Een horeca POS-systeem kost gemiddeld tussen €30-€150 per maand per kassa. Veel restauranthouders onderschatten de totale kosten omdat ze alleen naar de basis maandprijs kijken. Hier zie je alle kosten op een rij en waar je op moet letten bij het kiezen van een kassasysteem.
Wat kost een POS-systeem precies?
De kosten van een POS-systeem bestaan uit meerdere onderdelen. Alleen naar de maandprijs kijken geeft een vertekend beeld van de werkelijke uitgaven.
💡 Voorbeeld totaalkosten per maand:
Voor een restaurant met 2 kassa's:
- Software: €80 per maand
- Hardware afschrijving: €50 per maand
- Transactiekosten: €45 per maand
- Support en updates: €25 per maand
Totaal: €200 per maand
Software kosten per maand
De software vormt het hart van je kassasysteem. De meeste leveranciers rekenen per kassa of per locatie af.
- Basis systemen: €30-€60 per maand per kassa
- Middenklasse systemen: €60-€100 per maand per kassa
- Premium systemen: €100-€200 per maand per kassa
⚠️ Opletten:
Veel leveranciers adverteren met lage startprijzen, maar rekenen extra voor functies zoals voorraad, rapportages of integraties. Controleer altijd wat er in de basisprijs zit.
Hardware kosten (eenmalig + afschrijving)
Hardware moet je meestal zelf aanschaffen. De kosten verschillen sterk per setup die je kiest.
- iPad/tablet setup: €800-€1.500 per kassa
- Traditionele kassa: €1.500-€3.000 per kassa
- All-in-one systeem: €2.000-€4.000 per kassa
💡 Voorbeeld hardware afschrijving:
Hardware van €2.400 per kassa, afgeschreven over 4 jaar:
- €2.400 ÷ 48 maanden = €50 per maand per kassa
- Bij 2 kassa's = €100 per maand aan hardware
Transactie- en betaalkosten
Elke betaling brengt kosten met zich mee. Dit loopt via je POS-leverancier of direct via een betaalprovider.
- Pinbetalingen: €0,05-€0,15 per transactie + 0,5-1,2% van bedrag
- Contactloos: Vaak iets hoger dan pin
- Creditcards: 1,5-3% van bedrag
- Online betalingen: 2-4% van bedrag
💡 Rekenvoorbeeld transactiekosten:
Restaurant met €25.000 omzet per maand, 80% pin, 20% cash:
- Pin-omzet: €20.000
- Gemiddelde transactie: €28
- Aantal pin-transacties: 714 per maand
- Kosten: (714 × €0,10) + (€20.000 × 0,8%) = €231 per maand
Extra kosten waar je aan moet denken
Naast de basiskosten komen er vaak extra uitgaven bij die leveranciers niet altijd vooraf benoemen.
- Installatie en training: €200-€800 eenmalig
- Extra gebruikers/medewerkers: €5-€15 per gebruiker per maand
- Integraties: €20-€100 per maand per koppeling
- Rapportages en analytics: €15-€50 per maand extra
- 24/7 support: €25-€75 per maand extra
- Backup en data opslag: €10-€30 per maand
⚠️ Opletten:
Sommige leveranciers rekenen apart voor elke medewerker die het systeem gebruikt. Bij 8 medewerkers kan dat €60-€120 extra per maand zijn.
POS vs. aparte systemen voor kostprijs
Een POS-systeem registreert verkopen, maar helpt niet altijd met kostprijsberekening en foodcost. Na dit te hebben bijgehouden bij tientallen horecazaken, blijkt dat veel restauranthouders daarom aparte tools gebruiken.
- POS-systeem: Verkoop, betalingen, bonnen
- Kostprijs-app: Recepten, foodcost, ingrediëntprijzen
- HACCP-tool: Temperaturen, voedselveiligheid
Een food cost calculator kost €24,99 per maand en helpt specifiek met kostprijzen en foodcost - iets wat de meeste POS-systemen niet goed doen.
Hoe kies je het juiste systeem?
De goedkoopste optie is niet altijd de beste keuze. Focus op wat je écht nodig hebt voor jouw bedrijf.
