Ein Gastronomie-POS-System kostet durchschnittlich zwischen €30-€150 pro Monat pro Kasse. Viele Restaurantbesitzer unterschätzen die Gesamtkosten, weil sie nur auf den Basis-Monatspreis schauen. In diesem Artikel siehst du alle Kosten auf einen Blick und lernst, worauf du bei der Wahl eines Kassensystems achten solltest.
Was kostet ein POS-System genau?
Die Kosten eines POS-Systems bestehen aus mehreren Komponenten. Nur auf den Monatspreis zu schauen, ergibt ein verzerrtes Bild.
💡 Beispiel Gesamtkosten pro Monat:
Für ein Restaurant mit 2 Kassen:
- Software: €80 pro Monat
- Hardware-Abschreibung: €50 pro Monat
- Transaktionsgebühren: €45 pro Monat
- Support und Updates: €25 pro Monat
Gesamt: €200 pro Monat
Software-Kosten pro Monat
Die Software ist das Herzstück deines Kassensystems. Die meisten Anbieter berechnen pro Kasse oder pro Standort.
- Basis-Systeme: €30-€60 pro Monat pro Kasse
- Mitteklasse-Systeme: €60-€100 pro Monat pro Kasse
- Premium-Systeme: €100-€200 pro Monat pro Kasse
⚠️ Achtung:
Viele Anbieter werben mit niedrigen Startpreisen, berechnen aber extra für Funktionen wie Bestandsverwaltung, Berichte oder Integrationen. Überprüfe immer, was im Basispreis enthalten ist.
Hardware-Kosten (einmalig + Abschreibung)
Hardware musst du normalerweise selbst kaufen. Die Kosten variieren je nach Setup stark.
- iPad/Tablet-Setup: €800-€1.500 pro Kasse
- Traditionelle Kasse: €1.500-€3.000 pro Kasse
- All-in-One-System: €2.000-€4.000 pro Kasse
💡 Beispiel Hardware-Abschreibung:
Hardware von €2.400 pro Kasse, abgeschrieben über 4 Jahre:
- €2.400 ÷ 48 Monate = €50 pro Monat pro Kasse
- Bei 2 Kassen = €100 pro Monat für Hardware
Transaktions- und Zahlungsgebühren
Jede Zahlung kostet Geld. Das läuft über deinen POS-Anbieter oder direkt über einen Zahlungsanbieter.
- PIN-Zahlungen: €0,05-€0,15 pro Transaktion + 0,5-1,2% des Betrags
- Kontaktlos: Oft etwas höher als PIN
- Kreditkarten: 1,5-3% des Betrags
- Online-Zahlungen: 2-4% des Betrags
💡 Rechenbeispiel Transaktionsgebühren:
Restaurant mit €25.000 Umsatz pro Monat, 80% PIN, 20% Bargeld:
- PIN-Umsatz: €20.000
- Durchschnittliche Transaktion: €28
- Anzahl PIN-Transaktionen: 714 pro Monat
- Kosten: (714 × €0,10) + (€20.000 × 0,8%) = €231 pro Monat
Zusätzliche Kosten, an die du denken solltest
Neben den Grundkosten kommen oft zusätzliche Kosten hinzu, die Anbieter nicht immer vorher erwähnen.
- Installation und Schulung: €200-€800 einmalig
- Zusätzliche Benutzer/Mitarbeiter: €5-€15 pro Benutzer pro Monat
- Integrationen: €20-€100 pro Monat pro Verbindung
- Berichte und Analysen: €15-€50 pro Monat zusätzlich
- 24/7-Support: €25-€75 pro Monat zusätzlich
- Sicherung und Datenspeicherung: €10-€30 pro Monat
⚠️ Achtung:
Manche Anbieter berechnen separat für jeden Mitarbeiter, der das System nutzt. Bei 8 Mitarbeitern kann das €60-€120 zusätzlich pro Monat sein.
