Waarom verliezen zoveel restaurants geld op kleine events? Horecaondernemers accepteren vaak elke catering-aanvraag zonder de werkelijke kosten door te rekenen. Maar een slimme berekening vooraf bespaart je veel hoofdpijn achteraf.
Alle kosten doorrekenen voor je toezegt
Events lijken simpel - voedsel maken en leveren. Maar de werkelijkheid is complexer. Veel kosten blijven onzichtbaar tot je winstmarge verdampt.
Verborgen kosten die je winst opvreten
- Extra personeel: Je hebt vaak meer mensen nodig voor prep en service
- Transport: Brandstof, slijtage, tijd onderweg
- Materiaal: Extra pannen, warmhoudschalen, servies
- Tijd: Voorbereiding kost vaak 2-3x meer tijd dan normale service
- Risico: Als gasten afzeggen, zit je met geprept eten
💡 Voorbeeld: Bedrijfslunch voor 40 personen
Prijs: €25 per persoon = €1.000 omzet
- Ingrediënten: €400 (40% foodcost)
- Extra personeel: €180 (6 uur à €30)
- Transport: €40 (heen/terug + benzine)
- Materiaal/verpakking: €60
- Risico-opslag: €50 (5%)
Totale kosten: €730 → Winst: €270 (27%)
Vergelijk met je normale service-inkomsten
Events kosten tijd en energie. Diezelfde uren kun je ook besteden aan je gewone gasten. Dus vergelijk altijd wat je anders zou verdienen.
⚠️ Let op:
Reken niet alleen met de dag van het event. De voorbereiding kost vaak 1-2 dagen extra werk, waardoor je minder aandacht hebt voor je normale gasten.
De break-even berekening
Voor elk event moet je minimaal deze kosten dekken:
- Foodcost: Meestal 35-45% bij events (hoger dan restaurant door verpakking)
- Arbeid: 25-35% van omzet
- Transport + materiaal: 5-10% van omzet
- Risico-opslag: 5% (voor no-shows en verspilling)
Totaal: 70-90% van je omzet gaat naar kosten. Blijft er minder dan 10-15% over? Dan kun je beter weigeren.
💡 Voorbeeld: Event van €800
Minimale kosten:
- Foodcost (40%): €320
- Arbeid (30%): €240
- Transport/materiaal (8%): €64
- Risico (5%): €40
Totaal: €664 → Winst: €136 (17%)
Dit is nog acceptabel. Onder de €100 winst (12,5%) wordt het krap.
Rode vlaggen: wanneer direct nee zeggen
Sommige events zijn vanaf het begin verliesgevend, gebaseerd op echte restaurant winst-en-verliesrekeningen. Let op deze waarschuwingssignalen:
- Prijs per persoon onder €20: Meestal te weinig marge voor alle extra kosten
- Minder dan 20 personen: Vaste kosten (transport, prep) worden niet gedekt
- Meer dan 1 uur rijden: Transportkosten vreten winst op
- Complexe menu-wensen: Veel tijd voor speciale prep zonder extra vergoeding
- Onbetrouwbare klant: Risico op no-shows of betalingsproblemen
⚠️ Let op:
Events voor €15 per persoon zijn bijna altijd verliesgevend. Je foodcost alleen is al €6-8, dan blijft er te weinig over voor arbeid en andere kosten.
Alternatief: pas je aanbieding aan
In plaats van weigeren kun je ook je voorwaarden wijzigen:
- Minimum aantal personen: Bijvoorbeeld vanaf 30 personen
- Vaste menu's: Geen speciale wensen, standaard opties
- Ophaal-optie: Klant haalt zelf op, bespaart transport
- Hogere prijs: Reken eerlijk voor alle extra kosten
💡 Voorbeeld: Aanpassing aanbieding
Oorspronkelijk: €18 per persoon, bezorgen
Aangepast: €24 per persoon of €20 bij ophalen
Zo dek je je kosten en houd je nog marge over.
Hoe bereken je of een event winstgevend is?
Bereken je totale kosten
Tel op: ingrediënten (foodcost), extra personeel, transport, materiaal en een risico-opslag van 5%. Dit zijn je werkelijke kosten voor het event.
Trek kosten af van omzet
Omzet minus totale kosten = je winst. Zit je onder de 15% winstmarge? Dan wordt het krap en kun je beter nee zeggen.
Vergelijk met normale service
Hoeveel zou je verdienen als je die tijd in je normale service steekt? Als dat meer is, is het event niet interessant genoeg.
✨ Pro tip
Bereken binnen 72 uur na een event-aanvraag of de winstmarge boven 12% uitkomt. Zo voorkom je impulsieve ja-antwoorden die later tot verliezen leiden.
Dit zelf berekenen?
In de KitchenNmbrs app doe je dit in een paar klikken. 7 dagen gratis, geen creditcard.
Was dit artikel nuttig?
Veelgestelde vragen
Wat is een realistische winstmarge voor events?
Voor events is 15-25% winstmarge realistisch. Lager dan 10% wordt risicovol, omdat je geen buffer hebt voor tegenvallers.
Moet ik transportkosten altijd doorberekenen?
Ja, zeker bij ritten langer dan 30 minuten. Reken minimaal €0,30 per kilometer voor brandstof, slijtage en tijd.
Hoe voorkom ik dat klanten afzeggen na mijn prep?
Vraag altijd een aanbetaling van 50% bij bevestiging. Zo dek je je kosten als ze alsnog afzeggen.
Is catering altijd minder winstgevend dan normale service?
Niet altijd. Grote events (100+ personen) kunnen zeer winstgevend zijn door schaalvoordelen. Kleine events onder de 30 personen zijn vaak verliesgevend.
Welke vaste kosten moet ik meenemen in mijn berekening?
Transport, extra materiaal (warmhoudschalen, servies), verpakking, extra personeel en een risico-opslag van 5% voor no-shows en verspilling.
Hoe bereken ik de werkelijke tijd die een event kost?
Reken naast de event-dag ook 4-6 uur voorbereiding en 2 uur nawerk. Voor een 4-uur event ben je dus 10-12 uur bezig.
Wanneer is een event te ver weg om winstgevend te zijn?
Bij meer dan 1,5 uur rijden worden transportkosten vaak hoger dan je winst. Reken €60-80 extra kosten per uur reistijd.
📚 Geraadpleegde bronnen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Officiële bron
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Officiële bron
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Officiële bron
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Officiële bron
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Officiële bron
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Officiële bron
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Officiële bron
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Officiële bron
NVWA (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit) — https://www.nvwa.nl
De HACCP-normen in deze applicatie zijn uitsluitend informatief. KitchenNmbrs garandeert niet dat de getoonde waarden actueel of volledig zijn. Raadpleeg altijd de NVWA of uw branche-hygiënecode voor de meest recente wetgeving.
Geschreven door
Jeffrey Smit
Oprichter & CEO van KitchenNmbrs
Jeffrey Smit bouwde KitchenNmbrs vanuit 8 jaar hands-on ervaring als keukenmanager bij 1NUL8 Group in Rotterdam. Zijn missie: elke restauranteigenaar grip geven op food cost.
Verkoop je voedsel? Dan heb je KitchenNmbrs nodig
Of je nu een restaurant, food truck, cateraar of maaltijdboxbedrijf runt — je moet weten wat elk gerecht kost. KitchenNmbrs geeft je dat inzicht. Start je gratis proefperiode.
Start gratis trial →