Catering für staatliche Aufträge erfordert eine andere Margenberechnung als reguläre Gastronomie. Du hast es mit Festpreisen, größeren Mengen und spezifischen Anforderungen zu tun. In diesem Artikel lernst du, wie du ein rentables Angebot erstellst, ohne dich selbst zu benachteiligen.
Verstehe, was staatliche Veranstaltungen anders macht
Staatliche Veranstaltungen haben spezifische Merkmale, die deine Kostenkalkulation beeinflussen:
- Festpreisabsprachen (oft kein Spielraum für Anpassungen)
- Größere Mengen (50-500 Personen)
- Strikte Qualitätsanforderungen und Protokolle
- Längere Vorbereitungszeit
- Oft repräsentative Orte mit logistischen Herausforderungen
Die grundlegende Margenberechnung für Catering
Für Catering verwendest du eine andere Formel als für reguläre Gastronomie:
Gesamtkostpreis = Lebensmittelkosten + Arbeitskosten + Overhead + Transport & Material
💡 Beispiel:
Staatliche Veranstaltung für 200 Personen, €35 pro Person exkl. MwSt.:
- Lebensmittelkosten: €18 pro Person (51% des Verkaufspreises)
- Arbeit vor Ort: €8 pro Person
- Transport und Material: €3 pro Person
- Overhead: €2 pro Person
Gesamtkostpreis: €31 pro Person
Marge: €4 pro Person = 11,4%
Lebensmittelkosten für große Gruppen berechnen
Bei Catering für große Gruppen kannst du oft von Skalierungseffekten profitieren:
- Einkauf in größeren Mengen zu besseren Preisen
- Weniger Verschwendung pro Person durch bessere Planung
- Effizienz bei der Zubereitung (Batch Cooking)
⚠️ Achtung:
Rechne immer 5-10% extra für Ausfälle oder Last-Minute-Änderungen ein. Bei staatlichen Aufträgen kommen oft mehr Gäste als erwartet.
Arbeitskosten richtig einschätzen
Für staatliche Veranstaltungen brauchst du oft mehr Personal als bei regulärem Catering:
- Küchenpersonal zur Vorbereitung: 2-3 Stunden pro 100 Personen
- Servicepersonal vor Ort: 1 Person pro 25-30 Gäste
- Supervisor/Chef vor Ort: immer mindestens 1
- Auf- und Abbau: 2-4 Stunden zusätzlich
💡 Beispiel Arbeitskosten:
Veranstaltung für 200 Personen, 6 Stunden Event:
- 6 Servicemitarbeiter × €18/Stunde × 8 Stunden = €864
- 1 Supervisor × €25/Stunde × 10 Stunden = €250
- Vorbereitung Küche × 3 Personen × 4 Stunden × €16/Stunde = €192
Gesamtarbeit: €1.306 = €6,53 pro Person
Transport- und Materialkosten
Diese Kosten werden beim Catering oft unterschätzt:
- Transport von Material und Essen (hin und zurück)
- Miete von zusätzlichem Geschirr und Wärmegeräten
- Verpackungsmaterial für den Transport
- Eventuell Parkgebühren am Veranstaltungsort
Overhead und unvorhergesehene Kosten
Bei staatlichen Aufträgen trägst du Risiken, die du weitergeben musst:
- Strenge Qualitätskontrollen können zu zusätzlichen Kosten führen
- Längere Zahlungsbedingungen (oft 30-60 Tage)
- Möglicherweise zusätzliche Versicherungen oder Zertifizierungen
- Verwaltungsaufwand für Angebote und Berichterstattung
⚠️ Achtung:
Rechne mindestens 8-12% Overhead bei staatlichen Aufträgen ein. Dies ist höher als reguläres Catering wegen der zusätzlichen Verwaltung und Risiken.
