Personalmahlzeiten können deine Lebensmittelkosten erheblich verfälschen, wenn du sie nicht berücksichtigst. Viele Restaurantbesitzer vergessen diese Kosten in ihre...
Personalmahlzeiten können deine Lebensmittelkosten erheblich verfälschen, wenn du sie nicht berücksichtigst. Viele Restaurantbesitzer vergessen diese Kosten in ihre Berechnungen einzubeziehen, wodurch ihre tatsächlichen Lebensmittelkosten höher ausfallen als erwartet. In diesem Artikel lernst du, wie du Personalmahlzeiten korrekt in deine Kostenkalkulation einarbeitest.
Warum Personalmahlzeiten deine Zahlen verfälschen
Angenommen, du verkaufst an einem Tag 100 Portionen Pasta Carbonara. Dein Chef bereitet 110 Portionen zu, weil das Personal auch mitisst. Du berechnest deine Lebensmittelkosten auf Basis von 100 verkauften Portionen, verwendest aber Zutaten für 110 Portionen. Ergebnis: deine Lebensmittelkosten wirken 10% höher als gedacht.
⚠️ Achtung:
Dieses Problem wird größer, je größer dein Team ist und je häufiger es mitisst. Bei 5 Mitarbeitern, die täglich mitessen, kann dies deine Lebensmittelkosten um 15-20% verfälschen.
Zwei Möglichkeiten zur Lösung
Du hast zwei Optionen: Personalmahlzeiten separat erfassen oder in deine Lebensmittelkosten einbeziehen. Beide haben Vor- und Nachteile.
Option 1: Separat als Personalkosten erfassen
Dabei zählst du Personalmahlzeiten NICHT in deine Lebensmittelkostenberechnung ein, sondern erfasst sie separat als Personalkosten.
- Vorteil: Deine Lebensmittelkosten bleiben rein und vergleichbar mit anderen Restaurants
- Vorteil: Du siehst genau, was Personalmahlzeiten kosten
- Nachteil: Mehr Verwaltungsaufwand
- Nachteil: Du musst nachverfolgbar, wer was isst
💡 Beispiel:
Restaurant mit 4 Mitarbeitern, die täglich mitessen:
- Durchschnittliche Kosten pro Personalmahlzeit: €6,50
- 4 Personen × €6,50 × 6 Tage = €156 pro Woche
- Pro Jahr: €8.112 für Personalmahlzeiten
Diese €8.112 buchst du als Personalkosten, nicht als Lebensmittelkosten.
Option 2: In Lebensmittelkostenberechnung einbeziehen
Dabei zählst du Personalmahlzeiten einfach als Teil deiner Lebensmittelkosten. Einfacher, aber weniger genau.
- Vorteil: Keine zusätzliche Verwaltung
- Vorteil: Einfach in der Anwendung
- Nachteil: Deine Lebensmittelkosten werden höher als bei Restaurants, die dies separat halten
- Nachteil: Du siehst nicht, was Personalmahlzeiten wirklich kosten
Wie berechnest du die Auswirkung auf deine Lebensmittelkosten?
Wenn du Personalmahlzeiten in deine Lebensmittelkosten einbeziehst, kannst du die Auswirkung so berechnen:
Auswirkung % = (Kosten Personalmahlzeiten / Gesamtumsatz ohne MwSt.) × 100
💡 Beispielberechnung:
Restaurant mit €50.000 Umsatz pro Monat:
- Personalmahlzeiten: €676 pro Monat (€8.112/12)
- Umsatz ohne MwSt.: €50.000 / 1,09 = €45.872
- Auswirkung: (€676 / €45.872) × 100 = 1,5%
Deine Lebensmittelkosten werden also um 1,5 Prozentpunkte durch Personalmahlzeiten höher.
Praktische Tipps zur Erfassung
Unabhängig davon, welche Methode du wählst, halte es einfach und konsistent:
- Treffe feste Absprachen: Wer darf wann mitessen?
