Vérifier les factures semble ennuyeux, mais cela peut vous coûter des milliers d'euros par an. De nombreux restaurateurs signent des factures sans vérifier si tout correspond à ce qu'ils ont commandé. Ainsi, l'argent s'échappe discrètement à cause de prix incorrects, de quantités erronées et de paiements en double.
Qu'est-ce qui se passe mal si tu ne vérifies pas les factures
Ton fournisseur envoie une facture. Tu vois le montant total, cela semble raisonnable, donc tu paies. Mais et si elle contient des erreurs ?
💡 Exemple :
Tu commandes 20 kg de steak à €28/kg. Sur la facture, il est indiqué :
- 25 kg de steak à €28/kg = €700
- Tu paies €140 de trop
- Par an : €140 × 26 commandes = €3.640
Perte : €3.640 par an sur un seul produit
Les erreurs de facturation les plus courantes
Quantités incorrectes
Tu commandes 10 kg, mais la facture indique 12 kg. Cela arrive plus souvent qu'on ne le pense, surtout avec les commandes téléphoniques.
Prix inexacts
Les fournisseurs augmentent régulièrement les prix, mais oublient de te le communiquer. Ou ils facturent l'ancien prix plus élevé alors qu'une promotion est en cours.
Facturation en double
La même livraison est facturée deux fois. Cela arrive surtout chez les grands fournisseurs avec beaucoup d'administration.
⚠️ Attention :
Les petites erreurs s'accumulent. €20 d'erreur par semaine = €1.040 par an. Et c'est encore une estimation prudente.
Les coûts cachés de la non-vérification
Il ne s'agit pas seulement des erreurs elles-mêmes. Il y a d'autres coûts :
- Calcul de prix de revient incorrect : Si tes factures ne correspondent pas, tes coûts de recette ne correspondent pas non plus
- Problèmes de trésorerie : Tu paies plus que nécessaire, ce qui réduit ton fonds de roulement
- Pas de pouvoir de négociation : Si tu ne sais pas ce que tu paies réellement, tu ne peux pas obtenir de meilleurs prix
- Stress après coup : Découvrir des erreurs après des mois est beaucoup plus difficile à résoudre
💡 Exemple d'impact sur le prix de revient :
Tu penses que le saumon coûte €24/kg, mais tu paies €27/kg à cause d'erreurs de facturation :
- Portion de saumon : 180 grammes = €4,86 au lieu de €4,32
- Différence par portion : €0,54
- À 40 portions/semaine : €1.123 par an
Ton food cost ne correspond pas et tu perds de l'argent
Pourquoi cela se passe mal si souvent
Pas de temps
Vérifier les factures prend du temps. Dans une cuisine chargée, cela ne semble pas urgent. Jusqu'à ce que tu vois à la fin de l'année combien d'argent s'est échappé.
Confiance dans le fournisseur
« Mon fournisseur fait du bon travail depuis des années. » Mais même les bons fournisseurs font des erreurs. Leur administration n'est pas parfaite.
Factures peu claires
Certaines factures sont tellement peu claires que tu ne peux pas voir exactement ce que tu paies. Codes, abréviations, descriptions peu claires.
Comment tu l'évites
Fais-en une routine
Vérifie chaque facture dans les 24 heures suivant sa réception. Mets ta commande à côté de la facture et compare ligne par ligne.
Utilise un système
Garde tes commandes dans un système pour pouvoir les comparer facilement. Excel peut fonctionner, mais une application comme KitchenNmbrs rend les choses plus claires.
Vérifie toujours ces points :
- Quantités : le nombre de kg/unités correspond-il ?
- Prix : c'est le prix convenu ?
- Produits : as-tu vraiment commandé cela ?
- Remises : les promotions et remises sont-elles appliquées ?
- TVA : le taux de TVA est-il correct ?
⚠️ Attention :
Proteste dans les 8 jours. Après cela, il devient beaucoup plus difficile de faire corriger les erreurs.
