Afgelopen week nog zag ik een collega-chef zijn eerste grote persreceptie organiseren - en flink verlies draaien omdat hij de kostprijs verkeerd berekende. Persrecepties hebben een compleet andere kostenstructuur dan je normale restaurant. Je rekent per persoon, niet per bord, en vergeet makkelijk kosten zoals vervoer en extra personeel.
Wat maakt persrecepties anders?
Bij persrecepties werk je vaak met buffetten, borrelhapjes of staande recepties. Dit betekent een andere kostenstructuur dan je normale restaurant:
- Kostprijs per persoon (niet per bord)
- Extra personeel ter plaatse
- Vervoer en materiaal
- Opbouw en afbouw tijd
- Risico op no-shows
Een gangbare totale kostprijs (food + personeel + overhead) voor catering ligt tussen 55-70% van je verkoopprijs.
⚠️ Let op:
Reken altijd met een buffer van 5-10% extra gasten. Klanten schatten vaak te laag in, en je wilt niet door je voorraad heen raken.
Bereken je food cost per persoon
Begin met de ingrediënten voor één persoon. Tel alle hapjes, garnituren en dranken op die je serveert.
? Voorbeeld persreceptie (50 gasten):
Borrelhapjes per persoon:
- 6 warme hapjes: €4,20
- 4 koude hapjes: €2,80
- Brood en dips: €1,50
- Garnituur en decoratie: €0,50
Food cost per persoon: €9,00
Reken hier nog geen dranken bij - die worden vaak apart gefactureerd of zijn all-inclusive met een aparte berekening.
Tel de extra kosten op
Persrecepties hebben kosten die je normale restaurant niet heeft. En dit is iets wat de meeste keukenchefs te laat ontdekken - de verborgen kosten kunnen je winst volledig wegvagen:
- Personeel ter plaatse: Vaak 1 persoon per 15-20 gasten
- Vervoer: Brandstof, slijtage, tijd
- Materiaal: Warmhoudpannen, servies, linnen
- Opbouw/afbouw: Betaalde uren voor je team
? Voorbeeld extra kosten (50 gasten, 3 uur):
- 3 personeelsleden × 3 uur × €18/uur = €162
- Vervoer en materiaal = €75
- Opbouw/afbouw = €80
Extra kosten per persoon: €317 ÷ 50 = €6,34
Bereken je totale kostprijs
Nu tel je alles bij elkaar op en voeg je winstmarge toe:
Totale kostprijs per persoon = Food cost + Extra kosten + Winstmarge
? Voorbeeld eindberekening:
- Food cost: €9,00
- Extra kosten: €6,34
- Subtotaal: €15,34
- Winstmarge (30%): €4,60
Verkoopprijs per persoon: €19,94 (rond af naar €20,00)
Check: je food cost is nu €9,00 op €20,00 = 45%. Dat is hoger dan normale restaurant-foodcost, maar normaal voor catering omdat je geen vaste kosten zoals huur en utilities doorberekent.
Reken met risico's
Persrecepties hebben extra risico's waar je rekening mee moet houden:
- No-shows: Reken op 5-10% minder gasten dan aangegeven
- Verspilling: Bij buffetten blijft vaak 10-15% over
- Last-minute wijzigingen: Bouw flexibiliteit in je prijs
⚠️ Let op:
Vraag altijd een aanbetaling van minimaal 50%. Persrecepties hebben hoge voorbereidingskosten die je niet kunt terugdraaien.
Gebruik digitale hulpmiddelen
Voor persrecepties is het cruciaal om alle kosten bij te houden. Een spreadsheet wordt al snel onoverzichtelijk als je meerdere events tegelijk plant.
Een food cost calculator helpt je recepten aanmaken voor 'catering per persoon' en automatisch doorrekenen wat verschillende aantallen gasten kosten. Je ziet direct of je winstgevend bent en kunt snel offertes maken.
Hoe bereken je kostprijs voor persrecepties? (stap voor stap)
Bepaal je menu per persoon
Maak een lijst van alle hapjes, brood en garnituren die je per persoon serveert. Tel de ingrediëntkosten op en reken met 5-10% buffer voor extra gasten.
Bereken extra kosten per persoon
Tel personeel ter plaatse, vervoer, materiaal en opbouw/afbouw bij elkaar op. Deel dit door het aantal gasten om kosten per persoon te krijgen.
Voeg winstmarge toe
Tel food cost en extra kosten op, voeg 25-35% winstmarge toe. Check of je totale kostprijs (inclusief personeel) onder de 65% van je verkoopprijs blijft.
✨ Pro tip
Maak een standaard checklist met alle mogelijke kosten voor catering: van brandstof tot reserveservies. Check deze lijst bij elke offerte - zo vergeet je nooit meer een kostenpost en blijf je winstgevend.
Dit zelf berekenen?
In de KitchenNmbrs app doe je dit in een paar klikken. 7 dagen gratis, geen creditcard.
Was dit artikel nuttig?
Veelgestelde vragen
Wat is een normale food cost voor persrecepties?
Hoe reken ik met no-shows bij persrecepties?
Hoeveel personeel heb ik nodig bij een persreceptie?
Moet ik vervoerskosten apart factureren of in de prijs verwerken?
Hoe ga ik om met last-minute wijzigingen in gastenantal?
Welke BTW-tarieven gelden voor catering buiten de zaak?
Hoe bereken ik de juiste hoeveelheid hapjes per persoon?
Geraadpleegde bronnen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Officiële bron
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Officiële bron
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Officiële bron
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Officiële bron
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Officiële bron
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Officiële bron
NVWA (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit) — https://www.nvwa.nl
De HACCP-normen in deze applicatie zijn uitsluitend informatief. KitchenNmbrs garandeert niet dat de getoonde waarden actueel of volledig zijn. Raadpleeg altijd de NVWA of uw branche-hygiënecode voor de meest recente wetgeving.
Geschreven door
Jeffrey Smit
Oprichter & CEO van KitchenNmbrs
Jeffrey Smit bouwde KitchenNmbrs vanuit 8 jaar hands-on ervaring als keukenmanager bij 1NUL8 Group in Rotterdam. Zijn missie: elke restauranteigenaar grip geven op food cost.
kennisbank.more_in_category
Gerelateerde vragen
Ontdek meer onderwerpen
Food cost calculatie voor elk type keuken
Sushi, pizzeria, steakhouse of vegan concept — elk keukentype heeft eigen uitdagingen. KitchenNmbrs past zich aan jouw concept aan. Probeer het 7 dagen gratis.
Start gratis trial →