Minimale Marge für Rentabilität
Für Catering für den Staat ist eine Marge zwischen 10-18% realistisch:
- 10-12%: Bei großen Mengen (300+ Personen)
- 12-15%: Bei durchschnittlichen Aufträgen (100-300 Personen)
- 15-18%: Bei kleineren, komplexeren Events
💡 Margencheck:
Verkaufspreis €35 pro Person exkl. MwSt.:
- Für 15% Marge: max. Kostpreis €29,75
- Für 12% Marge: max. Kostpreis €31,20
- Für 10% Marge: max. Kostpreis €31,50
Überprüfe, ob du innerhalb dieser Kostenkalkulation bleibst
Risikofaktoren berücksichtigen
Staatliche Veranstaltungen haben spezifische Risiken:
- Last-Minute-Änderungen bei der Anzahl der Gäste
- Strikte Protokolle, die zusätzliche Zeit kosten
- Orte, die logistisch herausfordernd sind
- Lange Zahlungsbedingungen beeinflussen den Cashflow
Wie berechnest du die Marge Schritt für Schritt?
Berechne deine gesamten Lebensmittelkosten pro Person
Addiere alle Zutaten einschließlich Getränke, Garnitur und 5-10% Puffer für zusätzliche Gäste. Teile dies durch die Anzahl der Personen für die Lebensmittelkosten pro Person.
Berechne alle Arbeitskosten
Berechne Vorbereitung, Service vor Ort, Auf- und Abbau. Rechne mit Bruttostundenlöhnen plus Sozialabgaben (etwa 30% Aufschlag). Teile durch die Anzahl der Personen.
Addiere Transport- und Materialkosten
Rechne Kraftstoff, Miete von zusätzlichem Material, Verpackung und eventuell Parkgebühren ein. Auch dies durch die Anzahl der Personen teilen für die Kostenkalkulation pro Person.
Füge Overhead hinzu (10-12%)
Addiere alle Kosten und füge 10-12% Overhead für Verwaltung, Risiken und unvorhergesehene Kosten hinzu. Dies ist dein gesamter Kostpreis pro Person.
Bestimme deine gewünschte Marge
Für staatliches Catering ist 10-18% realistisch. Teile deinen Kostpreis durch (100% - gewünschte Marge%) für deinen Mindestverkaufspreis exkl. MwSt.
✨ Pro tip
Erstelle immer eine detaillierte Kostenkalkulation pro Bereich und halte 15% Puffer für unvorhergesehene Kosten bereit. Bei staatlichen Aufträgen läuft immer etwas anders als geplant.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Welche Marge kann ich bei staatlichen Aufträgen anwenden?
Für staatliches Catering ist 10-18% Marge realistisch. Bei großen Mengen (300+ Personen) oft 10-12%, bei kleineren komplexeren Events bis 18%. Rechne immer zusätzlichen Overhead für Verwaltung ein.
Wie berechne ich Arbeitskosten für Catering?
Berechne Vorbereitung, Service, Auf- und Abbau separat. Für Service: 1 Person pro 25-30 Gäste. Addiere Bruttostundenlohn plus 30% Sozialabgaben und teile durch die Anzahl der Personen.
Muss ich die MwSt. beim Catering anders berechnen?
Catering hat 9% MwSt. auf Essen und alkoholfreie Getränke, 21% auf Alkohol. Berechne deine Marge immer auf Basis von Preisen exkl. MwSt., um Verwirrung zu vermeiden.
Welcher Puffer sollte ich für zusätzliche Gäste einrechnen?
Bei staatlichen Events rechnest du 5-10% zusätzliche Gäste ein. Oft kommen mehr Menschen als angegeben. Baue diesen Puffer in deine Lebensmittelkosten ein, nicht in deine Marge.
Warum ist der Overhead bei staatlichen Aufträgen höher?
Staatliche Aufträge erfordern mehr Verwaltung, haben längere Zahlungsbedingungen und strengere Anforderungen. Rechne daher 10-12% Overhead statt der üblichen 6-8% bei regulärem Catering ein.
Kann ich KitchenNmbrs für Cateringberechnungen verwenden?
Ja, KitchenNmbrs kann dir bei der Kostenkalkulation pro Person und beim Verwalten von Rezepten helfen. Für große Cateringaufträge kannst du einfach auf die gewünschte Anzahl von Personen hochrechnen.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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