Firmenveranstaltungen erfordern eine andere Kostenkalkulation als normale Menükarte-Gerichte. Du rechnest oft pro Person statt pro Teller und musst zusätzliche Kosten wie Transport und Personal vor Ort berücksichtigen. In diesem Artikel lernst du Schritt für Schritt, wie du einen rentablen Preis für Catering bei Firmenveranstaltungen berechnest.
Was macht Firmenveranstaltungen anders?
Bei Firmenveranstaltungen arbeitest du oft mit Buffets, Häppchen oder Stehempfängen. Das bedeutet eine andere Kostenstruktur als dein normales Restaurant:
- Kostenkalkulation pro Person (nicht pro Teller)
- Zusätzliches Personal vor Ort
- Transport und Material
- Auf- und Abbauzeit
- Risiko von Ausfällen
Eine übliche Gesamtkostenkalkulation (Lebensmittel + Personal + Overhead) für Catering liegt zwischen 55-70% deines Verkaufspreises.
⚠️ Achtung:
Rechne immer mit einem Puffer von 5-10% zusätzlichen Gästen. Kunden unterschätzen oft, und du möchtest nicht deine Vorräte aufbrauchen.
Berechne deine Lebensmittelkosten pro Person
Beginne mit den Zutaten für eine Person. Addiere alle Häppchen, Garnituren und Getränke, die du servierst.
💡 Beispiel Firmenveranstaltung (50 Gäste):
Häppchen pro Person:
- 6 warme Häppchen: €4,20
- 4 kalte Häppchen: €2,80
- Brot und Dips: €1,50
- Garnitur und Dekoration: €0,50
Lebensmittelkosten pro Person: €9,00
Rechne hier noch keine Getränke ein - diese werden oft separat berechnet oder sind im All-inclusive-Paket mit einer separaten Berechnung enthalten.
Addiere die zusätzlichen Kosten
Firmenveranstaltungen haben Kosten, die dein normales Restaurant nicht hat:
- Personal vor Ort: Oft 1 Person pro 15-20 Gäste
- Transport: Benzin, Verschleiß, Zeit
- Material: Wärmebehälter, Geschirr, Tischtücher
- Auf-/Abbau: Bezahlte Stunden für dein Team
💡 Beispiel zusätzliche Kosten (50 Gäste, 3 Stunden):
- 3 Mitarbeiter × 3 Stunden × €18/Stunde = €162
- Transport und Material = €75
- Auf-/Abbau = €80
Zusätzliche Kosten pro Person: €317 ÷ 50 = €6,34
Berechne deine Gesamtkostenkalkulation
Jetzt addierst du alles zusammen und fügst deine Gewinnmarge hinzu:
Gesamtkostenkalkulation pro Person = Lebensmittelkosten + Zusätzliche Kosten + Gewinnmarge
💡 Beispiel Endberechnung:
- Lebensmittelkosten: €9,00
- Zusätzliche Kosten: €6,34
- Zwischensumme: €15,34
- Gewinnmarge (30%): €4,60
Verkaufspreis pro Person: €19,94 (runde auf €20,00 auf)
Kontrolle: deine Lebensmittelkosten sind jetzt €9,00 auf €20,00 = 45%. Das ist höher als normale Restaurant-Lebensmittelkosten, aber normal für Catering, da du keine Fixkosten wie Miete und Nebenkosten in den Preis pro Person einrechnest.
Rechne mit Risiken
Firmenveranstaltungen haben zusätzliche Risiken, die du berücksichtigen musst:
- Ausfälle: Rechne mit 5-10% weniger Gästen als angegeben
- Verschwendung: Bei Buffets bleiben oft 10-15% übrig
- Kurzfristige Änderungen: Baue Flexibilität in deinen Preis ein
⚠️ Achtung:
Fordere immer eine Anzahlung von mindestens 50%. Firmenveranstaltungen haben hohe Vorbereitungskosten, die du nicht rückgängig machen kannst.
Nutze digitale Hilfsmittel
Für Firmenveranstaltungen ist es entscheidend, alle Kosten im Blick zu behalten. Eine Tabellenkalkulation wird schnell unübersichtlich, wenn du mehrere Events gleichzeitig planst.
Mit einer App wie KitchenNmbrs kannst du Rezepte für 'Catering pro Person' erstellen und automatisch berechnen, was verschiedene Anzahlen von Gästen kosten. Du siehst sofort, ob du rentabel bist und kannst schnell Angebote erstellen.
Wie berechnest du die Kostenkalkulation für Firmenveranstaltungen? (Schritt für Schritt)
Bestimme dein Menü pro Person
Erstelle eine Liste aller Häppchen, Brote und Garnituren, die du pro Person servierst. Addiere die Zutatenkosten und rechne mit 5-10% Puffer für zusätzliche Gäste.
Berechne zusätzliche Kosten pro Person
Addiere Personal vor Ort, Transport, Material und Auf-/Abbau zusammen. Teile dies durch die Anzahl der Gäste, um Kosten pro Person zu erhalten.
Füge Gewinnmarge hinzu
Addiere Lebensmittelkosten und zusätzliche Kosten, füge 25-35% Gewinnmarge hinzu. Überprüfe, ob deine Gesamtkostenkalkulation (einschließlich Personal) unter 65% deines Verkaufspreises bleibt.
✨ Pro tip
Erstelle Standard-Menü-Pakete für 25, 50 und 100 Personen mit festen Preisen. Das macht Angebote schneller und verhindert, dass du Kosten vergisst.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Was ist eine normale Lebensmittelkostenkalkulation für Firmenveranstaltungen?
Für Catering liegt die Lebensmittelkostenkalkulation oft zwischen 35-50% des Verkaufspreises. Das ist höher als Restaurants (28-35%), da du keine Fixkosten wie Miete in den Preis pro Person einrechnest.
Wie rechne ich mit Ausfällen bei Firmenveranstaltungen?
Rechne standardmäßig mit 5-10% weniger Gästen als angegeben. Bereite dich auf die angegebene Anzahl vor, aber baue dieses Risiko in deinen Preis ein. Fordere immer eine Anzahlung von mindestens 50%.
Muss ich die MwSt. bei Catering anders berechnen?
Nein, Catering hat den gleichen MwSt.-Satz wie Restaurants: 19% auf Lebensmittel und alkoholfreie Getränke. Alkoholische Getränke sind 19%. Rechne immer zuerst ohne MwSt. und addiere dann die MwSt.
Wie viel Personal brauche ich bei einer Firmenveranstaltung?
Üblich ist 1 Person pro 15-20 Gäste bei einem Stehempfang mit Häppchen. Bei einem Buffet kann dies bis zu 1 pro 10-15 Gäste ansteigen. Rechne diese Lohnkosten in deinen Preis pro Person ein.
Wie vermeide ich, dass ich bei Catering Verlust mache?
Berechne alle Kosten im Voraus: Lebensmittel, Personal, Transport, Material und Zeit. Füge mindestens 25% Gewinnmarge hinzu und fordere immer eine Anzahlung. Überprüfe, ob deine Gesamtkosten unter 65% deines Verkaufspreises bleiben.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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