- Klein restaurant (1 kassa): Simpel tablet-systeem voor €30-€60/maand
- Druk restaurant (2-3 kassa's): Robuust systeem €80-€120/maand
- Meerdere locaties: Centraal beheer systeem €150+/maand
💡 Totaalplaatje voor klein restaurant:
- POS software: €45/maand
- Hardware afschrijving: €35/maand
- Transactiekosten: €85/maand
- Food cost calculator: €25/maand
Totaal: €190/maand voor compleet systeem
Hoe bereken je de totale POS-kosten? (stap voor stap)
Bereken je software kosten per maand
Tel de maandelijkse software kosten op voor het aantal kassa's dat je nodig hebt. Vergeet niet extra kosten voor gebruikers, rapportages of integraties mee te nemen.
Reken hardware af over 4 jaar
Deel de totale hardware kosten door 48 maanden om de maandelijkse afschrijving te berekenen. Hardware gaat gemiddeld 4 jaar mee in de horeca.
Schat je transactiekosten in
Bereken 80% van je maandomzet als pin-betalingen. Reken met €0,10 per transactie plus 0,8% van het bedrag. Dit geeft je een realistische inschatting van betaalkosten.
✨ Pro tip
Test je POS-systeem minimaal 3 weken tijdens verschillende drukte-perioden voordat je definitief kiest. Veel problemen komen pas naar voren tijdens piekuren of weekends.
Dit zelf berekenen?
In de KitchenNmbrs app doe je dit in een paar klikken. 7 dagen gratis, geen creditcard.
Was dit artikel nuttig?
Veelgestelde vragen
Kan ik een POS-systeem leasen in plaats van kopen?
Ja, veel leveranciers bieden lease-opties aan. Dit kost meestal €20-€50 extra per maand per kassa, maar je hebt geen hoge aanschafkosten. Vaak is onderhoud ook inbegrepen in de lease-prijs.
Zijn er verborgen kosten bij POS-systemen?
Vaak wel. Let vooral op extra kosten voor gebruikers, integraties, rapportages, support en transacties. Vraag altijd om een compleet overzicht van alle maandelijkse kosten voordat je tekent.
Kan mijn POS-systeem ook kostprijzen berekenen?
De meeste POS-systemen registreren verkopen maar helpen niet met kostprijsberekening. Voor foodcost en receptbeheer heb je meestal een aparte tool nodig.
Hoeveel transactiekosten moet ik rekenen?
Reken gemiddeld €0,10 per pintransactie plus 0,8% van het bedrag. Bij €25.000 omzet per maand waarvan 80% pin, kost dit ongeveer €200-€250 per maand aan transactiekosten.
Welke POS-functies zijn echt noodzakelijk voor een klein restaurant?
Basis kassafuncties, bonnen printen, eenvoudige rapportages en pinbetaling zijn essentieel. Geavanceerde voorraadmodules of loyaliteitsprogramma's heb je vaak niet meteen nodig.
Hoe lang duurt de implementatie van een nieuw POS-systeem?
Voor een klein restaurant 1-2 dagen, inclusief installatie en training. Grotere restaurants met complexe menukaarten en integraties kunnen 1-2 weken nodig hebben voor volledige implementatie.
📚 Geraadpleegde bronnen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Officiële bron
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Officiële bron
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Officiële bron
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Officiële bron
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Officiële bron
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Officiële bron
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Officiële bron
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Officiële bron
NVWA (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit) — https://www.nvwa.nl
De HACCP-normen in deze applicatie zijn uitsluitend informatief. KitchenNmbrs garandeert niet dat de getoonde waarden actueel of volledig zijn. Raadpleeg altijd de NVWA of uw branche-hygiënecode voor de meest recente wetgeving.
Geschreven door
Jeffrey Smit
Oprichter & CEO van KitchenNmbrs
Jeffrey Smit bouwde KitchenNmbrs vanuit 8 jaar hands-on ervaring als keukenmanager bij 1NUL8 Group in Rotterdam. Zijn missie: elke restauranteigenaar grip geven op food cost.
Start je restaurant met de juiste cijfers
Een businessplan zonder food cost calculatie is een gok. KitchenNmbrs laat je recepten doorrekenen vóór je opent. Begin goed voorbereid. Probeer het gratis.
Start gratis trial →