La semana pasada vi cómo un colega chef organizaba su primera gran recepción de prensa y acababa perdiendo dinero porque calculó mal los costes. Las recepciones de prensa tienen una estructura de costes completamente diferente a la de tu restaurante habitual. Calculas por persona, no por plato, y es fácil olvidar partidas como el transporte o el personal extra.
¿Qué hace diferente a las recepciones de prensa?
En recepciones de prensa trabajas habitualmente con buffets, aperitivos o cócteles en pie. Eso implica una estructura de costes distinta a la de tu restaurante:
- Coste por persona (no por plato)
- Personal extra en el lugar del evento
- Transporte y material
- Tiempo de montaje y desmontaje
- Riesgo de no-shows
Un coste total habitual (alimentos + personal + overhead) para catering se sitúa entre el 55-70% del precio de venta.
⚠️ Ojo:
Trabaja siempre con un margen de entre un 5-10% de comensales extra. Los clientes suelen quedarse cortos en sus estimaciones y no querrás quedarte sin producto.
Calcula tu coste de alimentos por persona
Empieza por las materias primas para una persona. Suma todos los aperitivos, guarniciones y bebidas que vas a servir.
💡 Ejemplo recepción de prensa (50 comensales):
Aperitivos por persona:
- 6 aperitivos calientes: €4,20
- 4 aperitivos fríos: €2,80
- Pan y dips: €1,50
- Guarnición y decoración: €0,50
Coste de alimentos por persona: €9,00
No incluyas aquí las bebidas — habitualmente se facturan aparte o forman parte de un paquete all-inclusive con su propio cálculo.
Suma los costes adicionales
Las recepciones de prensa generan costes que tu restaurante habitual no tiene. Mira, y esto es algo que la mayoría de jefes de cocina descubren demasiado tarde: los costes ocultos pueden comerse tu margen por completo.
- Personal en el lugar: Habitualmente 1 persona por cada 15-20 comensales
- Transporte: Combustible, desgaste del vehículo, tiempo
- Material: Bandejas calientes, vajilla, mantelería
- Montaje/desmontaje: Horas pagadas a tu equipo
💡 Ejemplo costes adicionales (50 comensales, 3 horas):
- 3 empleados × 3 horas × €18/hora = €162
- Transporte y material = €75
- Montaje/desmontaje = €80
Costes adicionales por persona: €317 ÷ 50 = €6,34
Calcula tu coste total
Ahora sumas todo y añades el margen de beneficio:
Coste total por persona = Coste de alimentos + Costes adicionales + Margen de beneficio
💡 Ejemplo cálculo final:
- Coste de alimentos: €9,00
- Costes adicionales: €6,34
- Subtotal: €15,34
- Margen de beneficio (30%): €4,60
Precio de venta por persona: €19,94 (redondea a €20,00)
Comprobación: el coste de alimentos es €9,00 sobre €20,00 = 45%. Es más alto que en un restaurante convencional, pero normal en catering porque no repercutes costes fijos como el alquiler o los suministros.
Contempla los riesgos
Las recepciones de prensa tienen riesgos adicionales que debes tener en cuenta:
- No-shows: Calcula entre un 5-10% menos de asistentes de los confirmados
- Merma: En buffets suele sobrar entre un 10-15%
- Cambios de última hora: Incluye flexibilidad en tu precio
⚠️ Ojo:
Pide siempre una señal de al menos el 50%. Los costes de preparación de una recepción de prensa son elevados e irreversibles una vez iniciados.
Usa herramientas digitales
Para recepciones de prensa es clave controlar todos los costes. Una hoja de cálculo se vuelve un caos en cuanto gestionas varios eventos a la vez.
Según KitchenNmbrs, una calculadora de coste de alimentos te permite crear fichas técnicas de «catering por persona» y calcular automáticamente qué supone cada variación en el número de comensales. Ves de un vistazo si el evento es rentable y puedes preparar presupuestos rápidamente.
¿Calcularlo tú mismo?
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Preguntas frecuentes
¿Cuál es un coste de alimentos habitual para recepciones de prensa?
¿Cómo calculo el riesgo de no-shows en recepciones de prensa?
¿Cuánto personal necesito en una recepción de prensa?
¿Incluyo los costes de transporte en el precio o los facturo aparte?
¿Cómo gestiono los cambios de última hora en el número de comensales?
¿Cómo calculo la cantidad correcta de aperitivos por persona?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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