Een event of festival kan een goudmijn zijn, maar ook een financiële valkuil. Veel horecaondernemers stappen in zonder de kosten goed door te rekenen en verliezen geld ondanks een drukke dag. In dit artikel leer je stap-voor-stap hoe je berekent of deelname aan een event financieel de moeite waard is.
De verborgen kosten van events
Events lijken aantrekkelijk: veel potentiële klanten op één plek. Maar er komen meer kosten bij kijken dan je denkt.
⚠️ Let op:
Veel ondernemers rekenen alleen met de standplaatskosten, maar vergeten transport, extra personeel en hogere foodcost door kleinere inkoop.
De belangrijkste kostenposten zijn:
- Standplaatskosten: Wat je betaalt aan de organisator
- Transport en opbouw: Busje huren, spullen vervoeren, tijd voor opbouw
- Extra personeel: Je hebt waarschijnlijk meer handen nodig
- Hogere inkoop: Kleinere hoeveelheden = hogere prijzen per kilo
- Verpakking: Wegwerpborden, bekers, bestek
- Vergunningen: Soms extra kosten voor tijdelijke verkoop
Break-even punt berekenen
Om te weten of een event winstgevend is, moet je je break-even punt kennen. Dat is het aantal verkopen waarbij je kosten en opbrengsten gelijk zijn.
? Voorbeeld:
Je doet mee aan een foodtruck festival. Je totale kosten:
- Standplaats: €350
- Transport en opbouw: €150
- Extra personeel (8 uur × €15): €120
- Hogere inkoop (10% meer): €80
- Verpakking: €75
Totale kosten: €775
Je verkoopt burgers voor €8,50 per stuk. Je marge per burger is €5,00 (na aftrek van alle kosten). Dan is je break-even: €775 ÷ €5,00 = 155 burgers
Verkoop je minder dan 155 burgers? Dan verlies je geld. Verkoop je er meer? Dan maak je winst.
Realistische omzetschatting maken
De grote vraag is: hoeveel ga je verkopen? Hier helpen een paar vuistregels:
- Vraag naar bezoekersaantallen: Organisatoren kunnen vaak cijfers van vorige jaren geven
- Reken met 5-15% conversie: Van alle bezoekers koopt 5-15% bij jou
- Check de concurrentie: Hoeveel andere foodtrucks staan er? Meer concurrentie = lagere conversie
- Kijk naar het weer: Slecht weer kan je omzet halveren
? Voorbeeld berekening:
Festival verwacht 3.000 bezoekers over twee dagen. Er staan 8 foodtrucks.
- Potentiële klanten per truck: 3.000 ÷ 8 = 375
- Bij 10% conversie: 375 × 0,10 = 37 klanten
- Gemiddelde besteding €12: 37 × €12 = €444 omzet
Met €775 kosten verlies je €331. Dit event is niet winstgevend.
Extra factoren meenemen
Naast directe winst zijn er andere voordelen die je moet meewegen:
- Naamsbekendheid: Nieuwe klanten leren je kennen
- Social media content: Foto's van drukke stand voor je Instagram
- Netwerken: Contact met andere ondernemers en organisatoren
- Toekomstige boekingen: Mensen die je later boeken voor catering
⚠️ Let op:
Deze 'zachte' voordelen zijn moeilijk in geld uit te drukken. Reken er niet te zwaar op. Een event dat €500 verlies maakt, wordt niet winstgevend door 'naamsbekendheid'.
Risico's inschatten
Events hebben meer risico's dan je normale zaak:
- Weer: Regen kan je omzet met 50-70% verlagen
- Concurrentie: Te veel aanbieders verlagen ieders omzet
- Organisatie: Slecht georganiseerd event = minder bezoekers
- Locatie: Slechte plek op het terrein = minder zichtbaarheid
Maak daarom altijd een worst-case scenario: wat als je maar 50% van je geschatte omzet haalt? Kun je dat verlies dragen?
? Smart tip:
Begin klein. Kies eerst lokale events met lage standplaatskosten. Als die goed gaan, kun je grotere events overwegen.
Wanneer zeggen events ja of nee?
Zeg JA als:
- Je break-even realistisch lijkt (niet meer dan 60% van geschatte omzet)
- De organisator ervaren is en goede cijfers van vorige jaren heeft
- Je een uniek product hebt tussen de concurrentie
- De standplaatskosten laag zijn (onder €300 voor een dag)
Zeg NEE als:
- Je meer dan 80% van geschatte omzet nodig hebt voor break-even
- Er te veel gelijksoortige concurrentie staat
- De organisator geen duidelijke cijfers kan geven
- Het weer slecht voorspeld wordt en je product weer-gevoelig is
Hoe bereken je of een event winstgevend is? (stap voor stap)
Bereken alle kosten
Tel op: standplaatskosten, transport, extra personeel, hogere inkoop, verpakking en vergunningen. Vergeet geen enkele kostenpost, ook niet je eigen tijd voor opbouw en afbouw.
