Eine Bestandsaufnahme ist das physische Zählen aller Vorräte in deiner Küche, um zu überprüfen, ob dies mit deiner Buchhaltung übereinstimmt. Viele Restaurants stellen bei ihrer ersten Zählung fest, dass sie 10-20% mehr oder weniger Vorräte haben als sie dachten. Dieser Artikel erklärt Schritt für Schritt, wie du eine zuverlässige Bestandsaufnahme durchführst.
Warum eine Bestandsaufnahme machen?
Eine Bestandsaufnahme gibt dir Einblick in drei wichtige Dinge: Wo dein Geld gebunden ist, ob Vorräte verschwinden, und ob du zu viel oder zu wenig einkaufst. Ohne Zählung weißt du nicht, ob du €500 oder €2000 an Vorräten hast.
⚠️ Achtung:
Viele Unternehmer schätzen ihre Vorräte. "Ungefähr €1500" sagen sie. Aber bei der Zählung stellt sich heraus, dass es €2200 oder €800 sind. Dieser Unterschied kostet dich Geld.
Was zählst du alles?
Zähle alles, was Wert hat und verderblich ist. Das bedeutet:
- Alle frischen Produkte (Fleisch, Fisch, Gemüse, Milchprodukte)
- Tiefkühlprodukte
- Trockenvorräte (Pasta, Reis, Gewürze)
- Getränke (Bier, Wein, Softdrinks)
- Reinigungsmittel und Verpackungen
Lasse Geschirr, Besteck und Geräte außer Acht. Diese sind für die Buchhaltung, nicht für die tägliche Steuerung.
Wann zählst du?
Der beste Zeitpunkt ist kurz vor einer neuen Lieferung, wenn dein Vorrat am niedrigsten ist. Für die meisten Restaurants ist dies Montagmorgen früh oder Sonntagabend nach Schließung.
💡 Beispiel:
Restaurant De Smid zählt jeden ersten Montag des Monats um 08:00 Uhr, bevor der Gemüsehändler kommt. So haben sie den geringsten Vorrat und die Zählung dauert am kürzesten.
Organisation der Zählung
Arbeite systematisch. Beginne oben links in deinem Kühlschrank und arbeite im Uhrzeigersinn. Verwende eine feste Reihenfolge: Kühlschrank, Gefrierschrank, Trockenlagerung, Bar, Reinigungsschrank.
Arbeite mit zwei Personen: Eine zählt und ruft die Zahlen, die andere schreibt auf. Dies verhindert Fehler und geht schneller.
💡 Beispiel Kühlschrankzählung:
Kühlschrank von oben links nach unten rechts:
- Rindersteak: 2,3 kg à €28/kg = €64,40
- Lachs: 1,8 kg à €22/kg = €39,60
- Butter: 3 Packungen à €3,20 = €9,60
- Sahne: 4 Liter à €2,10 = €8,40
Zwischensumme Kühlschrank: €122,00
Preise und Bewertung
Verwende deine aktuellsten Einkaufspreise, nicht die Preise vom letzten Monat. Überprüfe deine letzten Rechnungen oder frage deinen Lieferanten nach den aktuellen Preisen.
Rechne mit dem Preis, den du tatsächlich zahlst, einschließlich eventueller Rabatte, aber ausschließlich MwSt. Der Vorratswert ist eine Kostenposition, also ohne MwSt.
⚠️ Achtung:
Zähle nur gute Vorräte. Verdorbene Produkte haben keinen Wert mehr. Wirf sie weg und zähle sie nicht in deinen Vorrat ein.
Digital vs. Papier
Du kannst auf Papier zählen und später eingeben, aber das gibt zusätzliche Fehlerquellen. Apps wie KitchenNmbrs lassen dich direkt digital mit deinem Telefon zählen, sodass du sofort den Gesamtwert siehst.
Der Vorteil von digital: Du kannst leicht mit vorherigen Zählungen vergleichen und sehen, welche Produkte viel oder wenig bewegt werden.
Nach der Zählung: Analysieren
Vergleiche deinen Vorratswert mit dem letzten Monat. Ist er viel höher? Dann kaufst du wahrscheinlich zu viel ein. Ist er niedriger, während dein Umsatz gleich blieb? Dann hast du effizienter gearbeitet.
💡 Beispiel Analyse:
Restaurant mit €15.000 Wochenumzatz:
- Vorrat Januar: €3.200
- Vorrat Februar: €3.800
- Umsatz gleich geblieben
Fazit: €600 mehr in Vorrat gebunden. Warum? Zu viel eingekauft oder weniger verkauft?
Wie oft zählen?
Beginne mit monatlichen Zählungen, bis du den Rhythmus beherrschst. Erfahrene Restaurants können auf einmal pro Quartal umsteigen, sollten aber wöchentlich ihre großen Kostenposten im Auge behalten.
Wie führst du eine Bestandsaufnahme durch? (Schritt für Schritt)
Vorbereitung und Material
Wähle einen ruhigen Moment (Montagmorgen oder Sonntagabend). Sorge für Zähllisten, Taschenrechner oder App, Waage und gute Beleuchtung. Arbeite mit zwei Personen: eine zählt, eine notiert.
Systematisches Zählen pro Raum
Beginne im Kühlschrank, arbeite im Uhrzeigersinn. Zähle alles, was Wert hat: frisch, Tiefkühlung, trocken, Getränke. Notiere Produkt, Menge und Einheit (kg, Liter, Stück).
Bewertung und Gesamtberechnung
Multipliziere jede Menge mit dem aktuellen Einkaufspreis (ohne MwSt.). Addiere alle Zwischensummen für deinen Gesamtvorratswert. Vergleiche mit der vorherigen Zählung und analysiere Unterschiede.
✨ Pro tip
Zähle immer kurz vor einer neuen Lieferung, wenn dein Vorrat am niedrigsten ist. Das spart Zeit und gibt das zuverlässigste Bild deines tatsächlichen Verbrauchs.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Wie oft muss ich eine Bestandsaufnahme machen?
Beginne mit monatlich, bis du den Prozess beherrschst. Erfahrene Restaurants können auf einmal pro Quartal umsteigen, sollten aber wöchentlich ihre größten Kostenposten im Auge behalten.
Muss ich alles zählen oder kann ich schätzen?
Zähle alles physisch. Schätzungen geben oft 20-30% Abweichung. Nur bei sehr kleinen Restmengen (wie Gewürze) darfst du schätzen, wenn es weniger als €5 wert ist.
Welche Preise verwende ich für die Bewertung?
Verwende deine aktuellsten Einkaufspreise ohne MwSt. Überprüfe deine letzten Rechnungen oder frage deinen Lieferanten. Verwende nicht die Preise vom letzten Monat.
Was mache ich mit Produkten, die bald ablaufen?
Produkte, die noch gut sind, zählst du zum vollen Wert. Verdorbene oder unverkäufliche Produkte wirfst du weg und zählst sie nicht in deinen Vorrat ein.
Wie lange dauert eine Bestandsaufnahme?
Für ein durchschnittliches Restaurant 2-4 Stunden beim ersten Mal. Wenn du den Prozess kennst und digital arbeitest, kann es 1-2 Stunden dauern. Arbeite immer mit zwei Personen für Geschwindigkeit und Genauigkeit.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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