Un événement court peut parfois coûter plus qu'il ne rapporte. Beaucoup de restaurateurs disent oui à chaque demande de catering, mais oublient de compter les coûts cachés. Dans cet article, tu apprendras comment calculer à l'avance si un événement sera rentable ou s'il te coûtera de l'argent.
Calcule tous les coûts avant de dire oui
Pour les événements, tu penses souvent uniquement aux ingrédients. Mais il y a beaucoup d'autres coûts qui peuvent dévorer ton profit.
Les coûts cachés des événements
- Personnel supplémentaire : Tu as souvent besoin de plus de gens pour la préparation et le service
- Transport : Carburant, usure, temps de trajet
- Matériel : Casseroles supplémentaires, bacs de maintien au chaud, vaisselle
- Temps : La préparation prend souvent 2-3 fois plus de temps qu'un service normal
- Risque : Si les clients annulent, tu te retrouves avec de la nourriture préparée
💡 Exemple : Déjeuner d'entreprise pour 40 personnes
Prix : €25 par personne = €1.000 de chiffre d'affaires
- Ingrédients : €400 (40% food cost)
- Personnel supplémentaire : €180 (6 heures à €30)
- Transport : €40 (aller/retour + essence)
- Matériel/emballage : €60
- Provision de risque : €50 (5%)
Coûts totaux : €730 → Profit : €270 (27%)
Vérifie si ton service normal n'est pas plus rentable
Un événement coûte du temps et de l'énergie. Ce temps, tu pourrais aussi l'utiliser pour ton service normal. Compare toujours ce que tu gagnerais autrement.
⚠️ Attention :
Ne compte pas seulement le jour de l'événement. La préparation prend souvent 1-2 jours de travail supplémentaires, ce qui te laisse moins de temps pour tes clients habituels.
Le calcul du seuil de rentabilité
Pour chaque événement, tu dois au minimum couvrir ces coûts :
- Food cost : Généralement 35-45% pour les événements (plus élevé qu'au restaurant en raison de l'emballage)
- Main-d'œuvre : 25-35% du chiffre d'affaires
- Transport + matériel : 5-10% du chiffre d'affaires
- Provision de risque : 5% (pour les annulations et le gaspillage)
Total : 70-90% de ton chiffre d'affaires vont aux coûts. Il te reste moins de 10-15% ? Alors tu ferais mieux de refuser.
💡 Exemple : Événement de €800
Coûts minimaux :
- Food cost (40%) : €320
- Main-d'œuvre (30%) : €240
- Transport/matériel (8%) : €64
- Risque (5%) : €40
Total : €664 → Profit : €136 (17%)
C'est encore acceptable. En dessous de €100 de profit (12,5%), ça devient serré.
Signaux que tu dois refuser
Certains événements sont perdants dès le départ. Attention à ces drapeaux rouges :
- Prix par personne inférieur à €20 : Généralement trop peu de marge pour tous les coûts supplémentaires
- Moins de 20 personnes : Les coûts fixes (transport, préparation) ne sont pas couverts
- Plus d'1 heure de trajet : Les coûts de transport dévorent le profit
- Demandes de menu complexes : Beaucoup de temps pour une préparation spéciale sans surcharge
- Client peu fiable : Risque d'annulation ou de problèmes de paiement
⚠️ Attention :
Les événements à €15 par personne sont presque toujours déficitaires. Ton food cost seul est déjà €6-8, il ne te reste pas assez pour la main-d'œuvre et les autres coûts.
Alternative : augmente ton prix ou adapte ton concept
Au lieu de refuser, tu peux aussi adapter ton offre :
- Nombre minimum de personnes : Par exemple à partir de 30 personnes
- Menus fixes : Pas de demandes spéciales, options standard
- Option retrait : Le client retire lui-même, tu économises le transport
- Prix plus élevé : Facture correctement tous les coûts supplémentaires
💡 Exemple : Adaptation de l'offre
Original : €18 par personne, livraison
Adapté : €24 par personne ou €20 en retrait
Ainsi tu couvres tes coûts et tu gardes une marge.
Comment calculer si un événement est rentable ?
Calcule tes coûts totaux
Additionne : ingrédients (food cost), personnel supplémentaire, transport, matériel et une provision de risque de 5%. Ce sont tes coûts réels pour l'événement.
Soustrais les coûts du chiffre d'affaires
Chiffre d'affaires moins coûts totaux = ton profit. Tu es en dessous de 15% de marge bénéficiaire ? Alors ça devient serré et tu peux mieux refuser.
Compare avec ton service normal
Combien gagnerais-tu si tu utilisais ce temps pour ton service normal ? Si c'est plus, l'événement n'est pas assez intéressant.
✨ Pro tip
Crée une feuille Excel standard avec tous les coûts possibles pour les événements. Ainsi tu n'oublieras jamais rien et tu pourras décider rapidement si une demande est rentable.
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Questions fréquentes
Quelle est une marge bénéficiaire réaliste pour les événements ?
Pour les événements, une marge bénéficiaire de 15-25% est réaliste. En dessous de 10%, c'est risqué, car tu n'as pas de marge de manœuvre pour les imprévus.
Dois-je toujours facturer les frais de transport ?
Oui, surtout pour les trajets de plus de 30 minutes. Compte au minimum €0,30 par kilomètre pour le carburant, l'usure et le temps.
Comment éviter que les clients annulent après ma préparation ?
Demande toujours un acompte de 50% à la confirmation. Ainsi tu couvres tes coûts s'ils annulent quand même.
La catering est-elle toujours moins rentable que le service normal ?
Pas toujours. Les grands événements (100+ personnes) peuvent être très rentables grâce aux économies d'échelle. Les petits événements de moins de 30 personnes sont souvent déficitaires.
Quels coûts fixes dois-je inclure dans mon calcul ?
Transport, matériel supplémentaire (bacs de maintien au chaud, vaisselle), emballage, personnel supplémentaire et une provision de risque de 5% pour les annulations et le gaspillage.
📚 Sources consultées
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Source officielle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Source officielle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Source officielle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Source officielle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Source officielle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Source officielle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Source officielle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Source officielle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Source officielle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Source officielle
Ministère de l'Agriculture et de la Souveraineté alimentaire — https://agriculture.gouv.fr
Les normes HACCP affichées dans cette application sont fournies à titre informatif uniquement. KitchenNmbrs ne garantit pas que les valeurs affichées sont à jour ou complètes. Consultez toujours le Ministère de l'Agriculture ou votre autorité locale pour la réglementation en vigueur.
Rédigé par
Jeffrey Smit
Fondateur & CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit a créé KitchenNmbrs à partir de 8 ans d'expérience pratique en tant que responsable cuisine chez 1NUL8 Group à Rotterdam. Sa mission : donner à chaque restaurateur le contrôle de ses coûts alimentaires.
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