Rechnungen zu überprüfen scheint langweilig, kann dich aber tausende Euro pro Jahr kosten. Viele Gastronomen unterzeichnen Rechnungen, ohne zu überprüfen, ob alles mit dem übereinstimmt, was sie bestellt haben. So versickert unbemerkt Geld durch falsche Preise, falsche Mengen und doppelte Zahlungen.
Was geht schief, wenn du Rechnungen nicht überprüfst
Dein Lieferant schickt eine Rechnung. Du siehst den Gesamtbetrag, er scheint angemessen, also zahlst du. Aber was, wenn Fehler darin sind?
💡 Beispiel:
Du bestellst 20 kg Rindersteak à €28/kg. Auf der Rechnung steht:
- 25 kg Rindersteak à €28/kg = €700
- Du zahlst €140 zu viel
- Pro Jahr: €140 × 26 Bestellungen = €3.640
Verlust: €3.640 pro Jahr bei einem Produkt
Die häufigsten Rechnungsfehler
Falsche Mengen
Du bestellst 10 kg, aber auf der Rechnung stehen 12 kg. Passiert häufiger als du denkst, besonders bei telefonischen Bestellungen.
Falsche Preise
Lieferanten erhöhen regelmäßig Preise, vergessen aber, dies mitzuteilen. Oder sie berechnen den alten, höheren Preis, während eine Aktion läuft.
Doppelte Abrechnung
Die gleiche Lieferung wird zweimal in Rechnung gestellt. Besonders bei großen Lieferanten mit viel Verwaltung.
⚠️ Achtung:
Kleine Fehler summieren sich. €20 Fehler pro Woche = €1.040 pro Jahr. Und das ist noch konservativ gerechnet.
Die versteckten Kosten der Nichtüberprüfung
Es geht nicht nur um die Fehler selbst. Es gibt weitere Kosten:
- Falsche Selbstkostenberechnung: Wenn deine Rechnungen nicht stimmen, stimmen auch deine Rezeptkosten nicht
- Cashflow-Probleme: Du zahlst mehr als nötig, wodurch du weniger Betriebskapital hast
- Keine Verhandlungsposition: Wenn du nicht weißt, was du wirklich zahlst, kannst du keine besseren Preise durchsetzen
- Stress hinterher: Fehler Monate später zu entdecken ist viel schwieriger zu beheben
💡 Beispiel Auswirkung auf Selbstkosten:
Du denkst, dass Lachs €24/kg kostet, aber du zahlst €27/kg wegen Rechnungsfehlern:
- Lachsportion: 180 Gramm = €4,86 statt €4,32
- Unterschied pro Portion: €0,54
- Bei 40 Portionen/Woche: €1.123 pro Jahr
Deine Lebensmittelkosten stimmen nicht und du verlierst Geld
Warum es so oft schiefgeht
Keine Zeit
Rechnungen zu überprüfen kostet Zeit. In einer vollen Küche scheint es nicht dringend. Bis du am Ende des Jahres siehst, wie viel Geld versickert ist.
Vertrauen in den Lieferanten
"Mein Lieferant macht das schon seit Jahren gut." Aber auch gute Lieferanten machen Fehler. Ihre Verwaltung ist nicht perfekt.
Unklare Rechnungen
Manche Rechnungen sind so unklar, dass du nicht sehen kannst, was du genau zahlst. Codes, Abkürzungen, unklare Beschreibungen.
Wie du das vermeidest
Mach es zur Routine
Überprüfe jede Rechnung innerhalb von 24 Stunden nach Erhalt. Lege die Bestellung neben die Rechnung und vergleiche Zeile für Zeile.
Nutze ein System
Halte deine Bestellungen in einem System fest, damit du leicht vergleichen kannst. Excel geht, aber eine App wie KitchenNmbrs macht es übersichtlicher.
Überprüfe diese Punkte immer:
- Mengen: stimmt die Anzahl kg/Stück?
