Ein P&L-Bericht ist die Grundlage für jedes gute Geschäftsgespräch mit deinem Geschäftspartner. Viele Gastronomen sprechen über Gefühle und Eindrücke, aber ohne Zahlen kommst du nicht weiter. Ein gut vorbereitetes P&L-Gespräch vermeidet Diskussionen und führt zu konkreten Entscheidungen.
Warum deine P&L die Grundlage sein muss
Deine P&L (Profit & Loss) zeigt genau, wohin dein Geld fließt und woher es kommt. Ohne diese Zahlen sprichst du mit deinem Geschäftspartner über Vermutungen statt Fakten. Das führt zu endlosen Diskussionen ohne Ergebnis.
💡 Beispiel:
Restaurant mit €40.000 Umsatz pro Monat:
- Umsatz: €40.000
- Lebensmittelkosten: €12.000 (30%)
- Personalkosten: €16.000 (40%)
- Miete: €4.000 (10%)
- Sonstige Kosten: €6.000 (15%)
Gewinn: €2.000 (5%)
Bereite die Zahlen vor
Stelle sicher, dass deine P&L vollständig und verständlich ist. Dein Geschäftspartner muss auf einen Blick sehen, was passiert. Teile die großen Positionen in Details auf, die wichtig sind.
- Umsatz: Aufteilen nach Essen, Getränken und eventuell Catering
- Lebensmittelkosten: Zeige Prozentsatz des Umsatzes (üblich: 28-35%)
- Personalkosten: Inklusive Lohnkosten, Sozialabgaben und Leiharbeit
- Fixkosten: Miete, Versicherungen, Abonnements
- Variable Kosten: Marketing, Wartung, Reinigung
⚠️ Achtung:
Verwende immer denselben Zeitraum zum Vergleich. Vergleiche Januar mit Januar des Vorjahres, nicht Januar mit Dezember.
Vergleiche mit vorherigen Perioden
Eine Monatsrechnung sagt wenig aus. Stelle immer daneben: denselben Monat des Vorjahres und den Durchschnitt der letzten 12 Monate. Dann siehst du Trends und Muster.
💡 Beispiel Vergleich:
März 2024 vs. März 2023:
- Umsatz: €42.000 vs. €38.000 (+10,5%)
- Lebensmittelkosten: 32% vs. 29% (+3 Prozentpunkte)
- Personalkosten: 38% vs. 35% (+3 Prozentpunkte)
Fazit: Der Umsatz wächst, aber die Kosten wachsen schneller.
Mache die Engpässe sichtbar
Markiere die Zahlen, die von deiner Norm oder deinem Budget abweichen. Verwende Farben oder fettgedruckten Text. Dein Geschäftspartner muss sofort sehen, was Aufmerksamkeit braucht.
- Rot: Zahlen, die viel zu hoch sind (Lebensmittelkosten >35%, Personalkosten >45%)
- Orange: Zahlen, die Aufmerksamkeit verdienen
- Grün: Zahlen, die gut sind
Bereite konkrete Vorschläge vor
Komm nicht nur mit Problemen, sondern auch mit Lösungen. Für jeden Engpass, den du zeigst, hast du mindestens einen konkreten Vorschlag bereit.
💡 Beispiel Vorschläge:
Lebensmittelkosten zu hoch (32% statt 29%):
- Option 1: Menüpreise um €1,50 pro Gericht erhöhen
- Option 2: Portionsgrößen um 10% reduzieren
- Option 3: Teuerste Zutaten durch Alternativen ersetzen
Finanzielle Auswirkungen pro Option in Euro pro Monat durchrechnen.
Plane das Gespräch intelligent
Sende die P&L mindestens 24 Stunden vorher zu. Dein Geschäftspartner muss Zeit haben, die Zahlen zu studieren. Beginne das Gespräch mit der Hauptlinie, dann erst die Details.
- 5 Minuten: Hauptlinie (Umsatz, Kosten, Gewinn)
- 15 Minuten: Engpässe besprechen
- 15 Minuten: Lösungen und Entscheidungen
- 5 Minuten: Aktionspunkte und Fristen
⚠️ Achtung:
Halte das Gespräch unter 45 Minuten. Längere Gespräche führen zu Unentschlossenheit und Frustration.
Treffe konkrete Absprachen
Beende jedes Gespräch mit klaren Aktionspunkten. Wer macht was, und wann ist es fertig? Ohne konkrete Absprachen ändert sich nichts.
- Schreibe alle Entscheidungen auf
- Setze eine Frist für jede Aktion
- Plane die nächste Bewertung
- Sende innerhalb von 24 Stunden eine Zusammenfassung
Wie bereitest du ein P&L-Gespräch vor? (Schritt für Schritt)
Sammle vollständige P&L-Zahlen
Hole deine P&L aus deiner Buchhaltung oder deinem Kassensystem. Stelle sicher, dass alle Positionen vollständig sind: Umsatz, Lebensmittelkosten, Personalkosten, Miete und sonstige Kosten. Überprüfe, ob die Zahlen mit deinem Kontostand übereinstimmen.
Erstelle einen Vergleich mit der vorherigen Periode
Stelle neben jede Position die Zahlen desselben Monats des Vorjahres und die prozentuale Differenz. Dies zeigt Trends und macht Probleme sichtbar. Verwende eine Tabellenkalkulation oder ein Buchhaltungspaket für automatische Berechnungen.
Markiere Abweichungen und bereite Lösungen vor
Färbe Zahlen, die von deiner Norm abweichen, rot oder orange. Für jedes Problem bereitest du mindestens zwei konkrete Lösungen vor, einschließlich der finanziellen Auswirkungen pro Option. So wird das Gespräch handlungsorientiert statt nur analytisch.
✨ Pro tip
Sende deine P&L 24 Stunden vor dem Gespräch zu und bitte deinen Geschäftspartner, drei Fragen vorzubereiten. So wird das Gespräch interaktiv und ihr kommt schneller zu Entscheidungen.
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Häufig gestellte Fragen
Wie oft sollte ich ein P&L-Gespräch mit meinem Geschäftspartner planen?
Mindestens einmal pro Monat, vorzugsweise an einem festen Termin. In stressigen Zeiten oder bei Problemen kann es wöchentlich sein. Konsistenz ist wichtiger als Häufigkeit.
Was ist, wenn mein Geschäftspartner nicht gut mit Zahlen umgehen kann?
Visualisiere die wichtigsten Zahlen mit Grafiken oder Farben. Konzentriere dich auf Prozentsätze statt auf absolute Beträge. Erkläre, was jede Zahl für euren täglichen Betrieb bedeutet.
Welche Zahlen sind am wichtigsten zu besprechen?
Beginne immer mit Umsatz, Lebensmittelkostenquote und Personalkostenquote. Diese drei bestimmen 80% deines Ergebnisses. Andere Kosten kannst du danach besprechen.
Wie verhindere ich endlose Diskussionen ohne Entscheidungen?
Setze von vornherein ein Zeitlimit pro Thema. Bereite konkrete Lösungen vor, statt nur Probleme zu benennen. Beende jede Diskussion mit einer klaren Entscheidung und Aktion.
Was ist, wenn wir uns über die Zahlen uneinig sind?
Überprüft zusammen die Quelle der Zahlen (Kassensystem, Buchhaltung, Kontostand). Oft entstehen Diskussionen durch unterschiedliche Interpretationen derselben Zahlen. Einigt euch darauf, welche Quelle maßgeblich ist.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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