Eine Lieferantenstörung kann dir innerhalb von Stunden tausende Euro an verdorbenen Beständen, entgangenen Umsätzen und Notfallkäufen zu höheren Preisen kosten. Viele Restaurantbetreiber unterschätzen diesen Schaden, weil sie nur die direkten Kosten berücksichtigen. In diesem Artikel lernst du, genau zu berechnen, was eine Störung dich wirklich kostet, damit du besser vorausplanen und dich versichern kannst.
Die 4 Kostenstellen einer Lieferantenstörung
Eine Lieferantenstörung trifft dich auf mehrere Arten. Es geht nicht nur um den Bestand, der verdirbt.
- Verdorbene Bestände: Produkte, die du wegwerfen musst
- Entgangene Umsätze: Gerichte, die du nicht servieren kannst
- Notfallkauf: Ersatzprodukte zu höheren Preisen
- Betriebskosten: Zusätzliches Personal, Transport, Stress
⚠️ Achtung:
Die meisten Unternehmer zählen nur die verdorbenen Bestände. Aber entgangene Umsätze und Notfallkäufe sind oft viel größer.
Schritt 1: Berechne den Wert verdorbener Bestände
Beginne mit dem, was du direkt siehst: Bestände, die du wegwerfen musst, weil sie verdorben sind oder du sie nicht rechtzeitig verwenden kannst.
💡 Beispiel:
Deine Kühlung fällt durch einen Stromausfall von 8 Stunden aus:
- Frischer Fisch: 12 kg × €28/kg = €336
- Fleisch: 8 kg × €22/kg = €176
- Milchprodukte: €85
- Gemüse: €45
Direkter Bestandsschaden: €642
Formel: Addiere alle Produkte, die du wegwerfen musst × Einkaufspreis pro Einheit.
Schritt 2: Berechne entgangene Umsätze
Das ist der Umsatz, den du verlierst, weil du bestimmte Gerichte nicht servieren kannst. Rechne nicht mit deinem gesamten Umsatz, sondern nur mit Gerichten, die von den betroffenen Beständen abhängen.
💡 Beispiel:
Wegen des verdorbenen Fisches kannst du 2 Tage lang keine Fischgerichte servieren:
- Normal: 25 Fischgerichte/Tag × €28 = €700/Tag
- 2 Tage = €1.400 entgangener Umsatz
- Alternative: Gäste bestellen Fleisch (€24 im Durchschnitt)
- Tatsächlicher entgangener Umsatz: €1.400 - €600 = €800
Netto-Umsatzverlust: €800
Formel: (Normaler Umsatz betroffener Gerichte - Alternativer Umsatz) × Anzahl der Tage der Störung
Schritt 3: Berechne Notfallkaufkosten
Für wichtige Zutaten musst du oft schnell bei anderen Lieferanten kaufen, normalerweise zu höheren Preisen. Das sind deine zusätzlichen Kosten über dem normalen Einkauf hinaus.
💡 Beispiel:
Du musst schnell Ersatzfisch kaufen:
- Normaler Preis: €28/kg
- Notfallpreis: €38/kg
- Unterschied: €10/kg
- Menge: 10 kg
Zusätzliche Notfallkaufkosten: €100
Formel: (Notfallpreis - Normaler Preis) × Menge Notfallkauf
Schritt 4: Addiere Betriebskosten
Vergiss die 'weichen' Kosten nicht: zusätzliche Zeit von dir und deinem Team, Transport, Stress, möglicherweise Einstellung von zusätzlichem Personal.
- Zusätzliche Stunden Inhaber/Manager: 8 Stunden × €25/Stunde = €200
- Zusätzlicher Transport/Benzin: €50
- Möglicherweise Einstellung zusätzlichen Personals: €150
⚠️ Achtung:
Diese Kosten wirken klein, aber bei mehreren Störungen pro Jahr addieren sie sich schnell zu tausenden Euro.