Bepaal je marge per verkoop
Bereken wat je overhoudt per product na aftrek van alle kosten. Let op: bij events is je foodcost vaak hoger door kleinere inkoop en wegwerpverpakking.
Bereken je break-even punt
Deel je totale kosten door je marge per verkoop. Dit geeft het aantal producten dat je moet verkopen om quitte te spelen.
Schat realistische omzet in
Vraag bezoekersaantallen aan de organisator, check de concurrentie en reken met 5-15% conversie. Maak ook een worst-case scenario met 50% minder omzet.
Neem de beslissing
Als je break-even realistisch lijkt (niet meer dan 60% van geschatte omzet) en de risico's beheersbaar zijn, ga je gang. Zo niet, zoek een ander event.
✨ Pro tip
Test nieuwe events eerst met een klein menu van 2-3 producten. Zo houd je je inkoop en risico laag, en leer je hoe het event werkt voor je volgende keer.
Dit zelf berekenen?
In de KitchenNmbrs app doe je dit in een paar klikken. 7 dagen gratis, geen creditcard.
Was dit artikel nuttig?
Veelgestelde vragen
Hoeveel procent van de bezoekers koopt gemiddeld bij een foodtruck?
Dit varieert tussen 5-15% afhankelijk van het type event, de concurrentie en je product. Bij festivals met veel keuze ligt het aan de lage kant, bij kleinere events hoger.
Moet ik BTW doorberekenen bij events?
Ja, als je normaal BTW-plichtig bent blijf je dat bij events ook. Reken met 9% BTW op eten en 21% op alcoholische dranken, net als in je normale zaak.
Wat als het slecht weer wordt tijdens het event?
Slecht weer kan je omzet met 50-70% verlagen, vooral bij outdoor events. Reken daarom altijd een worst-case scenario door voordat je toezegt.
Zijn er events die altijd winstgevend zijn?
Nee, elk event is anders. Zelfs succesvolle events van vorig jaar kunnen dit jaar tegenvallen door meer concurrentie, slecht weer of andere omstandigheden.
Hoe voorkom ik dat ik te veel inkoop voor een event?
Begin conservatief en koop maximaal voor je break-even aantal verkopen plus 20%. Beter uitverkocht dan met veel restanten thuiskomen.
Kan ik de kosten van een verliesgevend event aftrekken?
Ja, als je het event voor je bedrijf doet zijn alle kosten aftrekbaar als bedrijfskosten, ook als je verlies maakt. Bewaar alle bonnen en facturen.
⚠️ EU Verordening 1169/2011 — Allergeninformatie — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
De allergeninformatie op deze pagina is gebaseerd op EU Verordening 1169/2011. Recepten en ingrediënten kunnen per leverancier verschillen. Verifieer altijd de actuele allergeninformatie bij uw leverancier en communiceer dit correct aan uw gasten. KitchenNmbrs is niet aansprakelijk voor allergische reacties.
In Nederland handhaaft de NVWA de allergenenwetgeving.
📚 Geraadpleegde bronnen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Officiële bron
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Officiële bron
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Officiële bron
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Officiële bron
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Officiële bron
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Officiële bron
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Officiële bron
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Officiële bron
NVWA (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit) — https://www.nvwa.nl
De HACCP-normen in deze applicatie zijn uitsluitend informatief. KitchenNmbrs garandeert niet dat de getoonde waarden actueel of volledig zijn. Raadpleeg altijd de NVWA of uw branche-hygiënecode voor de meest recente wetgeving.
Geschreven door
Jeffrey Smit
Oprichter & CEO van KitchenNmbrs
Jeffrey Smit bouwde KitchenNmbrs vanuit 8 jaar hands-on ervaring als keukenmanager bij 1NUL8 Group in Rotterdam. Zijn missie: elke restauranteigenaar grip geven op food cost.
Verkoop je voedsel? Dan heb je KitchenNmbrs nodig
Of je nu een restaurant, food truck, cateraar of maaltijdboxbedrijf runt — je moet weten wat elk gerecht kost. KitchenNmbrs geeft je dat inzicht. Start je gratis proefperiode.
Start gratis trial →