Que faire si tu trouves une erreur
Appelle directement ton fournisseur. Explique ce qui ne correspond pas. Demande une note de crédit pour le montant surpayé.
Les bons fournisseurs règlent cela rapidement. Si un fournisseur fait des difficultés sur des erreurs évidentes, envisage de changer.
💡 Exemple de conversation :
« Bonjour, j'ai reçu votre facture 2024-1234. Je vois que 25 kg de steak y figurent, mais j'en ai commandé et reçu 20 kg. Pouvez-vous envoyer une note de crédit pour 5 kg à €28 = €140 ? »
Simple et clair. Généralement, c'est résolu immédiatement.
Comment vérifier les factures efficacement ? (étape par étape)
Mets ta commande à côté de la facture
Récupère ta commande (e-mail, note, application). Compare ligne par ligne : produit, quantité, prix. Fais-en une routine dans les 24 heures suivant la réception.
Vérifie les points clés
Contrôle : les quantités correspondent-elles ? Les prix sont-ils corrects ? Les remises sont-elles appliquées ? Le taux de TVA est-il bon (9% pour l'alimentation, 21% pour l'alcool) ?
En cas d'erreur : contact immédiat
Tu trouves une erreur ? Appelle ton fournisseur dans les 8 jours. Explique ce qui ne correspond pas et demande une note de crédit. Les bons fournisseurs règlent cela rapidement.
✨ Pro tip
Prends des photos de tes livraisons avec ton téléphone. Tu pourras ainsi vérifier facilement plus tard si les quantités sur la facture correspondent à ce que tu as réellement reçu.
Calculer vous-même ?
Dans l'application KitchenNmbrs, c'est en quelques clics. 7 jours gratuits, sans carte de crédit.
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Questions fréquentes
Combien de temps faut-il pour vérifier les factures ?
Environ 2-3 minutes par facture si tu l'organises bien. Pour un restaurant moyen, cela représente 30 minutes par semaine - un investissement qui se rentabilise.
Que faire si mon fournisseur fait des difficultés pour les corrections ?
Les bons fournisseurs corrigent les erreurs sans problème. Si un fournisseur fait régulièrement des difficultés sur des erreurs évidentes, envisage de changer pour un partenaire plus fiable.
Puis-je faire corriger les anciennes factures ?
Légalement, tu as plus de temps, mais pratiquement, cela devient difficile après 8 jours. Les fournisseurs sont alors moins enclins à coopérer et tu dois faire plus d'efforts pour prouver les erreurs.
Comment éviter les erreurs de facturation avec les commandes téléphoniques ?
Envoie toujours un e-mail de confirmation après ta conversation téléphonique avec ce que tu as commandé. Demande au fournisseur de confirmer. Ainsi, tu as une preuve en cas de litige.
Dois-je vérifier chaque ligne ou seulement le total ?
Vérifie chaque ligne. Le total peut être correct alors que les lignes individuelles sont fausses - par exemple, trop du produit A et pas assez du produit B.
Que faire avec les factures peu claires pleines de codes ?
Demande à ton fournisseur une présentation de facture plus claire. Tu as le droit à des factures compréhensibles. Certains fournisseurs peuvent adapter les factures selon tes souhaits.
📚 Sources consultées
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Source officielle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Source officielle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Source officielle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Source officielle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Source officielle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Source officielle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Source officielle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Source officielle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Source officielle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Source officielle
Ministère de l'Agriculture et de la Souveraineté alimentaire — https://agriculture.gouv.fr
Les normes HACCP affichées dans cette application sont fournies à titre informatif uniquement. KitchenNmbrs ne garantit pas que les valeurs affichées sont à jour ou complètes. Consultez toujours le Ministère de l'Agriculture ou votre autorité locale pour la réglementation en vigueur.
Rédigé par
Jeffrey Smit
Fondateur & CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit a créé KitchenNmbrs à partir de 8 ans d'expérience pratique en tant que responsable cuisine chez 1NUL8 Group à Rotterdam. Sa mission : donner à chaque restaurateur le contrôle de ses coûts alimentaires.
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