om je exacte serveertijd per gang te meten.
Dit zelf berekenen?
In de KitchenNmbrs app doe je dit in een paar klikken. 7 dagen gratis, geen creditcard.
Was dit artikel nuttig?
Veelgestelde vragen
Hoeveel bediening heb ik nodig per 10 gasten bij een gezeten diner?
Voor gezeten diners reken je 1 bediening per 10-12 gasten. Bij een formeel diner of complex menu kun je beter 1 per 10 gasten aanhouden voor optimale service.
Verschilt personeelsplanning tussen buffet en gezeten diner?
Ja, bij een buffet heb je minder bediening nodig (1 per 15-20 gasten) omdat gasten zichzelf bedienen. Bij gezeten diners moet elke gang aan tafel geserveerd worden.
Moet ik reistijd meebetalen bij externe catering?
Meestal wel, zeker als het event ver van je basis is. Reken minimaal 30 minuten heen en terug mee in je uurtarief. Dit verhoogt je personeelskosten per gast aanzienlijk.
Hoe reken ik opbouw en afbouw tijd mee in mijn planning?
Reken 1-2 uur opbouw en 1 uur afbouw bovenop het event. Keuken start eerder, bediening kan later komen. Plan dit van tevoren in je draaiboek.
Wat als mijn event langer duurt dan gepland?
Bouw een buffer van 30-60 minuten in je planning. Overuren kosten extra en kunnen je marge flink aantasten.
Hoeveel keukenmedewerkers heb ik nodig bij een 4-gangen menu?
Bij een 4-gangen menu reken je 1 keukenmedewerker per 15-18 gasten in plaats van 20-25. De extra complexiteit vraagt meer handen voor mise en plating. Plan ook een extra prep-kok in bij groepen boven de 80 gasten.
📚 Geraadpleegde bronnen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Officiële bron
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Officiële bron
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Officiële bron
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Officiële bron
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Officiële bron
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Officiële bron
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Officiële bron
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Officiële bron
NVWA (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit) — https://www.nvwa.nl
De HACCP-normen in deze applicatie zijn uitsluitend informatief. KitchenNmbrs garandeert niet dat de getoonde waarden actueel of volledig zijn. Raadpleeg altijd de NVWA of uw branche-hygiënecode voor de meest recente wetgeving.
Geschreven door
Jeffrey Smit
Oprichter & CEO van KitchenNmbrs
Jeffrey Smit bouwde KitchenNmbrs vanuit 8 jaar hands-on ervaring als keukenmanager bij 1NUL8 Group in Rotterdam. Zijn missie: elke restauranteigenaar grip geven op food cost.
Calculeer events en catering tot op de cent
Groepsarrangementen, buffetten en events zijn complex. KitchenNmbrs berekent de totale food cost per persoon, per gang, per evenement. Start gratis.
Start gratis trial →