73% van de horecaondernemers die samen inkopen rekent hun kostprijs verkeerd uit. Wanneer je ingrediënten deelt met een bevriende chef, moet je de werkelijke inkoopprijs per kilo berekenen - niet zomaar de factuur door twee delen. Veel ondernemers maken deze fout, waardoor hun foodcost niet klopt.
Waarom gedeelde inkoop complex is
Wanneer je samen met een collega-chef inkoopt, krijg je vaak betere prijzen door grotere volumes. Maar de factuur bevat verschillende producten, hoeveelheden en prijzen. Als je niet precies bijhoudt wat jouw deel kost, klopt je kostprijsberekening niet.
⚠️ Let op:
Reken nooit de totale factuur gedeeld door 2. Jullie nemen waarschijnlijk verschillende producten en hoeveelheden mee.
De juiste berekeningswijze
Je inkoopprijs bestaat uit drie onderdelen: het product zelf, je aandeel in de transportkosten, en eventuele extra kosten zoals minimum orderbedragen. Dit is het soort les dat je pas leert na je eerste maand met verlies te draaien - toen ik begon dacht ik dat transport verwaarloosbaar was tot ik doorhad dat ik €2,40 per kilo te weinig rekende.
? Voorbeeld:
Jullie bestellen samen bij de visleverancier:
Jouw aandeel transport: €15 × (€110 / €334) = €4,94
Jouw werkelijke zalmprijs: (€110 + €4,94) / 5 kg = €22,99/kg
Transport en extra kosten verdelen
Transportkosten verdeel je naar verhouding van je orderwaarde. Als jij 30% van de totale order hebt, betaal je 30% van de transport. Dit is eerlijker dan fifty-fifty, vooral als één van jullie veel meer bestelt.
Extra kosten zoals administratiekosten of minimum orderbedrag-toeslagen verdeel je op dezelfde manier. Bewaar altijd de originele factuur en noteer wie wat meenam.
? Voorbeeld berekening:
Factuur van €500 totaal, transport €20:
- Jouw producten: €180
- Collega producten: €300
- Jouw transportaandeel: €20 × (€180/€480) = €7,50
Jouw totale kosten: €180 + €7,50 = €187,50
Administratie bij gedeelde inkoop
Houd per bestelling bij: datum, leverancier, jouw producten met hoeveelheden, totale factuurwaarde, en je aandeel in de extra kosten. Maak foto's van de factuur en stuur deze naar elkaar.
Voor je kostprijsberekening voer je de werkelijke inkoopprijs per kilo in, inclusief je aandeel in transport en extra kosten. Zo klopt je foodcost wel.
⚠️ Let op:
Maak vooraf duidelijke afspraken over wie wat betaalt en wanneer. Vriendschap en geld kunnen botsen als dit niet helder is.
BTW en belasting bij gedeelde inkoop
De BTW staat op de originele factuur en die geldt voor de hele order. Als jullie beide BTW kunnen aftrekken, is er geen probleem. Maar als één van jullie geen BTW-ondernemer is, wordt het ingewikkelder.
Voor je boekhouding: bewaar de originele factuur en maak een overzicht van de verdeling. Sommige boekhouders adviseren om een onderlinge factuur te maken voor het doorberekenen van kosten.
Hoe bereken je de inkoopprijs bij gedeelde inkoop?
Bepaal je productkosten
Tel alle producten op die jij meeneemt van de factuur. Vermenigvuldig hoeveelheid × prijs per eenheid voor elk product. Dit geeft je totale productwaarde.
Bereken je aandeel extra kosten
Deel transport en andere toeslagen naar verhouding van je orderwaarde. Formule: Extra kosten × (jouw productwaarde / totale factuurwaarde).
Bereken werkelijke prijs per kilo
Tel je productkosten en aandeel extra kosten op. Deel dit door het totale gewicht dat je meenam. Dit is je werkelijke inkoopprijs per kilo voor je kostprijsberekening.
✨ Pro tip
Bereken elke woensdag je gedeelde inkopen van die week met deze formule: (jouw producten + transportaandeel) ÷ totaal gewicht = werkelijke prijs per kilo. Doe je dit binnen 48 uur, dan vergeet je nooit meer welke producten van jou waren.
Dit zelf berekenen?
In de KitchenNmbrs app doe je dit in een paar klikken. 7 dagen gratis, geen creditcard.
Was dit artikel nuttig?
Veelgestelde vragen
Wat als mijn collega meer bestelt dan afgesproken?
Hoe bewaar ik dit voor mijn administratie?
Wat met BTW als mijn collega geen ondernemer is?
kennisbank.ingredients_in_article
Geraadpleegde bronnen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Officiële bron
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Officiële bron
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Officiële bron
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Officiële bron
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Officiële bron
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Officiële bron
NVWA (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit) — https://www.nvwa.nl
De HACCP-normen in deze applicatie zijn uitsluitend informatief. KitchenNmbrs garandeert niet dat de getoonde waarden actueel of volledig zijn. Raadpleeg altijd de NVWA of uw branche-hygiënecode voor de meest recente wetgeving.
Geschreven door
Jeffrey Smit
Oprichter & CEO van KitchenNmbrs
Jeffrey Smit bouwde KitchenNmbrs vanuit 8 jaar hands-on ervaring als keukenmanager bij 1NUL8 Group in Rotterdam. Zijn missie: elke restauranteigenaar grip geven op food cost.
kennisbank.more_in_category
Gerelateerde vragen
Ontdek meer onderwerpen
Optimaliseer je inkoop met data
Weet exact welke leverancier het voordeligst is en hoe prijswijzigingen je marges raken. KitchenNmbrs koppelt inkoop direct aan receptkosten. Probeer het 7 dagen gratis.
Start gratis trial →