POS vs. separate Systeme für Kostenkalkulation
Ein POS-System erfasst Verkäufe, hilft aber nicht immer bei der Kostenkalkulation und Lebensmittelkosten. Viele Restaurantbesitzer nutzen daher separate Tools.
- POS-System: Verkauf, Zahlungen, Quittungen
- Kostenkalkulations-App: Rezepte, Lebensmittelkosten, Zutattenpreise
- HACCP-Tool: Temperaturen, Lebensmittelsicherheit
Eine App wie KitchenNmbrs kostet €24,99 pro Monat und hilft speziell bei Kalkulationen und Lebensmittelkosten - etwas, das die meisten POS-Systeme nicht gut können.
Wie wählst du das richtige System?
Die günstigste Option ist nicht immer die beste. Konzentriere dich auf das, was du wirklich brauchst.
- Kleines Restaurant (1 Kasse): Einfaches Tablet-System für €30-€60/Monat
- Belebtes Restaurant (2-3 Kassen): Robustes System €80-€120/Monat
- Mehrere Standorte: Zentrales Verwaltungssystem €150+/Monat
💡 Gesamtbild für kleines Restaurant:
- POS-Software: €45/Monat
- Hardware-Abschreibung: €35/Monat
- Transaktionsgebühren: €85/Monat
- KitchenNmbrs (Kostenkalkulation): €25/Monat
Gesamt: €190/Monat für komplettes System
Wie berechnest du die Gesamtkosten des POS-Systems? (Schritt für Schritt)
Berechne deine Software-Kosten pro Monat
Addiere die monatlichen Software-Kosten für die Anzahl der Kassen, die du brauchst. Vergiss nicht, zusätzliche Kosten für Benutzer, Berichte oder Integrationen einzubeziehen.
Schreibe Hardware über 4 Jahre ab
Teile die Gesamthardware-Kosten durch 48 Monate, um die monatliche Abschreibung zu berechnen. Hardware hält in der Gastronomie durchschnittlich 4 Jahre.
Schätze deine Transaktionsgebühren
Berechne 80% deines monatlichen Umsatzes als PIN-Zahlungen. Rechne mit €0,10 pro Transaktion plus 0,8% des Betrags. Das gibt dir eine realistische Schätzung der Zahlungskosten.
✨ Pro tip
Frage Anbieter um eine Testphase von mindestens 2 Wochen. Teste das System während deiner geschäftigsten Zeiten, um zu sehen, ob es stabil genug für deine Küche ist.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Kann ich ein POS-System mieten statt kaufen?
Ja, viele Anbieter bieten Mietoptionen an. Das kostet normalerweise €20-€50 zusätzlich pro Monat pro Kasse, aber du hast keine hohen Anschaffungskosten und oft ist Wartung inbegriffen.
Gibt es versteckte Kosten bei POS-Systemen?
Oft ja. Achte auf zusätzliche Kosten für Benutzer, Integrationen, Berichte, Support und Transaktionen. Frage immer um einen vollständigen Überblick über alle monatlichen Kosten.
Kann mein POS-System auch Kostenkalkulation berechnen?
Die meisten POS-Systeme erfassen Verkäufe, helfen aber nicht bei der Kostenkalkulation. Für Lebensmittelkosten und Rezeptverwaltung brauchst du normalerweise ein separates Tool wie KitchenNmbrs.
Wie viel Transaktionsgebühren sollte ich einplanen?
Rechne durchschnittlich €0,10 pro PIN-Transaktion plus 0,8% des Betrags. Bei €25.000 Umsatz pro Monat, wovon 80% PIN sind, kostet das etwa €200-€250 pro Monat.
Ist ein teures POS-System immer besser?
Nicht unbedingt. Für ein kleines Restaurant ist oft ein einfaches System für €50/Monat ausreichend. Zahle nur für Funktionen, die du wirklich nutzt.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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