Gesamtschaden berechnen
Addiere alle Kostenstellen zusammen für das vollständige Bild:
💡 Gesamtbeispiel:
- Verdorbene Bestände: €642
- Entgangene Umsätze: €800
- Zusätzliche Notfallkaufkosten: €100
- Betriebskosten: €400
Gesamtschaden: €1.942
Eine Störung von 8 Stunden kostet dich also fast €2.000. Das ist viel mehr als nur die €642 an verdorbenen Beständen, die du direkt siehst.
Prävention und Versicherung
Mit dieser Berechnung kannst du beurteilen, ob Präventionsmaßnahmen oder Versicherungen die Investition wert sind:
- Backup-Kühlung: €3.000 Investition vs. €2.000 Schaden pro Störung
- Betriebsschadenversicherung: €500/Jahr Prämie vs. €2.000+ Risiko
- Alternative Lieferanten: Vereinbarungen für Notfallsituationen
Eine App wie KitchenNmbrs hilft dir, den Wert deiner Bestände im Auge zu behalten, damit du bei einer Störung schnell berechnen kannst, was der Schaden für die Versicherung oder deine eigene Verwaltung ist.
Wie berechnest du den Gesamtschaden? (Schritt für Schritt)
Inventarisiere alle verdorbenen Bestände
Gehe durch deine Kühlung, Gefrierschrank und trockene Bestände. Notiere alles, das du wegwerfen musst, mit genauen Mengen und Einkaufspreisen. Vergiss kleine Artikel nicht: Gewürze, Saucen, Garnituren zählen auch mit.
Berechne entgangene Umsätze pro Gericht
Überprüfe, welche Menükarte-Artikel du nicht zubereiten kannst wegen der Störung. Rechne aus, wie viele dieser Gerichte du normalerweise pro Tag verkaufst und was der Durchschnittspreis ist. Ziehe ab, was Gäste als Alternative bestellen.
Addiere Notfallkauf und Betriebskosten
Notiere, was du zusätzlich für schnelle Ersatzbeschaffung bei anderen Lieferanten bezahlst. Addiere auch deine eigene Zeit, zusätzlichen Transport und möglicherweise eingestellte Hilfe zu den Gesamtkosten.
✨ Pro tip
Mache jeden Monat ein Foto des Bestandswerts pro Kühlraum. Bei einer Störung weißt du dann sofort ungefähr, was darin war, ohne alles nachzählen zu müssen.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Sollte ich MwSt. in meine Schadensberechnung einbeziehen?
Für verdorbene Bestände rechnest du mit Einkaufspreis ohne MwSt. (die bekommst du zurück). Für entgangene Umsätze rechnest du mit Verkaufspreis ohne MwSt. So erhältst du den echten finanziellen Verlust.
Wie beweise ich den Schaden bei meiner Versicherung?
Mache Fotos von verdorbenen Produkten, bevor du sie wegwirfst. Bewahre Rechnungen von Notfallkäufen auf. Notiere Zeitpunkt und Dauer der Störung. Ein digitales Bestandssystem hilft, den Wert nachzuweisen.
Was ist, wenn die Störung nur 2 Stunden dauert?
Auch kurze Störungen kosten Geld. Überprüfe, ob Produkte nach HACCP-Regeln noch sicher sind. Wenn du dir unsicher bist? Dann musst du es wegwerfen. Besser €100 Verlust als ein kranker Gast.
Kann ich den Schaden bei meinem Lieferanten geltend machen?
Nur wenn die Störung durch seinen Fehler verursacht wurde (defekter Kühlwagen, verspätete Lieferung). Überprüfe deinen Lieferantenvertrag auf Haftungsregelungen. Normalerweise sind Störungen durch Wetter, Strom oder Technik auf deine Rechnung.
Wie oft treten Lieferantenstörungen auf?
Im Durchschnitt 2-4 Mal pro Jahr pro Restaurant. Von kurzen Stromausfällen bis zu defekten Geräten oder extremen Wetterbedingungen. Deshalb ist es wichtig, die Kosten richtig berechnen zu können.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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