- Verwende Standardportionen für Personal (nicht übergroß)
- Erfasse täglich, wie viele Personalmahlzeiten du ausgibst
- Überprüfe monatlich, ob die Verhältnisse stimmen
💡 Praktisches Beispiel:
Angenommen, du verkaufst durchschnittlich 80 Hauptgänge pro Tag und dein Personal isst 8 Portionen mit:
- Insgesamt produziert: 88 Portionen
- Verkauft: 80 Portionen
- Personalmahlzeiten: 8 Portionen (10% der Produktion)
Behalte dieses Verhältnis im Auge. Wenn es plötzlich 15% wird, isst dein Personal zu viel mit.
Was funktioniert in der Praxis am besten?
Für die meisten kleinen Restaurants (1-2 Standorte) funktioniert Methode 2 (in Lebensmittelkosten einbeziehen) am besten. Es ist einfach und die Auswirkung ist meist begrenzt (1-3 Prozentpunkte).
Für größere Betriebe oder wenn du sehr genau sein möchtest, wählst du Methode 1 (separat erfassen). Dann kannst du Personalmahlzeiten als sekundäre Arbeitsvergütung behandeln.
⚠️ Achtung:
Was du auch wählst, bleibe konsistent. Wechsle nicht jeden Monat die Methode, denn dann kannst du deine Zahlen nicht mehr vergleichen.
Wie verarbeitest du Personalmahlzeiten? (Schritt für Schritt)
Wähle deine Methode
Entscheide, ob du Personalmahlzeiten separat als Personalkosten erfasst oder in deine Lebensmittelkostenberechnung einbeziehst. Für kleine Restaurants ist das Einbeziehen meist praktischer.
Zähle Personalmahlzeiten täglich
Halte fest, wie viele Portionen dein Personal täglich mitisst. Notiere dies in einem Notizbuch oder einer App, damit du am Ende des Monats weißt, was der tatsächliche Verbrauch war.
Berechne die Auswirkung monatlich
Überprüfe jeden Monat, was Personalmahlzeiten kosten und welcher Prozentsatz dies von deinem Umsatz ist. Wenn dieser Prozentsatz stark ansteigt, isst dein Personal möglicherweise zu viel mit oder die Portionen werden zu groß.
✨ Pro tip
Behalte das Verhältnis von Personalmahlzeiten zu verkauften Portionen im Auge. Wenn dieser Prozentsatz plötzlich ansteigt, überprüfe, ob dein Personal nicht zu großzügig mitisst oder zu große Portionen nimmt.
Selbst berechnen?
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Häufig gestellte Fragen
Muss ich MwSt. auf Personalmahlzeiten berechnen?
Nein, Personalmahlzeiten sind eine Arbeitsvergütung und fallen unter die MwSt.-Befreiung. Du musst hier keine MwSt. an die Finanzbehörde abführen.
Wie verhindere ich, dass Personal zu viel mitisst?
Treffe klare Absprachen darüber, wann und wie viel Personal mitessen darf. Zum Beispiel: nur während der Schicht und maximal 1 Hauptgang pro Person pro Tag.
Muss ich Personalmahlzeiten separat einkaufen?
Das ist nicht nötig. Du kannst einfach nachverfolgbar, wie viel von deinen normalen Zutaten in Personalmahlzeiten gehen und dies separat erfassen oder in deine Lebensmittelkosten einbeziehen.
Was ist, wenn Personal teure Gerichte wählt?
Setze Grenzen. Zum Beispiel: Personal darf aus 3 festen Optionen wählen oder Gerichte bis zu einer bestimmten Kostpreis. Dies verhindert, dass sie immer das teuerste Steak wählen.
Wie berechne ich die Kostpreis einer Personalmahlzeit?
Verwende die gleiche Berechnung wie für Kunden: addiere alle Zutaten zum Einkaufspreis. Für eine durchschnittliche Personalmahlzeit liegt dies meist zwischen €4-8 pro Portion.
Kann ich Personalmahlzeiten von der Steuer abziehen?
Ja, Personalmahlzeiten sind abzugsfähige Betriebskosten. Ob du sie separat buchst oder in Lebensmittelkosten einbeziehst, sie senken deinen Gewinn und damit deine Steuern.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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