La planification du personnel pour le traiteur détermine si ton événement sera rentable. Trop peu de personnel signifie un mauvais service, trop de personnel grignote ta marge. Pour les dîners assis, il existe une formule spécifique par 10 convives.
Planification de base du personnel pour les dîners assis
Pour un dîner assis, tu calcules différemment que pour un buffet ou un apéritif. Les convives sont assis à des places fixes, reçoivent le service à table et s'attendent à un certain niveau de service.
💡 Exemple :
Dîner assis pour 80 convives, menu 3 plats :
- Service : 8 personnes (1 pour 10 convives)
- Cuisine : 4 personnes (1 pour 20 convives)
- Superviseur/hôtesse : 1 personne
Total : 13 personnes pour 80 convives
Formule par 10 convives
Pour les dîners assis, tu utilises ces proportions :
- Service : 1 personne pour 10-12 convives
- Cuisine : 1 personne pour 20-25 convives
- Superviseur : 1 personne pour 50+ convives
- Bar (si séparé) : 1 personne pour 30-40 convives
Cela signifie que par 10 convives, tu comptes sur 1 serveur + 0,4-0,5 aide de cuisine.
Facteurs qui influencent ta planification
Tu adaptes la formule de base en fonction de ces facteurs :
- Complexité du menu : un menu 5 plats demande plus de cuisine qu'un menu 3 plats
- Niveau de service : la haute cuisine demande plus de serveurs que le casual
- Localisation : un lieu externe demande du temps supplémentaire pour la mise en place et le rangement
- Durée de l'événement : les événements plus longs demandent du personnel supplémentaire pour les relèves
⚠️ Attention :
Prévois toujours 1-2 personnes supplémentaires pour les absences ou les défaillances. Pour les lieux externes, tu as souvent besoin de 30-60 minutes supplémentaires pour la mise en place et le rangement.
Calcul des coûts du personnel
Les coûts du personnel pour le traiteur sont plus élevés que dans ton restaurant en raison de :
- Temps de trajet : tu le paies souvent (aller et retour)
- Mise en place/rangement : heures supplémentaires en plus de l'événement
- Heures supplémentaires : les événements se prolongent souvent
- Suppléments week-end/soirée : beaucoup d'événements en dehors des heures régulières
💡 Exemple de coûts :
Événement de 19:00-23:00 (4 heures), 60 convives :
- 6 serveurs × 18€/heure × 6 heures = 648€
- 3 cuisine × 20€/heure × 7 heures = 420€
- 1 superviseur × 25€/heure × 8 heures = 200€
Total : 1 268€ personnel pour 60 convives = 21,13€ par personne
Planification en pratique
Crée un plan d'action avec un calendrier par fonction :
- 17:00 : Cuisine commence la préparation et la mise en place
- 18:00 : Service arrive, mise en place des tables
- 19:00 : Arrivée des convives, superviseur accueille
- 23:00 : Fin de l'événement, rangement commence
- 24:00 : Lieu nettoyé, personnel rentre
Avec un système comme KitchenNmbrs, tu peux intégrer directement ces coûts de personnel dans ton prix de revient par personne, pour savoir si ton événement sera rentable.
Comment calculer la planification du personnel par 10 convives ?
Compte le nombre total de convives
Divise le nombre de convives par 10 pour obtenir tes unités de base. Avec 85 convives, tu as 8,5 unités de 10 convives. Arrondis toujours vers le haut pour une planification sûre.
Calcule le service par unité
Pour les dîners assis : 1 serveur pour 10-12 convives. Avec 85 convives = minimum 7 serveurs. Ajoute-en 1 supplémentaire pour la flexibilité, donc 8 serveurs au total.
Calcule la cuisine et le reste du personnel
Cuisine : 1 pour 20-25 convives (85 convives = 4 cuisine). Superviseur : 1 pour 50+ convives. Bar : 1 pour 30-40 convives si nécessaire. Total pour 85 convives : 13-14 personnes.
✨ Pro tip
Crée une matrice de personnel standard pour différentes tailles d'événements (25, 50, 75, 100 convives) avec des proportions fixes. Cela te fait gagner du temps sur les devis et évite une sous-dotation.
Calculer vous-même ?
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Questions fréquentes
Combien de serveurs me faut-il par 10 convives lors d'un dîner assis ?
Pour les dîners assis, tu comptes 1 serveur pour 10-12 convives. Pour un dîner formel ou un menu complexe, tu peux mieux tenir 1 pour 10 convives pour un service optimal.
La planification du personnel diffère-t-elle entre buffet et dîner assis ?
Oui, pour un buffet tu as besoin de moins de serveurs (1 pour 15-20 convives) car les convives se servent eux-mêmes. Pour les dîners assis, chaque plat doit être servi à table.
Dois-je payer le temps de trajet pour le traiteur externe ?
Généralement oui, surtout si l'événement est loin de ta base. Prévois au minimum 30 minutes aller et retour dans ton tarif horaire. Cela augmente tes coûts de personnel par convive.
Comment intégrer le temps de mise en place et rangement dans ma planification ?
Prévois 1-2 heures de mise en place et 1 heure de rangement en plus de l'événement. La cuisine commence plus tôt, le service peut arriver plus tard. Planifie cela à l'avance dans ton plan d'action.
Que faire si mon événement dure plus longtemps que prévu ?
Intègre une marge de 30-60 minutes dans ta planification. Les heures supplémentaires coûtent cher et peuvent réduire ta marge considérablement. Communique des horaires de fin clairs avec le client.
📚 Sources consultées
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Source officielle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Source officielle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Source officielle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Source officielle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Source officielle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Source officielle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Source officielle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Source officielle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Source officielle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Source officielle
Ministère de l'Agriculture et de la Souveraineté alimentaire — https://agriculture.gouv.fr
Les normes HACCP affichées dans cette application sont fournies à titre informatif uniquement. KitchenNmbrs ne garantit pas que les valeurs affichées sont à jour ou complètes. Consultez toujours le Ministère de l'Agriculture ou votre autorité locale pour la réglementation en vigueur.
Rédigé par
Jeffrey Smit
Fondateur & CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit a créé KitchenNmbrs à partir de 8 ans d'expérience pratique en tant que responsable cuisine chez 1NUL8 Group à Rotterdam. Sa mission : donner à chaque restaurateur le contrôle de ses coûts alimentaires.
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