Mientras un restaurante sirve los mismos platos cada día, un caterer trabaja con volúmenes variables y ubicaciones distintas en cada evento. Muchos cateadores estiman sus precios a ojo, y así pierden dinero en eventos grandes. Un cálculo preciso del coste por ración evita que presupuestes por debajo de lo que realmente te cuesta.
Por qué el cálculo de costes en catering es diferente
En catering trabajas con grandes cantidades y presupuestos cerrados. Un error de 0,50 € por persona en un evento de 200 comensales son 100 € menos de margen. Así de sencillo.
⚠️ Ojo:
No olvides los costes «invisibles»: transporte, vajilla, personal, limpieza. Pueden representar entre el 30 y el 50% de tu coste total.
¿Qué incluyes en el coste de catering?
Un coste completo va mucho más allá de las materias primas:
- Ingredientes: todos los productos que forman el plato
- Envases: recipientes, film, etiquetas para el transporte
- Transporte: combustible, tiempo, desgaste del vehículo
- Personal: elaboración, desplazamiento, servicio
- Material: vajilla, equipos de mantenimiento de temperatura, mesas
💡 Ejemplo: Bufé de almuerzo para 50 personas
Ingredientes por persona:
- Pan y rellenos: 4,20 €
- Ensalada y guarnición: 1,80 €
- Bebida: 1,50 €
Total ingredientes: 7,50 € por persona
Costes adicionales: 3,50 € por persona (transporte, vajilla, personal)
Coste total por ración: 11,00 €
Calcular el coste de ingredientes para grandes volúmenes
En catering compras a granel, lo que tiene ventajas pero también riesgos. Mira, calcula siempre tu precio real por kilo después de la merma:
💡 Ejemplo: Cebolla picada para 200 raciones
Necesitas 10 kg de cebolla ya picada:
- Cebolla entera: 1,20 €/kg
- Merma al corte: 10%
- Precio real por kilo: 1,20 € / 0,90 = 1,33 €/kg
- Coste de 10 kg picados: 11,1 kg enteros × 1,20 € = 13,33 €
Por ración: 13,33 € / 200 = 0,07 €
Fórmula para el coste total por ración
La fórmula completa para catering:
Coste por ración = (Ingredientes + Envases + Transporte + Personal + Material) / Número de raciones
💡 Ejemplo: Cena para 80 personas
Costes totales:
- Ingredientes: 960 € (12 €/persona)
- Envases: 80 € (1 €/persona)
- Transporte: 120 € (1,50 €/persona)
- Personal (4h × 2 personas): 200 € (2,50 €/persona)
- Alquiler de vajilla: 160 € (2 €/persona)
Coste total: 1.520 € / 80 = 19,00 € por persona
Determinar el margen y el precio de venta
Según KitchenNmbrs, tras analizar decenas de negocios de hostelería, el coste suele situarse entre el 40 y el 60% del precio de venta. Bueno, pues esto significa:
- Margen del 50%: precio de venta = coste × 2
- Margen del 40%: precio de venta = coste × 2,5
- Margen del 60%: precio de venta = coste × 1,67
⚠️ Ojo:
Trabaja siempre sin IVA. Los servicios de catering tributan al 10% en España. Tu precio de venta de 38 € se convierte en 41,80 € con IVA incluido.
Registrar los costes de catering de forma digital
Para cateadores que presupuestan con frecuencia, llevar un registro de costes estándar marca la diferencia. He trabajado con herramientas como KitchenNmbrs que permiten:
- Registrar fichas técnicas y raciones estándar
- Calcular costes automáticamente cuando cambian los precios
- Generar presupuestos rápidos para distintos volúmenes
- Controlar qué eventos fueron rentables
¿Calcularlo tú mismo?
En la app de KitchenNmbrs lo haces en unos pocos clics. 7 días gratis, sin tarjeta de crédito.
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Preguntas frecuentes
¿Qué porcentaje de margen es normal en catering?
¿Debo incluir el IVA en mi cálculo de costes?
¿Cómo distribuyo los costes de transporte por ración?
¿Qué hago si no tengo experiencia con grandes volúmenes?
¿Cada cuánto debo revisar mis costes de catering?
¿Puedo usar la misma fórmula para eventos de distinto tamaño?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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