- Preise: ist das der vereinbarte Preis?
- Produkte: hast du das wirklich bestellt?
- Rabatte: sind Aktionen und Rabatte verarbeitet?
- VAT: stimmt der VAT-Satz?
⚠️ Achtung:
Einspruch innerhalb von 8 Tagen. Danach wird es viel schwieriger, Fehler korrigieren zu lassen.
Was, wenn du einen Fehler findest
Ruf sofort deinen Lieferanten an. Erkläre, was nicht stimmt. Bitte um eine Gutschrift für den zu viel gezahlten Betrag.
Gute Lieferanten lösen das schnell. Wenn ein Lieferant bei klaren Fehlern schwierig wird, erwäge einen Wechsel.
💡 Beispielgespräch:
"Hallo, ich habe eure Rechnung 2024-1234 erhalten. Ich sehe, dass 25 kg Rindersteak draufstehen, aber ich habe 20 kg bestellt und erhalten. Könnt ihr eine Gutschrift für 5 kg à €28 = €140 schreiben?"
Einfach und klar. Normalerweise wird das sofort gelöst.
Wie überprüfst du Rechnungen effizient? (Schritt für Schritt)
Bestellung neben Rechnung legen
Nimm deine Bestellung (E-Mail, Notiz, App) zur Hand. Vergleiche Zeile für Zeile: Produkt, Menge, Preis. Mach das zur Routine innerhalb von 24 Stunden nach Erhalt.
Überprüfe die Hauptpunkte
Kontrolliere: Stimmen die Mengen? Sind die Preise korrekt? Sind Rabatte verarbeitet? Ist der VAT-Satz richtig (9% für Lebensmittel, 21% für Alkohol)?
Bei Fehlern: sofort Kontakt
Findest du einen Fehler? Ruf innerhalb von 8 Tagen deinen Lieferanten an. Erkläre, was nicht stimmt, und bitte um eine Gutschrift. Gute Lieferanten lösen das schnell.
✨ Pro tip
Mach Fotos deiner Lieferungen mit deinem Telefon. Dann kannst du später leicht überprüfen, ob die Mengen auf der Rechnung mit dem übereinstimmen, was du wirklich erhalten hast.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Wie viel Zeit kostet es, Rechnungen zu überprüfen?
Etwa 2-3 Minuten pro Rechnung, wenn du es gut organisierst. Für ein durchschnittliches Restaurant bedeutet das 30 Minuten pro Woche - eine Investition, die sich selbst bezahlt macht.
Was, wenn mein Lieferant schwierig bei Korrektionen wird?
Gute Lieferanten korrigieren Fehler ohne Probleme. Wenn ein Lieferant strukturell schwierig bei klaren Fehlern wird, erwäge einen Wechsel zu einem zuverlässigeren Partner.
Kann ich alte Rechnungen noch korrigieren lassen?
Rechtlich hast du länger Zeit, aber praktisch wird es nach 8 Tagen schwieriger. Lieferanten sind dann weniger kulant und du musst mehr Aufwand betreiben, um Fehler zu beweisen.
Wie vermeide ich Rechnungsfehler bei telefonischen Bestellungen?
Schreib immer eine Bestätigungse-Mail nach deinem Telefonat mit dem, was du bestellt hast. Bitte den Lieferanten, das zu bestätigen. So hast du Beweis bei Diskussionen.
Muss ich jede Zeile überprüfen oder nur die Summe?
Überprüfe jede Zeile. Die Summe kann stimmen, während einzelne Zeilen falsch sind - zum Beispiel zu viel von Produkt A und zu wenig von Produkt B.
Was mache ich mit unklaren Rechnungen voller Codes?
Bitte deinen Lieferanten um eine klare Rechnungsaufstellung. Du hast das Recht auf verständliche Rechnungen. Manche Lieferanten können Rechnungen nach deinen Wünschen anpassen.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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